XIM-metoden gir gratis innsikt verdt inntil 100 000 kroner, og gjør konsulentbehovet mindre.

Alle prosjekter med digital endring virker inn på virksomhetens og ansattes evne til å være produktive, og da spesielt i så komplekse endringer som overgangen til nytt ERP- og økonomisystem.

For å gjøre prosessen både enkel og kvalitetstung har Xledger et spesialteam med tekniske rådgivere som kan systemet inngående, og som selv har lang erfaring med å jobbe i virksomheter/konsern som økonomisjefer og controllere.

Peter Faarlund er en av disse ressursene. Han følger opp kundene fra første salgsmøte og frem til tre måneder etter at det nye systemet er tatt i bruk.

– Kommunikasjon og forventningsstyring er kritiske suksessfaktorer for en vellykket implementering. Det må forankres internt i organisasjonen og kundene må selv sette av tid og ressurser i prosjektet, sier Faarlund.

Xledger har utarbeidet markedets (H)ærligste faktabok for de som leter etter nytt økonomi– / ERP-system. Guiden kan du fritt laste ned her.

Blir oppmerksom på hva som er unødvendig og ineffektivt

Innledningsvis i salgsprosessen bruker Faarlund mye tid på å sette seg inn i kundens detaljerte behov. Hensikten er å forstå dette opp mot hva Xledger kan løse, slik at man først kan gi råd om hvordan systemet vil møte kundenes behov, og deretter hva som må gjøres for å sikre at resultatet blir bedre enn kunden håpet.

– Den første behovs–workshopen er en interessant øvelse der kunden får brynt seg på spørsmål de kanskje ikke har tenkt på. Fordi vi spør mye «hvorfor», får vi interessante diskusjoner der kundene blir oppmerksomme på prosesser og rutiner som kan være ineffektive og unødvendige.

Om det dukker opp særbehov som gjør Xledger uegnet, gis råd om hvor kundene er bedre tjent med å henvende seg.

Første workshop gir Xledgers rådgivere viktig innsikt om kundens organisasjon og prosesser, og om menneskene og deres arbeidsmåter. Neste fase gjennomføres noen uker senere.

– I løsningsworkshopen får kunden se en live–demo der de med en gang får tryggheten for at vi har forstått behovene, og hvorvidt vi kan løse dem, sier han.

 Sparer inntil 100 000 kroner

I kjølvannet av workshopene kommer eventuelle oppfølgingsmøter frem til systemvalget fattes.

– Ærligheten gjør kundene mer aktive i prosessen. Mange er ikke vant med leverandører som sier nei og er konstruktivt kritiske, sier han.

Prosessen er å anse som et forprosjekt som leveres gratis.

– Dette tar andre seg ofte betalt for, og kan koste inntil 100 000 kroner, sier Faarlund. Han mener at kvaliteten på innføringsteamet er det som virkelig tipper vektskålen i Xledgers retning.

– Vårt team har lang erfaring og bred kompetanse med økonomisystemer. Det gjør at vi raskt ser både kundenes problemer og har identifisert løsninger før de spør. Vår rolle er å rettlede kundene. Siden vi er med gjennom hele prosessen ville det være dumt å selge noe vi ikke kan levere på, sier han med et smil.

Grundig implementering

En tommelfingerregel er at et implementeringsprosjekt tar 3–4 måneder, med 300–400 konsulenttimer om det gjøres for et stort og komplekst konsern. For mindre aktører er fasiten en helt annen.

Kart og kompass i alle prosjekt er Xledger Implementation Methodology (XIM). Metoden gir den raskeste og riktigste implementeringen gjennom beste praksis prosesser utviklet over 15 år.

XIM regulerer alle stegene i seks hovedfaser: Planlegging, analyse og design, implementering, test og verifisering, go–live og oppfølging, og avslutning av innføringsprosjektet. Hele prosessen ledes av en erfaren prosjektleder, og implementeringsteamet følger kunden tett frem til løsningen har fungert godt i minst tre måneder

– Nesten viktigst er de detaljerte planene for kunnskapsoverføring og opplæring, sier Faarlund.

Faarlund vil at kundene skal slippe å bruke han senere.

– Det beste er når kundene klarer det meste selv. Det gir et helt annet eierskap til systemene. Mest mulig kunnskap hos kundene sikrer at de klarer å utnytte hele potensialet i systemet. Vi ser en klar sammenheng mellom kunnskapsnivå og tilfredshet.

Det å velge nytt økonomi-/ERP-system er krevende og komplisert. Vår unike svartjeneste gir deg svar på under fem minutter om Xledger er en av løsningene du bør vurdere. Les mer her.

Peter Faarlund
Peter Faarlund
Ærlig svartjeneste