För många är det en befriande tanke att få en mer produktiv arbetsdag med nya effektiva verktyg. Men att byta affärssystem kan vara en omfattande process. Det handlar inte bara om systemet i sig utan också om processer, upparbetad kunskap, roller och ansvar.
Många företag upplever att mängden system ökat med specialsystem kombinerat med ett omfattande användande av till exempel Excel för rapportering. Manuella rutiner och dubbelarbete är som bekant inte effektivt. Dessutom är risken stor att du fattar beslut på gammal eller felaktig information. I värsta fall blir både strategi och lönsamhet påverkad av detta.
Viktigt när du väljer affärssystem – se vår guide.
1. Automatiserade processer i affärssystemet
Målet med ett affärssystem är att effektivisera. Det kräver ett system med automatiserade arbetsprocesser. Automation spar mycket tid och frigör arbetstid till mer värdeadderande arbete. Uppgifter som till exempel verifikationsregistrering, bankavstämning och rapportering till ledning bör ditt nya system kunna hantera med automatiserade processer och med minimal manuell insats.
2. Enkel tillgång till rapporter och styrinformation
Ditt nya affärssystem bör ge dig en enkel översikt och tillgång till uppdaterad information i realtid. Väljer du ett molnbaserat system har du alltid tillgång till uppdaterad data. Säkerställ att systemet du väljer har en mängd relevanta standardrapporter och bra uppföljningsmöjligheter för redovisning, likviditet, kund, leverantör och budget.
3. Allt du behöver i ett system
Målet ska vara att förenkla arbetsdagen för de som jobbar i affärssystemet. Se till att välja ett system där du har all funktionalitet och all data samlat på ett ställe: ekonomi och redovisning, projektstyrning och tidrapportering, order och fakturering, bankintegration samt inköp och lager. Detta gör att du slipper dubbelregistrering av data och sidosystem, oavsett var i koncernen du jobbar.
4. En lösning som kan skalas efter behov
Välj ett affärssystem som är skalbart. Det är tråkigt och dyrt att välja fel. Systemet skall kunna utvecklas i takt med verksamhetens behov. Även vid kraftig tillväxt eller internationell satsning skall det vara enkelt att fortsätta med samma system utan att det kräver stora förändringar. Väljer du ett system där du bara betalar för faktiskt användande har du full frihet att skala upp eller ned.
5. Ny teknologi – nu och i framtiden
Var säker på att välja ett affärssystem med framtidssäkrad teknologi och här är det särskilt viktigt att välja ett system som är 100% molnbaserat. Ett affärssystem som är utvecklat i molnet har ingen gammal teknologi som hänger kvar och som måste uppdateras. Ett äkta molnbaserat system är byggt på en arkitektur där alla kunder har ett och samma system. Nya uppdateringar rullas ut regelbundet och blir tillgängliga omedelbart för alla användare. Det är din systemleverantör, det vill säga Xledger, som tar ansvar för drift, förvaltning och säkerhet. Du fokuserar på din kärnverksamhet. Systemet bara finns där och fungerar dygnet runt, året om. Varje verksamhet kan använda systemet utifrån sina behov och krav och du undviker återkommande, tidskrävande och kostsamma utvecklings- och implementationsprojekt lokalt.
6. Robotteknologi – ja tack!
Det är inte längre ett alternativ att inte använda robotar och artificiell intelligens för att automatisera processer. Gör det enkelt för dig själv genom att välja ett affärssystem där robottekniken är inbyggd i systemet. Då behöver du inte bygga vidare med “fristående” lösningar som ska anpassas och utvecklas vid sidan av affärssystemet och som bara kan tala med utvalda moduler i ditt system.
7. Kritisk analys och rådgivning ger ofta bäst resultat
Slutligen, välj en leverantör som vågar ställa de rätta frågorna och som förstår värdet av en grundlig kartläggning innan du gör ditt slutgiltiga val. Det handlar inte bara om systemet. Det handlar om vägen till effektivare processer och viljan att förändra etablerade rutiner för att tillsammans uppnå något bättre.
Vill du veta mer om hur Xledger kan hjälpa till att effektivisera din verksamhet?
