Rett før sommeren 2023, var 5 kommuner i gang med et pilotprosjekt for å ta i bruk kunstig intelligens (KI) i fakturahåndteringen. Sammen med Xledger Offentlig og Propell.AI ble bilagshåndteringen og bokføringen automatisert, slik at kommunene kan få bedre kontroll, spare tid og penger.
Som forventet
– Offentlig regnskap skiller seg fra privat, og som pilotkommune måtte vi gå noen ekstra runder for å få alt på plass. Dette var forventet, og fem måneder inn i prosjektet ser vi klart at modellen setter seg og begynner å gi oss gevinster. Nå arbeider vi med å få flere attestanter inn i løsningen, for å få maksimal effekt.
Dette sier Lars Vedøy. Han er økonomisjef i Randaberg kommune, som i flere år har brukt økonomi/regnskap- og innkjøpssytem levert av Xledger Offentlig.
Får bedre kontroll, frigjør tid, og sparer penger.
– KI-løsningen sørger for tidsbesparelser, rask gevinstrealisering og innsikt. Kunstig intelligens er nå modent og fungerer optimalt for å automatisere fakturaflyten. Vi er svært godt fornøyde med å være i gang med dette, og ser en tydelig positiv utvikling, sier Lars.
Inne i løsningen er det et trend-diagram som viser at Randaberg kommune fra juli til august har en No-Touch på 24%. No-Touch betyr faktura hvor regnskapsfører ikke har endret predikerte felter. Det vil si at 1/4 av alle inngående fakturaer ikke er innom en fysisk person, og det igjen gjør at ansatte kan fokusere på mer verdiskapende arbeid og utnytte sin kompetanse bedre. AI-løsningen resonnerer som mennesker og tar regnskapsbeslutninger ut fra det.
– Vårt mål er å ha 95% ved utgangen av 2024, og da snakker vi skikkelig gevinst, sier Lars optimistisk.
Går som en drøm og er veldig effektivt
I tillegg til Randaberg startet også 4 kommuner i Finnmark (Tana, Nesseby, Båtsfjord og Berlevåg, heretter kalt K4), det samme prosjektet. De har en enda høyere utvikling enn Randaberg etter bare 4 måneders bruk.
– Jeg gruet meg til å starte med KI-løsningen og det tok meg noen dager før jeg turte å gå i gang. Men da jeg først tok meg i nakken og satte meg inn i det, så var det ikke mer enn 2-3 dager med tasting i systemet før det gikk på skinner. Dette sier Wenche E. Johansen. Hun er Controller i Tana Kommune.
– Nå gleder jeg meg til å gå på jobb og ta tak i fakturabehandlingen. Det går som en drøm og er veldig bra og effektivt. Jeg er superfornøyd, sier hun.
K4 har jobbet godt med å sette seg inn i, og å ta i bruk KI-løsningen. Allerede fra første måned hadde de en No-Touch på hele 25 %, og pr. utgangen av august er de oppe i 34%.
Den mest intelligente KI-løsningen på markedet
Propell.AI er den mest intelligente KI-løsningen på markedet for inngående fakturabehandling, og er integrert sammen med ERP-systemet Xledger i kommunal sektor. Kommunene vil med dette få innsikt og oversikt i sanntid, slik at de får kostnadsanalyser og styringsverktøy for gode beslutninger. Med KI er det som at kommunen får en digital, selvlærende ansatt som resonnerer som mennesker og jobber døgnet rundt. Den frigitte tiden kan brukes til å utføre en kontrollerfunksjon og dermed være en god rådgiver for attestanter og anvisere. Inngående fakturabehandling gir kommunen muligheten til å revolusjonere regnskapet. KI starter læringen ved bruk av historiske data, deretter lærer den løpende av det som blir gjort i preregistreringen.
