Da Ringerikskraft skulle ha nytt økonomisystem var Xledger i en egen liga på skybasert løsning og estimert kostnadsnivå for implementering og drift.
Energikonsernet Ringerikskraft har vokst mye de siste årene. Fusjoner og oppkjøp har bidratt til en omsetning på godt over en milliard kroner fra oppunder 20 hel– og deleide selskap.
– Med arvede system fra oppkjøp hadde vi tre ulike ERP–systemer. Det haster å standardisere og forbedre driften på tvers av konsernet, sier økonomisjef Odd Birger Nilsen.
Konsernets hovedsystem hadde vært i bruk i over 13 år. Det driftes på egen server, og er tungvint å forvalte.
– Det er kostbart å endre hver gang myndighetene kommer med nye krav, eller når vi selv ønsket nye funksjoner.
Vi behøvde et felles system for alle våre virksomheter, og det skulle være moderne og brukervennlig, sier Nilsen.
Et krav var absolutt:
– Vi ville ha en skyløsning der mest mulig er standardisert. Vi vil heller tilpasse våre prosesser til systemet fremfor å fortsette med jevnlige krevende oppgraderinger og dyre konsulentprosjekter.
Skulle ha et skybasert system
En egen prosjektgruppe med deltagere fra avdelinger på tvers av konsernet var med i beslutningsgruppen. Denne forankringen skal bidra til en mer smidig innføring.
– Systemet skal fungere like godt for økonomer som prosjektledere, og montører som bruker løsninger på apper uansett hvor de befinner seg, sier Nilsen.
I anbudsprosessen fikk hver leverandør muligheten til å demonstrere egen løsning. Kombinasjonen systemløsning, ærlighet på innhold og systemdemonstrasjon var utslagsgivende i Xledgers favør.
– Det er et stort pluss at Xledger er skybasert og kan brukes av alle våre ansatte. Dessuten var det bra at Xledger utfordret oss på hvordan vi burde modernisere arbeidsformene fremfor å lage system tilpasset våre prosesser og rutiner, sier Nilsen.
Vil unngå skreddersøm
Nilsen fremhever at måten Xledger gjennomførte salgsprosessen var nesten like viktig som kvaliteten på systemet. Tett oppfølging fra erfarne konsulenter ga et beslutningsgrunnlag som opplevdes tryggest og mest solid.
– Xlegder er i en egen liga når det kommer til tid og kostnader knyttet til implementeringen, og besparelser på driften av systemet over tid. Xledger er ikke opptatt av å selge konsulenttimer og tilpasninger, de mener det er viktigst å så ha mange kunder som mulig på plattformen sin, sier Nilsen.
Lover bare det de kan holde
Forskjellen i tid anslått til implementering var tre til fire måneder i Xledgers favør.
– De var ærlige i anbudsprosessen. Da vi ba om funksjoner de ikke hadde, eller kunne tilpasse, fikk vi råd om hvordan vi burde tilpasse oss. De var nøye med ikke å love ting de ikke kan holde. Det tror vi gjør alle senere prosesser enklere, sier Nilsen.
Ved oppstart av implementeringen hadde både kunde og leverandør hver sin prosjektgruppe, med de samme deltagerne som i anbudsprosessen. En felles styringsgruppe med medlemmer fra begge selskaps ledergruppe får oversikt fra et prosjektverktøy der de følger fremdriften i alle faser av prosjektet. Prosjektgruppen som gjennomfører arbeidet møtes hver uke, og alle prosesser kjøres etter Xledgers spesialutviklede metode for beste praksis ved implementeringer.
Har tro på betydelige gevinster og færre frustrasjoner
– Endringsprosjekt gir mulighet til å modernisere interne strukturer og justere hvordan ting gjøres, sier Nilsen.
Frigjort tid gjennom automatisering og smartere arbeidsformer kan vies mer strategiske og inntektsbringende formål. Bedre datakvalitet vil bidra til raskere beslutninger.
– Vi reduserer antallet systemer, og vil spare minst en tredjedel av kostnadene knyttet til våre forretningssystemer. I tillegg vil vi over tid hente hjem mange andre typer gevinster i form av smartere prosesser på tvers av virksomheten, sier han.
Fra et risikoperspektiv mener han at det er en stor fordel at alle Xledgers kunder er på det samme systemet. Dette både i form av bedre IT–sikkerhet rundt plattformen, og om leverandør mot formodning skulle få uplanlagt nedetid så haster det å få alle kunder opp igjen. Derfor vil alle prioriteres like høyt. I tillegg gir den standardiserte løsningen også umiddelbar tilgang til de nye smarte funksjonene som utvikles og leveres gjennom året via oppdateringene av Xledger.
– Vi er fornøyde med det Xledger har prestert så langt i implementeringen og har tro på at de vil være en god systemleverandør til vår bransje fremover. Vi har blitt forespurt av andre potensielle kunder av Xledger og forteller de om vår erfaring så langt, avslutter han.
Det å velge nytt økonomi-/ERP-system kan være krevende og komplisert. Vår unike svartjeneste gir deg svar på under fem minutter om Xledger er en av løsningene du bør vurdere. Les mer her.
