Konsern og større bedrifter som leverer prosjekter og timer opplever ofte at det kan være utfordrende å få oversikt over prosjektregnskapet på tvers av juridiske enheter. Innsyn på tvers av prosjekter og på tvers av enheter kan gjøre rapporteringen enklere.
Prosjektregnskapet som beslutningsgrunnlag
I Xledger har det hele tiden vært fokus på å automatisere mest mulig av regnskapsføringen. Det skal være enkelt for den som utfører oppgavene og det skal være enkelt for den som skal ha totaloversikt over den økonomiske situasjonen, uansett størrelse på selskapet. Dette gjelder også for de som jobber med prosjekter. Prosjektregnskapet skal være korrekt og kunne benyttes som beslutningsgrunnlag for prosjektledere og ledelse for øvrig. I Xledger har vi løst dette på denne måten:
1. Inngående faktura tolkes og sikrer rett betalingsinformasjon
Faktura som sendes inn i systemet genererer et ferdig bilag utfylt med leverandør, fakturanummer, forfallsdato, kontonummer, KID og beløp. Dette sikrer rett betaling til rett tid mot rett leverandør til rett konto.
2. Konteringsregler og dimensjonskontroll sikrer korrekt bokføring
For å sikre prosjektkontering mot enkelte konti/kontogrupper, og eventuelle andre avhengigheter, så legger vi opp regler som hindrer at faktura blir bokført uten tilstrekkelig informasjon. Dette er med på å sikre at prosjektrelaterte kostnader blir bokført korrekt.
3. Automatisk periodisering hindrer manuell justering av prosjektregnskapet
Velger man å periodisere kostnader eller inntekter så er det tilstrekkelig å vise til startperiode og antall perioder. Konteringsstrengen følger periodiseringen.
4. Godkjenningsflyt sikrer at fakturaen er utstedt med riktig beløp mot riktig prosjekt
Når fakturaen er håndtert ferdig hos regnskap, sendes den til godkjenning hos prosjektleder som kan verifisere beløp/kontering og eventuelt påføre konteringsinformasjon som regnskap ikke kjenner til.
5. Faktisk mot budsjett sikrer rimelighetsvurdering
En ytterligere kontroll prosjektleder kan gjøre i Xledger er å sammenligne faktiske kostnader mot budsjett. Dette kan gjøres på leverandørnivå mot prosjekt og vil gi prosjektleder et enda bedre beslutningsgrunnlag i forhold til fakturagodkjenning.
6. Stipulert timekostnad sikrer et fullstendig kostnadsbilde i prosjektregnskapet
For prosjektbedrifter der timer er en stor del av prosjektet, er stipulert timekostnad for prosjektdeltakerne en viktig del av kostnadsbildet. Når timekostnaden er knyttet til de ansatte vil godkjente timer automatisk bokføres i hovedbok mot relevante prosjekter. Disse kan igjen vurderes opp mot budsjetterte timer og kalkulert prosjektbudsjett.
7. Fullstendig oversikt over fakturagrunnlag og prosjektinntekt
Timer, faktura til viderefakturering, prosjektrelaterte reise/utlegg, milepælsfakturering samt gjentagende faktureringsoppsett er alle relevante faktureringskilder mot prosjekt. Xledger sikrer fullstendig fakturering ved å samle alle kildene i ett fakturagrunnlag. Prosjektleder vurderer grunnlaget for fakturering ved å etablere en godkjenningsrutine i systemet.
For at ledelse og prosjektledere skal kunne benytte prosjektregnskapet som et godt styringsverktøy så er det viktig å optimalisere kvaliteten på data som legges inn og dra nytte av aktivitetsbasert kostnadsberegning. Gode interne rutiner sammen med et helhetlig prosjektoppsett vil øke kvaliteten på prosjektregnskapet vesentlig.
