Økonomene i kraftbransjen automatiserer for å frigjøre tid til å forutse behovene som kommer.

I et dybdeintervju gjennomført som en fagdiskusjon, forteller to økonomiledere i kraftbransjen om hvordan den teknologiske utviklingen har forandret bransjen deres og økonomifaget, og hvordan det fører til nye, flere og mer skjerpede krav. 

Økonomisjefene er: 

  • Vigdis Ormevik (VO), CFO i Tinfos AS  
  • Ken-André Johansen (KAJ), økonomisjef i Salten Kraftsamband  

Til sammen har de over 40 års erfaring som økonomiledere. De har begge tatt i bruk moderne økonomisystemer for å effektivisere både sin egen hverdag, men også virksomheten for øvrig. 

Hva var bakgrunnen for at dere ønsket å investere i nytt økonomisystem? 

KAJ: Vi så på mange skybaserte løsninger. Vi skulle ha et system som var framtidsrettet og kostnadseffektivt sammenlignet med system på egne servere som ofte koster mye å drifte. Vi gjorde mange vurderinger, og da særlig knyttet opp mot beredskapsforskriften, som vi er underlagt. Av de systemene vi vurderte, var det faktisk kun Xledger som tilfredsstilte kravene.  

VO: Vi ønsket å forenkle arbeidsprosesser og redusere manuelt arbeid gjennom å ta i bruk et system med høy grad av automatisering og gode rapporteringsmuligheter på tvers av selskaper, og i størst mulig grad unngå integrasjon mot andre systemer. Vi har behov for et skalerbart system med muligheter for å registrere og rapportere data på flere nivåer og uavhengige dimensjoner. Vi tok beslutningen våren 2020 og startet implementeringen av Xledger etter sommeren. Vi lyktes godt med overgangen fordi vi hadde en kompetent og endringsvillig prosjektgruppe og en dyktig controller som ledet prosessen fra vår side. Det er også viktig å frigjøre tid for prosjektmedarbeiderne til å arbeide grundig med kartlegging, analyse, design og implementering. Dermed kunne vi gå live i løpet av noen måneder. 

KAJ: Vi skal hjelpe lederne i våre virksomheter med å finne ut hvor de kan ta grep for å redusere kostnader og bli mer effektive. Vi skal bidra til å få best mulig resultat for hver kilowattime produsert. Et moderne økonomisystem bidrar til å redusere arbeidsprosesser med bokføring av historiske tall og frigjøre ressurser til å gjøre kostnadsanalyse. 

VO: Virksomheten i Tinfoskonsernet krever tett oppfølging av fremdrift, kvalitet og kostnader, knyttet til både løpende drift og utviklings-/utbyggingsprosjekter i inn- og utland. Konsernstrukturen endres stadig gjennom etablering av nye virksomheter og salg av selskaper. Vi utarbeider langsiktige prognoser for resultat og balanse for å kunne estimere de finansielle konsekvensene av prosjektporteføljen, som inkluderer beregninger av lønnsomhet, langsiktig kapitalbehov, utbyttemuligheter, osv.

Vi må ta høyde for eksisterende og kommende prosjekter, ordinær drift, bemanning og investeringer både i eksisterende og nye anlegg, og estimere hvordan dette påvirker økonomiske resultater og kapitalbehov på kort og lang sikt. Da er det viktig at vi har gode rapporteringsmuligheter i økonomisystemet for å raskt og enkelt kunne hente ut mest mulig sanntidsdata som grunnlag for å utarbeide langsiktige økonomiske prognoser.  

KAJ: Vi må effektivisere driften der vi kan, og få fram nøkkeltall som synliggjør hvor vi bruker og tjener penger. Det krever at vi får fram gode KPI-er, og kan integrere økonomisystemet med de øvrige fagsystemene. Prosesser må forenkles og helst være automatisert.  

“Av de systemene vi vurderte, var det faktisk kun Xledger som tilfredsstilte kravene.”
Ken André Johansen, økonomisjef i Salten Kraftsamband

Hva er den største utfordringen for en økonomisjef i kraftbransjen? 

Vigdis Ormevik, CFO i Tinfos AS

VO: Selskapsstrukturen i Tinfos er i kontinuerlig endring gjennom nyetableringer og salg av selskaper. Vi har mange prosjekter i ulike faser i flere land og i flere valutaer. Det er behov for å håndtere alle elementer av prosjektøkonomien i ett system hvor prosjektledere og øvrig ledelse har løpende kontroll på budsjett, kontraktsforpliktede kostnader og prognoser. Utfordringen er blant annet å raskt og effektivt kunne produsere nødvendig underlag for videre analyse og beslutningsstøtte i strategiske prosesser. Vi har et klart mål om å redusere ressursbruken på oppgaver som kan digitaliseres og automatiseres.  

KAJ: Å fremskaffe korrekte tallstørrelser som benyttes ved beslutninger for selskapene er en stor utfordring. Det kreves et fleksibelt økonomisystem som bidrar til å analysere data effektivt med et minimalt bruk av ressurser. Automatisk bankavstemming bidrar til en effektivisering av økonomifunksjonen og frigjøring av ressurser. Det ble en stor positiv forandring da vi byttet økonomisystem. Vi har allerede frigjort ressurser til mer interessant analysearbeid. 

Hvordan påvirkes dere av teknologi?  

KAJ: Kan vi redusere kostnader og frigjøre tid, så gjør vi jo det. Analyse og innsikt blir viktig.  Det stilles større krav til analytiske evner innenfor regnskap og økonomifunksjonen når man automatiserer rutinepregede arbeidsoppgaver til fordel for analyse og regnskapsrådgivning. 

VO: Ny teknologi innebærer muligheter for forenkling og automatisering av arbeidsprosesser, og kan fjerne en del manuelle, rutinepregede oppgaver. Vi ønsker å utnytte dette for å frigjøre ressurser til andre prioriterte oppgaver, som analyser av datagrunnlag for videre forretningsutvikling, langsiktig økonomisk planlegging og bedre oppfølging og kostnadskontroll i prosjekter. 

KAJ: Vi ser at våre långivere fokuserer på bærekraft og grønn omstilling. Bare det siste året stilles det mye strengere krav til at vi må synliggjøre hvilken verdiskapning vi bidrar til for å få god kapitaltilgang til gunstige vilkår. Vi må i større grad innarbeide konsekvensene av bærekraft i regnskapet. Da er vi avhengig av et system som fremstiller gode rapporter for hele organisasjonen.  

 Ny teknologi innebærer muligheter for forenkling og automatisering av arbeidsprosesser, og kan fjerne en del manuelle, rutinepregede oppgaver.
Vigdis Ormevik, CFO i Tinfos AS

Dere beskriver en hverdag med mer ansvar og flere krav. Er det noe som blir pålagt dere, eller tar dere initiativ til det selv? 

KAJ: Man får jo alltids rapporteringskrav fra myndighetene, og er avhengig av systemer som kan ta unna det. Internt pålegger vi oss selv å definere kostnadsdriverne og hvordan vi skal få mest ut av hver kilowattime. På økonomisiden er vi nødt til å komme enda sterkere ut til den øvrige virksomheten for å få forståelse for hva vi alle må gjøre. En operatør har mye fokus på å drifte kraftverk optimalt, men kanskje ikke samme fokus på lønnsomheten. Økonomi bidrar til benchmarking-analyse av selskapet mot andre energiselskaper. De som styrer kraftverkene, skrur produksjonen opp og ned ettersom prisene stiger og synker. I samarbeid med driftspersonellet må vi finne den optimale grenseverdien for hvor langt ned på prisskalaen det vil være lønnsomt å produsere eller la vannet renne forbi turbinen. Økonomi må i samarbeid med øvrige avdelinger i selskapet definere nøkkeltall og KPI-er som er avgjørende for virksomhetens utvikling. 

VO: Det er en kombinasjon. Men det er viktig å være proaktiv og raskt ta i bruk ny teknologi som kan bidra til å optimalisere virksomheten, øke mulighetene til å håndtere en prosjektportefølje i stadig endring og fremskaffe rapporter og underlag for forretningsutvikling mer effektivt enn før.  

Vi kan ikke kun forholde oss til nye krav etter hvert som de kommer, men må tenke kontinuerlig forbedring og iverksette nødvendige og ønskede endringer tidlig.   

KAJ: Vi bidrar til beregning av nye inntektsstrømmer og gjennomfører lønnsomhetsvurderinger på prosjekter vi har. Vi er riktignok i en driftsfase hvor det handler mer om å forvalte det vi har i større grad. Hos oss går det mer på å øke effektiviteten. Også har jo vi ambisjoner om å være best, og da må vi se på hvor kostnadene og mulighetene ligger.  

Hvilke spennende planer har dere i skjæringspunktet teknologi og økonomiprogrammer?  

Ken Andre Johansen økonomisjef i Salten Kraftsamband
Ken André Johansen, økonomisjef i Salten Kraftsamband

VO: Nå jobber vi for å gjøre oss kjent med Xledger og mulighetene som systemet gir. Jeg har inntrykk av at det gir mange muligheter, blant annet til forenkling av arbeidsprosesser og rapportering, sammenlignet med systemet vi hadde før.  

KAJ: Vi skal utnytte Xledger så langt som vi kan. Det er mange muligheter vi ikke har tatt i bruk ennå. Vi har fagsystemer som vi ønsker skal virke sammen med Xledger. Noen integrasjoner er implementert, mens andre integrasjoner må vi ta senere. Innkjøpsmodulen i Xledger er en funksjonalitet vi vil vurdere og som kan bidra til å effektivisere driften.  

VO: Det å gjennomføre prosjekter i ulike faser, i flere land, og i en konsernstruktur i stadig endring, krever utvikling av ny kompetanse, god planlegging og tett økonomisk oppfølging. Det er viktig at vi raskt får god oversikt over nødvendig styringsinformasjon til støtte i beslutningsprosesser. 

Om Tinfos

Tinfos har lange og stolte tradisjoner fra hjertet av Telemark, som et av Norges eldste kraft- og industriselskap. Fra 2008 har konsernet vært drevet som et rent kraftselskap. Tinfos har et overordnet mål om å bidra til å realisere FNs bærekraftsmål ved å utvikle en større portefølje fornybar energi i utvalgte land, og har som mål å innen 2030 ha omsatt prosjekter og ferdige anlegg med årlig kapasitet på ca. 1 TWh.

Om SKS

SKS er Nord-Norges ledende kraftprodusent med en produksjon fra 2,1TWh fra 20 kraftstasjoner. Fra hovedkontoret på Fauske har selskapet bygget opp et solid krafthandel- og forvaltningsmiljø, og konsernet er også medeier i et av landsdelens største sluttbrukerselskap innen salg av strøm – Polar Kraft AS. Kjernevirksomheten er delt inn i kraftproduksjon, krafthandel og avregningstjenester, og driftssentral.

Les mer om Xledger for kraft- og energibransjen!