Att byta affärssystem är en omfattande process, det vet alla som varit med i ett sådant projekt tidigare. För att undvika att falla i klassiska fällor krävs rätt typ av förberedelse. Vi har listat 12 frågor som du bör ställa till din leverantör av affärssystem för att göra er övergång så smidig som möjligt.
1. Är affärssystemet 100% molnbaserat?
Det finns många lösningar på marknaden som inte är 100% molnbaserade även om de marknadsförs som det. I en äkta molnlösning är hela tjänsten erbjuden via Internet som Software as a Service (SaaS). Det finns inget att installera eller konfigurera lokalt. I en äkta molnlösning delar alla användare resurser, men du betalar bara för eget bruk. Dessutom är äkta molnlösningar så kallade multi-tenant vilket i kort betyder att en enda instans tjänar flera användare.
2. Är affärssystemet ett standardsystem?
Fler och fler stora företag kräver standardsystem. Med ett standardsystem finns det inget behov av skräddarsydda lösningar och utveckling som komplicerar uppgraderingar och integrationer. Ett standardsystem som är fött i molnet och utvecklat enligt bästa praxis kräver ingen lång implementeringstid. Som kund kan du välja vilken funktionalitet i systemet du vill använda och det finns många möjligheter för anpassad installation.
3. Automatiseras processer och uppgifter i affärssystemet?
Digitalisering är en aktuell fråga för de flesta företag. Hur kan organisationen arbeta smartare och mer effektivt så att det blir mer tid för vad som är viktigt för företaget? Det finns många uppgifter och processer inom ekonomi och redovisning som är automatiserade i ett molnbaserat standardsystem. Kontrollera att uppgifter som journalföring, bankavstämning, fakturering och konsolidering är automatiserad.
4. Kan systemet konfigureras och anpassas till våra behov?
Implementering av traditionella affärssystem kan ta lång tid, kräva skräddarsydda lösningar och utveckling samt omfattande användning av konsulter. Implementering av ett molnbaserat standardsystem kräver ingen anpassning och utveckling. Lösningen är konfigurerad efter din organisations behov.
5. Måste vi betala för uppdateringar och underhåll? Hur lång är bindningstiden?
Det finns olika betalningsmodeller för traditionella affärssystem och molnbaserade system. Klargör med leverantören om det finns ytterligare kostnader för uppdateringar av systemet samt hur uppdateringar blir tillgängliga för användare. Dessutom bör du fråga om bindningstid. Om du väljer en SaaS-lösning är bindningstiden kortare.
6. Hur lång tid tar implementationen av ett traditionellt affärssystem för ett företag av vår storlek?
Implementering av traditionella affärssystem, som många känner till sedan tidigare, kan ta lång tid och vara väldigt resurskrävande. Införandet av ett standardmolnsystem kan ta två månader även för stora och komplexa företag.
7. Vilken metod används för att säkerställa en framgångsrik implementering?
Se till att leverantören arbetar med ett beprövat projekt och implementeringsmetodik. För att implementeringen ska bli framgångsrik är det viktigt att leverantören har förståelse för företagets mål, processer och utmaningar.
8. Hur skalbart är systemet?
Se till att ditt företag kan växa med affärssystemet. Har systemet en väl utvecklad och flexibel företagsstruktur? Är det enkelt att lägga till nya företag eller affärsenheter? Undvik att välja ett system som inte möter dina affärsbehov i framtiden.
9. Vilka integrationsalternativ har vi med deras ERP-system?
Var noga med att välja ett ekonomi- och bokföringssystem som är integrerbart med de system som du använder i ditt företag idag, till exempel CRM eller olika branschlösningar. Idag finns det flera integrationstekniker som gör det enkelt att ansluta ekonomi och redovisning till externa system.
10. Hur bevaras vår data i systemet?
Kontrollera att leverantören har certifieringar som visar att lösningen är skyddad. Leverantören ska vara öppen om sitt säkerhetsarbete och besvara säkerhetsfrågor.
11. Vad är särskilt bra med systemet?
Fråga vad som är bra med leverantörens system. Varför skiljer detta system sig från andra lösningar?
12. Har ni kundreferenser inom samma bransch som oss?
Det är alltid en tröst att veta att flera företag i samma bransch – eller med samma företagsstruktur och arbetsmetod – redan använder systemet som du överväger. Be att få prata med eller besöka några av dessa referenser.
Xledger är ett komplett, automatiserat och 100% molnbaserat affärssystem. Vi erbjuder ett standardsystem med automatiserade processer. Ditt företag behöver inte spendera tid och resurser på ett långt implementeringsprojekt, uppdateringar eller uppgraderingar. Xledger är alltid tillgängligt och du kan komma åt uppdaterad information när som helst, var som helst. På så sätt är det lättare att fatta välgrundade beslut baserat på rätt data.
