Nytt økonomisystem? Dette bør du tenke på.
Å bytte økonomisystem kan være en omfattende prosess. Det handler ikke bare om systemet. Det handler om måten det jobbes på, innarbeidede rutiner, opparbeidet kunnskap, roller og ansvar. Over tid har kanskje systemporteføljen utviklet seg til en mengde spesialsystemer, gjerne kombinert med omfattende bruk av regneark for rapportering. Manuelle prosesser og dobbeltarbeid er lite effektivt, for ikke å snakke om risikoen for å ta beslutninger basert på gammel informasjon og feil grunnlag.
Når bør du bytte økonomisystem?
Et økonomisystem som ikke er tilpasset virksomheten begrenser mulighetene for utvikling, vekst og verdiskapning. Mona Mikaelsen og Dag Smedsrud fra Xledger diskuterer når du bør bytte og hva som er viktig å tenke på i en slik prosess.
Syv tips ved valg av nytt system:
1 Automatiserte prosesser
Målet er effektivisering. Det krever automatiserte arbeidsprosesser. Oppgaver som eksempelvis bilagsregistrering, bankavstemming og utarbeidelse av rapporter til topp- og mellomledelse bør i ditt nye system løses ved automatisert arbeidsflyt og liten eller ingen manuell innsats.
2 Enkel tilgang til rapporter og styringsinformasjon
Ditt nye system bør gi deg enkel oversikt og tilgang til oppdaterte data. Velger du et skybasert økonomisystem, vil du ha umiddelbar tilgang til sanntidsdata. Sørg for at systemet tilbyr et godt utvalg av ferdigdefinerte rapporter og gode spørremuligheter mot både regnskap, likviditet, kunder, leverandører og budsjett.
3 Alt du trenger i ett system
Målet er en enklere arbeidsdag for de som jobber i økonomisystemet og for de som drifter systemet. Det finnes systemer der du får all funksjonalitet og alle data samlet på ett sted: Økonomi og regnskap, prosjektstyring og timeregistrering, ordre og fakturering, bankintegrasjon, lønn og reise samt innkjøp og lager. Ingen dobbel registrering av data. Ingen sidesystemer.
4 En løsning som kan skaleres etter behov
Vær sikker på at systemet du velger er skalerbart. Det er kjedelig og dyrt å velge feil. Systemet skal kunne utvikles i takt med bedriftens behov. Selv ved kraftig vekst eller satsing globalt skal det være enkelt å fortsette med samme system uten at det krever store endringer. Velger du et system hvor du kun betaler for faktisk bruk har du full frihet til å skalere opp eller ned.
5 Ny teknologi – nå og i fremtiden
Velg et system som er 100 % skybasert. Et system som er «født» i skyen har ingen gammel teknologi som henger igjen og må oppdateres. Et ekte skybasert system er bygget på multi-tenant arkitektur. Det betyr at alle kunder er koblet til ett og samme system. Nye oppdateringer rulles ut jevnlig og blir tilgjengelige for alle brukere umiddelbart. Det er din systemleverandør som tar ansvar for drift, forvaltning og sikkerhet. Hver organisasjon kan benytte systemet ut fra sine behov, og du slipper tidkrevende og kostbare utviklings- og implementeringsprosjekter lokalt.
6 Robotteknologi – ja takk!
Det er ikke lenger et alternativ å ikke bruke softwareroboter for automatisering av prosesser. Gjør det enkelt for deg selv ved å velge et ERP-system der robotteknologien er bygd inn i systemet. Da behøver du ikke å bygge på med «stand alone» løsninger som skal tilpasses og videreutvikles på utsiden av kjernesystemet, og som kanskje kun snakker med utvalgte moduler i ditt system.
7 Kritisk analyse og rådgivning gir ofte best resultat
Til slutt, velg en leverandør som stiller deg de riktige spørsmålene og som forstår verdien av en grundig kartlegging før du tar ditt endelige valg. Det handler ikke bare om systemet. Det handler om måten å jobbe på og viljen til å endre etablerte rutiner for å oppnå noe bedre.
En rekke store selskaper har opplevd gode resultater ved valg av Xledger som sitt økonomisystem.
