Koncerner och större företag som levererar projekt och timmar har ofta svårt att få en översikt över projektredovisningen i de olika juridiska enheterna. Insikt mellan olika projekt och enheter kan göra rapporteringen enklare.
Projektredovisning som beslutsunderlag
I Xledger har det alltid varit fokus på att automatisera så mycket som möjligt av bokföringsprocesserna. Det ska vara enkelt för den som utför uppgifterna och det ska vara lätt att ha total översikt över den ekonomiska situationen, oavsett företagets storlek. Detta gäller även för de som arbetar med projekt. Projektredovisningen måste vara korrekt och ska användas som beslutsunderlag för projektledare och chefer. I Xledger har vi löst det på flera sätt:
1. Ingående faktura tolkas och säkerställer korrekt betalningsinformation
Fakturor som skickas till systemet genererar ett färdigt verifikat med leverantör, fakturanummer, förfallodatum, kontonummer, OCR-nummer och belopp. Som ett resultat säkerställer det rätt betalning vid rätt tidpunkt mot rätt leverantör till rätt konto.
2. Konteringsregler och dimensionskontroll säkerställer korrekt bokföring
För att säkerställa att projekt blir bokförda till vissa konton/kontogrupper och andra villkor så sätter vi upp regler som förhindrar att fakturor blir bokförda utan tillräcklig information. På så sätt hjälper systemet till att säkerställa att projektrelaterade kostnader blir bokföra korrekt.
3. Automatisk periodisering hindrar manuell justering av projektredovisningen
Väljer man att periodisera kostnader eller intäkter så är det tillräckligt att hänvisa till startperioden och antal perioder. Därefter kommer konteringen att följa periodiseringen.
4. Godkännandeflöde säkerställer att fakturan utfärdas med rätt belopp för rätt projekt
Skicka en färdighanterad faktura till godkännande hos projektledare som verifierar belopp/kontering och eventuellt lägger till redovisningsinformation som bokföringen inte känner till.
5. Faktiska kostnader mot budget säkerställer en korrekt bedömning
En ytterligare kontroll som projektledare kan göra i Xledger är att jämföra faktiska kostnader mot budget. Det kan ske på leverantörsnivå mot projektet och ger projektledare ännu bättre grund för beslutsfattande vid fakturagodkännande.
6. Fastställd timkostnad säkrar en fullständig kostnadsbild i projektredovisningen
För projektföretag där timmar är en stor del av projektet är den fastställda timkostnaden för projektdeltagarna en viktig del av kostnadsbilden. När timkostnaden är kopplad till den anställda kommer godkända timmar automatiskt upp i huvudboken mot relevanta projekt. Jämförelse kan ske mot budgeterade timmar och beräknad projektbudget.
7. Fullständig översikt över fakturaunderlag och projektintäkter
Timmar, fakturor för vidarefakturering, projektrelaterade resor/utgifter, fakturering per milstolpe och återkommande faktureringsinställningar är alla relevanta faktureringskällor för projekt. Xledger säkerställer fullständig fakturering genom att samla alla källor till ett fakturaunderlag. Därefter avgör projektledaren faktureringsgrunderna genom att upprätta en rutin för godkännande i systemet.
För att ledningen och projektledare ska kunna använda projektredovisning som ett bra hanteringsverktyg är det viktigt att optimera kvaliteten på de ifyllda uppgifterna och dra nytta av aktivitetsbaserade kostnadsberäkningar. Goda interna rutiner tillsammans med en enhetlig projektuppläggning kommer avsevärt att öka kvaliteten på projektredovisningen.
