Enkel hantering av utlägg

Vad är fördelarna med ett affärssystem som hanterar utlägg? 

Att ha anställda som skickar in kvitton som du manuellt måste importera in i andra system kan vara både krångligt och tidskrävande. Med Xledgers utläggshantering laddar dina anställda upp och skickar in kvitton på sina utlägg själva. Systemet skickar sedan automatiskt utlägget vidare till rätt person inom din organisation för attestering och godkännande. Dina anställda får sina utlägg hanterade och utbetalda direkt från Xledger och du sparar tid genom att slippa onödig administration och manuell handpåläggning.

Affärssystem för utlägg och resa

Med Xledger Mobile kan du fotografera dina kvitton och registrera dina utlägg på en gång med mobilen. Vårt system har funktioner för att hantera såväl reseräkningar som utlägg. Den anställda kan smidigt registrera in alla uppgifter om utlägg eller resa och är de gjorda i utländsk valuta räknas de automatiskt om till SEK enligt dagskurs. När registreringen är klar skapas ett försättsblad (PDF) med tillhörande skannade originalkvitton.

Inbyggda attestfunktioner och snabb utbetalning

Resan eller utlägget går automatiskt till rätt person för attest och blir därefter klar för utbetalning till den anställde. De flesta av våra kunder väljer att hantera reseräkningar och utlägg i Xledger istället för i sitt lönesystem. Fördelar med att hantera detta i ett affärssystem som Xledger är att hela hanteringen sker integrerat inom systemet och att utbetalning sker via vår utbetalningsrutin så snart utlägget är attesterat och godkänt för utbetalning. På så vis får den anställde tillbaka sina utlägg snabbt och behöver inte invänta nästa löneutbetalning. Några av våra kunder har även kunnat minska kostnader genom att helt avveckla företagets betalkort. På reseräkningar som innehåller skattepliktiga ersättningar som till exempel skattepliktig bilersättning dras skatt vid utbetalningstillfället.

All information tillgänglig i affärssystemet

Alla kvitton och övrig information om resan eller utlägget finns alltid tillgängliga i Xledger. En transaktion på till exempel ett projekt eller ett kostnadsställe kan smidigt granskas genom en drill-down-funktion och reseräkningen med tillhörande kvitton kan även tas fram på skärmen.

Automatisk vidarefakturering

Om resan eller utlägget ska vidarefaktureras till ett projekt så sker detta automatiskt baserat på inställningar i projektet. Inga manuella handgrepp behövs vilket säkerställer att inget glöms bort.

Med Xledgers affärssystem för utlägg får du:

  • Enkel hantering av resor och utlägg
  • Smidig registrering via dator, mobil eller surfplatta
  • Inbyggda funktioner för attestering
  • Automatisk bokföring
  • Automatisk vidarefakturering till kund
  • Snabb utbetalning till den anställde
  • Kreditkortsimport

Vill du också ha en smidig utläggshantering?

Kontakta oss så får du prata med våra experter på utläggshantering. Tillsammans kan vi spara mycket tid och resurser.

Vill du veta mer? Kontakta oss i dag!