Å bytte ERP-system kan være en omfattende prosess. Det har mange selskaper smertelig fått erfare. For å unngå å havne i samme situasjon, er det viktig å gjøre gode forberedelser ved bytte av system. Her gir vi deg 12 spørsmål du bør stille til ERP-leverandører ved vurdering av nytt system.

1. Er ERP-systemet 100 % skybasert?

Det finnes mange løsninger i markedet som ikke er 100 % skybasert selv om de markedsføres som det. I en ekte skyløsning tilbys hele tjenesten via internett som Software as a Service (SaaS). Det er ingenting som skal installeres eller konfigureres lokalt. I en ekte skyløsning deler alle brukere på ressursene, men du betaler kun for egen bruk. Ekte skyløsninger er såkalt multi-tenant, public cloud.

2. Er ERP-systemet et standardsystem?

Stadig flere store bedrifter etterspør standardsystemer. Med et standardsystem er det ikke behov for skreddersøm og utvikling som kompliserer oppgraderinger og integrasjoner. Et standardsystem som er født i skyen og utviklet etter beste praksis krever ikke lang implementeringstid. Som kunde kan du velge hvilken funksjonalitet i systemet du vil bruke og det er mange muligheter for kundetilpasset oppsett.

3. Er prosesser og oppgaver automatisert i ERP-systemet?

Digitalisering er aktuelt for de fleste bedrifter. Hvordan kan organisasjonen jobbe smartere og mer effektivt slik at det blir mer tid til det som er viktig for bedriften? Det er mange oppgaver og prosesser innen økonomi og regnskap som er automatisert i et skybasert standardsystem. Sjekk at oppgaver som bilagsføring, bankavstemming, fakturering og konsolidering er automatisert.

4. Kan systemet konfigureres og tilpasses våre behov?

Implementering av tradisjonelle ERP-systemer kan ta lang tid, kreve skreddersøm og utvikling og omfattende bruk av konsulenter. Implementering av et skybasert standardsystem krever ingen skreddersøm og utvikling. Løsningen konfigureres i henhold til behovene i din organisasjon.

5. Må vi betale for oppdateringer og vedlikehold? Hvor lang er bindingstiden?

Det finnes ulike betalingsmodeller for tradisjonelle ERP-systemer og skybaserte systemer. Avklar med leverandøren om det påløper ekstra kostnader i forbindelse med oppdatering av systemet samt hvordan oppdateringer blir tilgjengeliggjort for brukerne. Spør om bindingstid. Velger du en SaaS-løsning er bindingstiden kortere.

6. Hvor lang tid tar en typisk implementering av ERP-systemet for et selskap på vår størrelse?

Implementering av tradisjonelle ERP-systemer, slik mange er kjent med fra tidligere, kan ta lang tid og være ressurskrevende. Innføringen av et standardsystem i skyen kan ta 2 måneder selv for store og komplekse virksomheter.

7. Hvilken metodikk brukes for å sikre en suksessfull implementering?

Vær trygg på at leverandøren jobber etter en velprøvd prosjekt- og implementeringsmetodikk. For at implementeringen skal bli vellykket er det viktig at leverandøren har forståelse for selskapets målsettinger, prosesser og utfordringer.

8. Hvor skalerbart er systemet?

Vær sikker på at virksomheten kan vokse med ERP-systemet. Har systemet en velutviklet og smidig konsernstruktur? Er det enkelt å legge til nye selskaper eller forretningsenheter? Unngå å velge et system som ikke dekker bedriftens behov i fremtiden.

9. Hvilke integrasjonsmuligheter har vi med deres ERP-system?

Vær sikker på at du velger et system for økonomi og regnskap som kan integreres med de fagsystemene som brukes i din bedrift, eksempelvis CRM eller bransjeløsninger. I dag finnes det flere integrasjonsteknologier som gjør det enkelt å koble økonomi og regnskap med eksterne systemer.

10. Hvordan blir dataene våre ivaretatt i ERP-løsningen?

Sjekk om leverandøren har sertifiseringer som viser at sikkerhet i løsningen ivaretas. Leverandøren bør være åpen om sitt sikkerhetsarbeid og svare på spørsmål rundt sikkerhet.

11. Hva er spesielt bra med deres system?

Spør hva som er spesielt bra med ERP-leverandørens system. Hvorfor skiller dette systemet seg fra andre løsninger?

12. Har dere kundereferanser innenfor samme bransje som oss?

Det er alltid en trygghet å vite at flere bedrifter i samme bransje – eller med samme selskapsstruktur og arbeidsmåte – allerede bruker systemet som du vurderer. Be om å få snakke med eller besøke noen av disse referansene.

Xledger er et komplett, automatisert og 100 % skybasert ERP-system. Vi tilbyr et standardsystem med automatiserte prosesser. Ditt selskap trenger ikke å bruke mye tid og ressurser på et langt implementeringsprosjekt, oppdateringer og oppgraderinger. Xledger er alltid tilgjengelig, og du har til enhver tid tilgang til oppdatert styringsinformasjon. Dette gjør det enklere å ta kvalifiserte beslutninger basert på riktige data.