Alla projekt som innebär digital förändring påverkar verksamheten och förmågan att vara produktiv. Särskilt vid något så komplext som övergången till ett nytt affärssystem. För att göra processen både enkel och smidig har Xledger ett team med lång erfarenhet av att jobba i verksamheter/koncerner som ekonomichefer och controllers. Teamet tar hand om kunderna från första säljmötet och fram till tre månader efter att det nya systemet har tagits i bruk.
– Kommunikation och förväntningsstyrning är kritiska framgångsfaktorer för en lyckad implementering. Projektet måste förankras internt i organisationen och kunderna måste själva avsätta tid och resurser i projektet, säger Karin Skoglund, konsultchef på Xledger i Sverige.
Bli uppmärksam på vad som är onödigt och ineffektivt
Inledningsvis i processen lägger vi mycket tid på att sätta oss in i kundens behov. Syftet är att förstå behoven ingående för att kunna ge råd om hur systemet kommer att möta kundernas behov och därefter vad som måste göras för att säkra att resultatet blir bättre än vad kunden hoppats.
– I den första behovs-workshopen får kunden svara på frågor som de kanske inte har tänkt på. Eftersom vi frågar ”varför” väldigt mycket, får vi intressanta diskussioner där kunderna blir uppmärksamma på processer och rutiner som kan vara ineffektiva och onödiga. Om det dyker upp särskilda behov som gör Xledger olämpligt ges råd om vart kunderna istället kan vända sig.
– Första workshopen ger oss viktig insikt om kundens organisation och processer, men även om människorna och deras arbetssätt. Nästa steg i processen genomförs några veckor senare. I lösnings-workshopen får kunden se en live-demo för att säkerställa att vi har förstått behoven och vi visar hur vi kan lösa dem, säger Karin.
Sparar stora kostnader
Efter workshoparna följer eventuella uppföljningsmöten fram till att systemvalet görs.
– Processen ska ses som ett förprojekt som levereras gratis, men detta tar andra ofta betalt för och det kan kosta 100 000-tals konor, säger Karin. Hon menar att kvalitén på teamet talar starkt till Xledgers fördel.
– Vårt team har lång erfarenhet och bred kompetens inom affärssystem. Det gör att vi snabbt ser både kundernas problem och har identifierat lösningar innan de frågar. Vår roll är att vägleda kunden. Eftersom vi är med genom hela processen skulle det vara dumt att sälja något vi inte kan leverera, säger Karin.
Grundlig implementering
Om kunden väljer Xledger signeras två kontrakt, ett för själva systemet och ett för implementeringsprojektet. Under den grundliga införsäljningsprocessen så definieras införandeprojektets omfattning och beroende på storlek på kund och antalet processer som ska införas kan ett implementeringsprojekts storlek variera mycket. Karta och kompass i alla projekt är Xledger Implementation Methodology (XIM).
– Vi levererar bara programvara i molnet och metoden är därför skräddarsydd för detta ända mål. Vi lär av varje projekt och uppdaterar XIM fortlöpande. Även om kunderna är olika kan vi använda samma process, säger Karin. Metoden har samlat erfarenheter från alla våra implementeringar globalt under 15 års tid.
Kunderna ska klara så mycket som möjligt själva
Hela processen leds av en erfaren projektledare, och implementeringsteamet följer kunden tätt fram till att lösningen har fungerat väl i minst tre månader. Karin vill att kunderna ska slippa använda henne eller någon av hennes kollegor senare.
– Det bästa är när kunderna klarar det mesta själva. Det ger ett helt annat ägarskap till systemet. Mesta möjliga kunskap hos kunderna säkrar att de klarar av att utnyttja hela potentialen i systemet. Vi ser ett klart samband mellan kunskapsnivå och kundnöjdhet. Vi får väldigt fin återkoppling på hur vi gör implementeringen, utbildningen och kompetensöverföringen, avslutar Karin.
