BerGenBio er et biofarmasøytisk selskap som utvikler innovative medisiner til hjelp mot aggressive sykdommer, inkludert kreft og alvorlige luftinfeksjoner. Selskapet jobber med en rekke omfattende prosjekter i flere land.
— Som et prosjektselskap med flere langsiktige prosjekter og begrenset tid og ressurser til å bruke på systemstøtte og analyser, hadde vi behov for et nytt skybasert økonomisystem. Systemet måtte fungere over landegrenser og supportere ulike valuta, ha automatiserte prosesser og gi oss enkle og funksjonelle rapporteringsmuligheter sier Oksana Satmari, Group Business Controller i BerGenBio.
Det var viktig med et system som leverte lett tilgjengelig sanntidsinnsikt i transaksjoner og bilag. Systemet måtte omfavne behovene til alle brukere, uansett om de tilhører økonomifunksjonen eller representerer operasjonelle forretningsområder.
I BerGenBio er det mange enkeltprosjekter med ulike prosjektledere som alle skal bidra i ulik grad til prosjektoppfølging og rapportering. Det var dermed essensielt at læringskurven var kort fra implementering til aktiv bruk.
Innsikt skaper oversikt
Xledger sin standardiserte løsning med drilldown og prosjektrapportering i sanntid gjør det enklere å følge og ha innsikt i både prosjektet og bedriftens finansielle status.
Med Xledger sin funksjonalitet fikk økonomiavdelingen og ledelsen innsikten og kontrollen på det finansielle, og kan aktivt bruke dette for å drive både prosjekter og BerGenBio videre.
— Det at Xledger sine rapporter er automatiserte har gjort at vi sparer 2-3 dager i måneden med manuell rapportering, og etter grundig opplæring av prosjektledere på bruk av systemet merker vi forbedring i rapporteringskvalitet og tid, sier Satmari.
Grundig prosess
Det var viktig at implementeringen av Xledger ble forankret i hele bedriften. BerGenBio sitt implementeringsteam var representert med deltakere fra de ulike forretningsområdene. De var involvert i både kjøpsprosessen og implementeringsfasen for å sikre blant annet at forretningsbehov og sikkerhetsmessige forhold var tilstrekkelig dekket, noe som var svært viktig for BerGenBio.
En viktig del av de innledende fasene handler om hvordan nytt system gjør det mulig for kundene å jobbe smartere og mer effektivt.
— Vi er ærlige på hva som er tidkrevende og komplekst, og synliggjør beste praksis for en smidig innføring av nytt økonomisystem. Vi ønsker å hjelpe våre kunder med å nå deres ambisiøse mål, både med tanke på vekst, utvikling og forbedring av organisasjonen, sier Gaute Tinnes-Rimehaug, salgsdirektør i Xledger.
— BerGenBio ville ikke la tid gå på bekostning av et riktig valg. Vi hadde en grundig salgsprosess over noen måneder, hvor BerGenBio hadde en tydelig målsetning om at alle behov ble vurdert opp mot funksjonalitet og effektiviseringsgevinster. Samtidig ble vi veldig godt kjent med hverandre, noe som er en fordel både i implementeringsforløpet og i det videre samarbeidet, sier Lars Didrik Fosser, Senior Sales Executive i Xledger.
