Fotografera dina kvitton och registrera dina utlägg på en gång med mobilen

Xledger har funktioner för att hantera såväl reseräkningar som utlägg. Den anställde registrerar in uppgifter om resan eller utlägget och anger vilken typ av utlägg beloppen avser, utan att ens behöva hålla reda på kontonummer. Om utläggen är gjorda i utländsk valuta räknas de automatiskt om till SEK baserat på dagskurs.

När registreringen är klar skrivs ett försättsblad ut som skannas tillsammans med originalkvittona. Alternativt görs utläggshantering direkt i mobilen via vårt mobila gränssnitt Xledger Touch. Då fotograferas kvittona med mobilens kamera och bifogas automatiskt till reseräkningen/utlägget.

Inbyggda attestfunktioner och snabb utbetalning
Resan/utlägget går med automatik till rätt person för attest och blir därefter klar för utbetalning till den anställde.

De flesta av våra kunder väljer att hantera reseräkningar och utlägg i Xledger istället för i lönesystemet. Fördelar med att hantera detta i Xledger är att hela hanteringen sker integrerat inom Xledger och att utbetalning sker via Xledgers utbetalningsrutin så snart utlägget är attesterat och godkänt för utbetalning. På så vis får individen tillbaks sina utlägg snabbt och behöver inte invänta nästa löneutbetalning. Några av våra kunder har därför kunnat spara pengar genom att avveckla företagsbetalkort.

På reseräkningar som innehåller skattepliktiga ersättningar som till exempel skattepliktig bilersättning dras skatt vid utbetalningstillfället.

All information tillgänglig i systemet
Alla kvitton och övrig information om resan eller utlägget finns alltid tillgängliga i frågebilder i Xledger. En transaktion på till exempel ett projekt eller ett kostnadsställe kan enkelt zoomas in och reseräkningen med tillhörande kvitton kan direkt tas fram på skärmen.

Automatisk vidarefakturering
Om resan eller utlägget ska vidarefaktureras till ett projekt så sker detta automatiskt baserat på inställningar i projektet. Inga manuella handgrepp behövs vilket säkerställer att inget glöms bort.

Xledger utlägg ger dig:

  • Enkel hantering av resor och utlägg
  • Använd dator, mobil eller surfplatta för registreringen
  • Inbyggda attestfunktioner
  • Automatisk bokföring
  • Automatisk vidarefakturering till projekt
  • Snabb utbetalning till den anställde