Salten Kraftsamband (SKS), Nord-Norges ledende kraftkonsern, ønsket et moderne og fremtidsrettet økonomisystem. Deres eksisterende system var tungvint, dyrt å vedlikeholde og krevde bruk av flere tredjepartssystemer. I tillegg til fokuset på brukervennlighet og fleksibilitet samt at ERP-systemet skulle være bygd på moderne og fremtidsrettet teknologi, måtte det nye systemet også ivareta strenge sikkerhetskrav som følge av kraftberedskapsforskriften.
— Jeg er helt i skyene, drag and drop- funksjonaliteten er jo bare en drøm, smiler Marit Westgård, regnskapssjef i Salten Kraftsamband.
Grundig forarbeid gir vellykket og smidig implementering
Å implementere et helt nytt økonomisystem kan være en lang og krevende prosess. I motsetning til et tradisjonelt økonomisystem er det ingen tunge og manuelle installeringer som kreves i skybaserte Xledger.
Kombinasjonen av Xledgers implementeringsmetodikk, XIM, og dedikerte prosjektdeltakere hos SKS førte til at implementeringen av Xledger hos SKS ble en stor suksess.
Fire suksesskriterier
Regnskapssjef Marit Westgård og økonomisjef Ken-André Johansen mener det er fire kriterier som var avgjørende for implementeringssuksessen:
- Vær mest mulig involvert i implementeringen selv
De ønsket begge å ha en finger med i spillet, og var ekstra «på» for å lære seg systemet og bli mest mulig selvdrevne. Nå oppdager de stadig ny funksjonalitet som er mye bedre enn de begge har vært vant til.
- Metodikken i Xledger er veldig bra for gjennomføringen av prosjektet
I XIM har de tilgang til en tydelig oversikt over de ulike implementeringsfasene, verifikasjonsfasen, risikoanalyse med mer.
— Jeg har flere ansatte som er vant til å jobbe i prosjekt, de skryter av måten dette er gjennomført på fra Xledger, forteller Johansen.
- Ble utfordret av Xledger-teamet
Ved å bli utfordret på å tenke nytt har de blitt mer klare over hvordan prosesser kan forenkles og automatiseres. Dette har ført til en mer effektiv arbeidshverdag for de ansatte i SKS.
- Forankring i ledelsen og organisasjonen
Sørg for å ha en god forankring og støtte fra ledelsen slik at det blir frigjort nok tid til å teste systemet.
Større fleksibilitet i hverdagen
— Å føre og godkjenne timer og faktura på mobilen gjør at vi har endret flere av kravene våre. Nå skal timer være bekreftet og godkjent av leder hver mandag, i istedenfor hver måned som tidligere. Vi trenger ikke lenger å vente til vi kommer til jobbPCen for å kunne godkjenne i systemet, det er mye mer tilgjengelig og fleksibelt. Vi visste det var bra, men ikke så bra som det er. Nå gleder vi oss til å ta i bruk ny reiseregning, smiler Ken-André lurt.
