Malling & Co er en totalleverandør av tjenester innen næringseiendom, og en av Norges største aktører innenfor eiendomsforvaltning. I 2023 forvalter selskapet 2,5 millioner kvadratmeter næringseiendom, og eiendomsverdier for ca. 100 milliarder kroner på vegne av sine kunder.
Malling & Co får effektive prosesser med færre systemer
Økonomiavdelingen i Malling & Co har de siste årene jobbet i ulike systemer for å dekke timeregistrering, fakturering, regnskap og økonomistyring. I tillegg har de oppgaver som utføres i ulike fagsystemer. Mangelfull integrasjon mellom systemene har ført til mye manuelt arbeid.
– Vi hadde behov for å forenkle og effektivisere måten vi jobber på og startet en prosess for å finne et komplett forvaltningssystem. Etter en periode med kartlegging kom vi frem til at det riktige for oss var å velge de beste systemene innenfor hvert fagområde og koble disse sammen, forteller økonomidirektør i Malling & Co, Martin Mehus.
Malling & Co har valgt Xledger som sitt økonomisystem og integrerer dette med fagsystemene for kontraktshåndtering, teknisk forvaltning, årsoppgjør og kundehåndtering (CRM). Antall systemer reduseres og flere prosesser automatiseres.
Martin Mehus har høye ambisjoner for å skape et heldigitalt eiendomshus. For å oppnå dette er Xledger en naturlig partner.
– Vi var egentlig på jakt etter et alt-i-ett-forvaltningssystem rettet mot eiendom. Det så vi raskt at ikke var mulig. I stedet valgte vi å koble sammen flere ulike systemer. Da falt valget på Xledger som det beste økonomisystemet, sier Mehus.
For å lykkes med et slikt oppsett, krever Malling gode løsninger for deling av data, såkalte API-er. Det har Xledger. Samtidig trekker Mehus frem hvordan Xledger sørger for at alle operasjoner kun behøver å gjøres en gang.
Til sammen sørger det for at Xledger er:
- Alltid oppdatert: Malling får oversikt over økonomien i sanntid, og kan selv kjøre ut rapporter og gjøre analyser.
- Automatisering: Med Xledger har Malling automatisert fakturahåndtering og en rekke andre prosesser.
- Samspill: Xledger er integrert med kontraktshåndtering, CRM-system og bank. Samtidig får revisorene akkurat den informasjonen de trenger til riktig tid.
Fordeler med et komplett, skybasert økonomisystem
Malling & Co har en stor regnskapsavdeling og oppdragene øker i antall og størrelse.
– Vi ser frem til å effektivisere prosessene for regnskap og økonomistyring. Med Xledger får vi et system der en rekke prosesser er ferdig automatisert, blant annet fakturering. En annen stor fordel er at time- og fakturahåndtering er bygd inn i økonomisystemet. Vi trenger ingen ekstra moduler. I Xledger registreres dataene kun én gang og knyttes automatisk til de riktige kundene og prosjektene, forteller Mehus.
– Da vi skulle velge økonomisystem så vi at Xledger er bygd opp med en struktur som passer oss veldig godt. Vi jobber med veldig mange selskaper og det må være enkelt å oppdatere kontoplaner og jobbe på tvers av selskapene. Videre er det viktig for oss at systemet vi velger er et ekte skybasert og standardisert system. Da er vi alltid oppdatert på nyeste teknologi og slipper å tenke på oppgraderinger. Dette bidrar også til en smidig implementeringsprosess. Vi kommer mye raskere i gang enn hva som er tilfelle med de tradisjonelle økonomisystemene, understreker Mehus.
Malling & Co ser klare gevinster internt – og for kundene
Effekten merker Mehus umiddelbart: – Vi som forvalter får raskt en totaloversikt over vår totale portefølje uten å bruke mye tid på datauttrekk, sier Mehus.
Han merker også at kundene stiller høyere krav nå enn tidligere.
– Når kundene selv kan gå inn og se på tallene, forventer de at vi hele tiden holder dem ajour. Heldigvis gjør Xledger det så enkelt å oppdatere regnskapet, at vi nå klarer dette, sier Mehus.
Martin Mehus sin jobb er nå å hente ut flere gevinster i den nye plattformen.
– Det er litt som å bytte fra gokart til Formel1-bil. Det går veldig mye fortere, og stiller helt nye krav til sjåføren, sier Mehus.
Malling & Co reduserer antall systemer. De systemene som er valgt integreres slik at forretningsprosessene effektiviseres. Den daglige produksjonen blir mest mulig automatisert og regnskapsførerne vil spare mye tid.
– Med frigitt tid kan vi jobbe enda tettere med kundene og gi dem merverdi i form av flere analyser og rapporter. I tillegg får vi økt kapasitet til nye oppdrag. Dette er viktig for vår positive vekst videre, avslutter Mehus.
