Sammenligning av økonomisystemer – 10 ting du bør vurdere

1. Offentlig eller privat nettsky?

Hvis du vurderer å bytte til en skytjeneste for økonomisystemet ditt, er det to begreper du bør kjenne til, Public Cloud og Private Cloud. Enkelt forklart betyr Private Cloud at hver kunde har sin egen database og applikasjon som er tilgjengelig i skyen. Public Cloud gjør at alle kunder deler databasen og applikasjonen, noe som gir større grad av ressursutnyttelse. I tillegg er Public Cloud en forutsetning for å kunne dra nytte av deler av automatiseringen som finnes i en ekte skyløsning.

2. Automatisering av forretningskritiske prosesser

Høyere grad av automatisering står høyt på listen over hva som skal oppnås med et systemskifte og noe som bør inkluderes i sammenligningen mellom systemer. Automatisering handler ofte om å sikre kvalitet og effektivisere tidkrevende manuelle prosesser, samt å unngå kostbare feil.

Automatisering bør være sentralt for alle som vurderer et nytt økonomisystem, for å frigjøre tid til andre oppgaver. Noen eksempler på automatisering:

• Bokføring
• Håndtering av leverandørfakturaer
• Rapportering
• Abonnementsfakturering
• Ordrebehandling
• Automatisk bankavstemming
• Konsolidering av konsernregnskap

3. Integrasjon med andre forretningskritiske systemer

Økonomisystemet er ett av flere virksomhetskritiske systemer og skal enkelt, sikkert og raskt kunne både motta og sende informasjon for å få et helhetlig bilde av virksomhetens økonomiske situasjon. Integrasjonsmulighetene skal være flere, uavhengig av database, systemtype og filformat. Sørg for at virksomhetens integrasjonsbehov dekkes når du sammenligner ERP-leverandører.

4. Høy sikkerhet

Økt digitalisering gir mange nye muligheter for næringslivet, men også trusler og farer. Som bruker av skytjenester er det viktig å ha et bevisst forhold til sikkerhet, både for bedriften og de ansatte. I dialogen mellom deg og din leverandør er det viktig at du er klar over hvilke utfordringer som kan oppstå. Det kan være vanskelig å vite om leverandørene man velger mellom tilbyr et økonomisystem med høy sikkerhet.

Spørsmål du bør stille:

• Er leverandøren ISO-sertifisert?
• Hvilken type kryptering brukes?
• Hvor ofte tas sikkerhetskopier?
• Hvem har tilgangsrettigheter til systemet, ulike rettighetsnivåer, plattformen og datasenteret?
• Hvordan sikres overvåking og hvordan avverges trusler fra eksterne cyberangrep?
• Hvor lagres dataene? I Norge eller hos internasjonale skyleverandører?

5. Oppgraderinger – arbeid alltid med den nyeste versjonen

Mange virksomheter utsetter vedlikeholdet av sine økonomisystemer for å fokusere på andre kritiske oppgaver, men konsekvensen er at systemet gir stadig dårligere støtte.
Finn ut hvordan de ulike leverandørene sørger for at brukerne jobber i siste versjon.

• Er oppgraderinger inkludert i prisen og hvor ofte gjøres disse?
• Hva kreves av deg som kunde?
• Hva er leverandøren ansvarlig for under en oppgradering?
• Er du avhengig av eksterne konsulenter?
• Må oppgraderinger implementeres på nytt, og hva kreves i såfall?
• Våg å stille tøffe spørsmål for å unngå et utdatert økonomisystem som blir dyrt og tidkrevende å oppgradere!

6. Gjennomføring

Implementeringen kan ta lang tid avhengig av hvilket økonomisystem og hvilken leverandør du bruker. Det er viktig å være forberedt og diskutere implementeringsprosessen helt i starten av prosessen.

Din potensielle leverandør bør forklare hvordan implementeringsprosessen ser ut. Hvilke krav stiller leverandøren til deg som kunde og har du ressurser til å frigjøre den tiden under gjennomføringen? For en vellykket implementering bør du vite dette på forhånd og leverandøren bør presentere teamet som styrer implementeringen. Et tips er å prøve å finne en leverandør hvis implementeringsteam har jobbet med regnskap og som forstår ditt daglige arbeid. De beste implementeringene er når alle involverte vet hva de kan forvente.

7. En leverandør med tilpasningsevne

Ikke vær redd for å stille tøffe spørsmål til din potensielle leverandør om deres tilpasningsevner. Du vil ikke at noen begrensninger skal dukke opp senere i prosessen. Leverandøren kan være spesialisert i ett kundesegment og ikke nødvendigvis vant til andre typer kunder. Ulike kunder kommer med ulike krav og problemer. Derfor er det viktig for deg å kjenne deres tilpasningsevne, da det vil påvirke deg både i implementering og bruk.

Viktige spørsmål å stille kan være:

• Finnes det en global standard i selskapet eller er hver prosess laget lokalt?
• Er det begrensninger på bedriftens størrelse eller geografisk tilstedeværelse?

8. Muligheten for støtte

Når noe går galt, er det viktig å vite hvor du skal henvende deg og hvor lang den forventede løsningstiden er. Tilgangen til hjelp er et av de mest kritiske punktene etter implementering.
Noen tilbydere outsourcer supportfunksjonen og andre tilbyr lokal støtte. Avtal internt hva dine krav er til støtte fra leverandøren. Er det viktig å kunne kontakte support på organisasjonens språk eller føles det behagelig å ta spørsmålene på et annet språk?

9. Hvordan ser morgendagens virksomhet ut?

Å endre økonomisystem er en kostbar prosess, både i tid og penger. Det er mye å tenke på før, under og etter en endring. Tenk på dagens utfordringer og hvordan et økonomisystem kan løse dem, men ikke glem morgendagens behov. Skal du utvide, kjøpe nye selskaper, internasjonalisere eller trappe ned for å fokusere på kjernevirksomheten?
Selv om dette er noen år unna, er det gunstig å vurdere dette i prosessen. Du ønsker ikke å bli sittende fast med nye implementeringer eller vente på hjelp for å gjøre endringer. Endringer kan skje raskt og et skalerbart skybasert økonomisystem hvor brukeren selv kan fjerne, legge til eller endre i systemet kan være løsningen.

10. Pris – kostnader over tid og hva bør inkluderes?

Kostnadene for et skybasert økonomisystem består blant annet av implementeringskostnader og månedlige kostnader. Disse kostnadene varierer mellom tilbydere.

For et skybasert økonomisystem betaler du kun for det du faktisk bruker. I tillegg kreves det ingen høye implementeringskostnader da en ekte SaaS-løsning allerede er i skyen, ingenting må installeres eller programmeres. Alle oppdateringer skjer uten ekstra kostnader eller implementeringer. Leverandøren skal kunne forklare prisen og forklare hva du betaler for. Tør å ta de tøffe diskusjonene.