Ærligheten som fører til bedre arbeidsdager i økonomiavdelingen

Frøydis Thorsrud er løsningsarkitekt i Xledger. Således er hun kundenes forlengede arm fra de først vurderer Xledger og helt frem til de mestrer ERP-løsningen selv. Egne erfaringer fra den andre siden av bordet ved implementering av økonomisystemer oppfatter hun som gull verdt. Denne innsikten gjør det enklere å forstå Xledgers kunder i forkant av migreringsprosjekter de færreste gleder seg til.

– Fordi jeg selv vet hvor krevende det kan være å bytte økonomisystem er det enklere å se prosessen fra kundens side. Det er viktig innsikt når vi planlegger og gjennomfører trygge og effektive implementeringer, sier hun.

Innledningsvis er det ofte behov for å betrygge beslutningstagere hos kundene at dette prosjektet ikke vil ta lenger tid enn lovet, og at det ikke dukker opp skjulte kostnadsbomber.

Vi har utviklet en guide til trygg innføring av nytt økonomisystem. Last den fritt ned her!

Løsninger som gir bedre arbeidsdager

Thorsrud fremhever hvordan et moderne system i skyen fjerner hodepiner hos kundene.

– Kundene skal få enklere og bedre arbeidsdager. Både i økonomiavdelingen og ut mot de andre delene av driften der prosjektstyring og innsikt/analyser er særlig viktig, sier hun.

Det nye systemet vil gi en enklere arkitektur, der synkroniseringer går mer smidig, automatisering frigjør tid, og kostnader i driften reduseres. Thorsrud inngår i et team av erfarne spesialister på implementeringer av økonomisystem, der rådgiverne gjerne spiller i kundens drakt allerede fra første salgsmøte. Ærlighet er kanskje den viktigste delen av jobben. Dette fordi Xledger er veldig bra for mange, men ikke alle.

– Det er tilfeller der vi ikke kan tilby en god nok løsning på de problemene kundene skal løse. Da sier vi fra slik at virksomheten ikke sløser bort verdifull tid i deres digitale endringsprosesser, sier hun.

Får muligheten til å diskutere egne arbeidsformer

– Salgsprosessen starter med et arbeidsmøte der vi går i dybden på kundenes behov og ønsker. Det viktigste er å kartlegge dagens tilstand og avklare forventninger. Dette pleier å være et morsomt og faglig stimulerende møte, sier hun.

De færreste økonomiavdelinger har tid i det daglige til å stille spørsmål ved- og diskutere sine arbeidsformer og prosesser. Derfor vil slike møter gi stor verdi og innsikt for videre arbeid – uansett hvilket ERP-system virksomheten ender opp med.

– Her setter vi opp et realistisk miljø der kundene med egne øyne kan oppleve om vårt system er riktig for de, sier hun.

Prosessen er gratis og kan oppfattes som et forprosjekt som tilfører virksomheten innsikt, uansett hvilket system de til slutt ender opp med. Leveransen beskriver kostnader, hvordan en implementering vil forløpe, og hva som vil kreves av kunden underveis.

Takker for en god prosess

– Tommelfingerregelen er at det tar tre måneder å komme over på Xledger. Noen ganger går det raskere. I de tilfellene prosjektene tar lenger tid skyldes det at kundene behøver mer tid til å forankre nye prosesser og arbeidsformer. Det er ikke unaturlig at de trenger tid til å diskutere, sier hun.

Thorsrud opplever alle salgsprosesser som spennende og lærerike.

– Vi lærer alltid noe nytt om menneskene og de ulike behovene i organisasjonene. De fleste gleder seg til å få mer moderne systemer med automatisering, innsikt og analyse. Noen få har kanskje litt urealistiske forventninger der de nærmest forventer at systemet skal klare å lese deres tanker, humrer hun.

I etterkant opplever hun at mange er takknemlige for ærlighet i salgsprosessen. Både fra de som fikk råd om å velge noe annet, og ikke minst de som opplever de landet på rett system.

– Det er lite som er mer givende enn kunder som takker for en god prosess, sier hun.

Beste praksis for implementering

Årsaken til mange gode implementeringsopplevelser er Xledgers XIM-metode, som Thorsrud sin kollega beskriver i mer detalj her. Siden Xledger er et standardsystem er det mulig å følge en standard metodikk ved gjennomføring av et implementeringsprosjekt. Dette er beste praksis utviklet gjennom mange år.

– XIM tar høyde for alle spørsmål som kundene har underveis. Det er en tydelig opptråkket sti som i stadig større grad ligner en motorvei. Vi har en veldig rask innføring sammenlignet med andre fordi vi ikke skal utvikle noe nytt, det handler mer om hvordan kunden skal tilpasse seg standardsystemet, sier hun.

Thorsrud mener det er viktig at kundene setter av nok ressurser underveis. Hvor mange som skal være med i prosjektet varierer fra kunde til kunde, og dette gir Xledger tydelige råd om.

– De kundene som setter av tid og ressurser vil lykkes raskere og bedre med systemet. De tilegner seg kompetanse underveis og er mye hurtigere i gang med å mestre systemet når det er i drift.

Kundene bestemmer selv når implementeringen er ferdig

Når kundene selv føler seg trygge stenges implementeringsprosjektet. Thorsrud overfører da ansvaret til supportavdelingen.

– Prosjektavslutningen besluttes sammen med kundene, og etter at vi har tatt en avsjekk mot målene som ble satt i prosjektet.

Prosessen og det erfarne konsulentteamet sikrer at det sjelden er overraskelser. Xledger er alltid ærlig på tiden det vil ta, og gir fornuftige vurderinger på hvor mange timer som vil gå med til implementeringen. Kostnadene varierer, men en typisk implementering for en mellomstor- til stor virksomhet krever gjerne rundt 300 timer.

– Implementeringen er en engangskost, og etter den er virksomheten ferdig med dyre implementeringer og oppgraderinger av ERP for alltid, avslutter hun.