Jämföra affärssystem – 10 saker du bör tänka på

1. Public eller Private Cloud?

Om du funderar på att byta till en molntjänst för ditt affärssystem är det två begrepp som är bra att känna till, Public Cloud och Private Cloud. Enkelt förklarat innebär Private Cloud att varje kund har sin egen databas och applikation som är tillgänglig i molnet. Public Cloud innebär att alla kunder delar databas och applikation vilket ger en större grad av resursutnyttjande. Dessutom är Public Cloud en förutsättning för att kunna dra nytta av delar av automatiseringen som finns i en äkta molnlösning.

Läs mer om skillnader mellan Public och Private Cloud längst ned i inlägget.

2. Automatisering av affärskritiska processer  

En högre grad av automatisering ligger högt upp på listan på vad som vill uppnås med ett systembyte och något som bör vara med i jämförelsen mellan affärssystem. Automatisering handlar många gånger om att säkerställa kvalitet och effektivisera tidskrävande manuella moment samt undvika kostsamma misstag. Automatisering bör vara centralt för alla som utvärderar ett nytt affärssystem, för att frigöra tid till förmån för andra uppgifter.

Här är några exempel på automatiseringar:

• Projekthantering
• Bokföring
• Hantering av leverantörsfakturor
• Fakturering
• Orderhantering

3. Integration med andra affärskritiska system

Affärssystemet är ett av flera verksamhetskritiska system och måste enkelt, säkert och snabbt kunna både ta emot och skicka information för att få en komplett bild av verksamhetens ekonomiska situation. Integrationsmöjligheterna måste vara flera, oavsett databas, typ av system och filformat. Säkerställ att verksamhetens integrationsbehov tillgodoses när du jämför leverantörer av affärssystem.

4. Hög säkerhet

Ökad digitalisering medför många nya möjligheter för verksamheten, men även hot och faror. Som användare av molntjänster är det viktigt att ha ett medvetet förhållande till säkerhet, både för företaget och de anställda. I dialogen mellan dig och din molnleverantör är det viktigt att du är medveten om de utmaningar som kan uppstå. Det kan vara svårt att veta om leverantörerna du väljer mellan erbjuder ett affärssystem med hög säkerhet. Nedan finns tips på frågor du bör ställa:

• Är ni ISO-certifierade?
• Vilken typ av kryptering används?
• Hur ofta tas back up?
• Vilka har accessrättigheter till systemet olika rättighetsnivåer, plattformen och datacentret?
• Hur säkerställs övervakning och hur avvärjs hoten från externa cyberattacker?

5. Uppgraderingar – arbeta alltid i den senaste versionen

Många verksamheter skjuter på underhåll av sina affärssystem för att fokusera på andra kritiska uppgifter, men konsekvensen blir att affärssystemet ger allt sämre stöd. I en jämförelse av affärssystem bör ta reda på hur de olika leverantörerna säkerställer att användarna arbetar i den senaste versionen.

Några frågor du behöver ha svar på när du jämför affärssystem:

• Ingår uppgraderingar i priset och hur ofta görs dessa?
• Vad krävs av dig som kund?
• Vad ansvarar leverantören för vid en uppgradering?
• Är du beroende av externa konsulter?
• Behöver uppgraderingar implementeras på nytt och vad krävs i så fall?

Våga ställa tuffa frågor för att slippa ett utdaterat affärssystem som blir dyrt och tidskrävande att uppgradera!

6. Implementering

Implementeringen kan ta lång tid beroende på vilket affärssystem och vilken leverantör du använder dig av. Det är viktigt att vara förberedd och diskutera implementeringsprocessen redan i början av processen. Er potentiella leverantör bör förklara hur implementeringsprocessen ser ut. Vilka krav ställer leverantören på dig som kund och har ni resurser för att frigöra den tiden under implementeringen? För en lyckad implementering bör ni veta detta innan och leverantören bör presentera det team som sköter implementeringen. Ett tips är att försöka hitta en leverantör vars implementeringsteam har arbetat med bokföring och som förstår sig på ert dagliga arbete. De bästa implementeringarna är då alla vet vad de kan förvänta sig.

7. En leverantör med leveranskapacitet

Var inte rädd att ställa tuffa frågor till din potentiella leverantör om deras leveranskapacitet. Du vill inte att eventuella begränsningar ska komma fram senare i processen. Leverantören kan vara specialiserad inom ett kundsegment och inte nödvändigtvis vana vid andra typer av kunder. Olika kunder kommer med olika krav och problem. Därför är det viktigt för dig att veta deras leveranskapacitet då det kommer påverka dig i både implementering och användande.

Viktiga frågor att ställa kan vara:

• Finns en global standard inom företaget eller skapas varje process lokalt?
• Finns det begränsningar i företagsstorlek eller geografisk närvaro?

8. Möjligheten till support

När något går fel är det viktigt att veta vart man kan vända sig och hur lång förväntad lösningstid är. Tillgänglighet till support är en av de mest kritiska punkterna efter implementeringen. När något går fel eller hjälp behövs, krävs snabb återkoppling. Vissa leverantörer outsourcar sin support och andra erbjuder lokal support. Stäm av internt vad ni har för krav på support från leverantören. Är det viktigt att kunna kontakta supporten på organisationsspråket, exempelvis svenska, eller känns det bekvämt att ta frågorna på annat språk? När man är i processen att jämföra affärssystem kan det vara en fråga som man lätt glömmer bort.

9. Hur ser morgondagens verksamhet ut?

Att byta affärssystem är en kostsam process, både i tid och pengar. Det är mycket att tänka på innan, under och efter ett byte. Fundera på dagens utmaningar och hur ett affärssystem kan lösa dessa, men glöm inte bort morgondagens behov. Ska ni expandera, förvärva nya företag, internationalisera eller skala ned för att fokusera på kärnverksamheten? Även om detta är några år bort är det gynnsamt att ha med detta i processen. Ni vill inte fastna i nya implementeringar eller vänta på support för att göra förändringar. Förändringar kan ske snabbt och ett skalbart molnbaserat affärssystem där användaren själv kan ta bort, lägga till eller ändra kan vara lösningen.

10. Pris – kostnader över tid och vad ska ingå?

Kostnaderna för ett molnbaserat affärssystem består bland annat av implementeringskostnad och månadskostnad för affärssystemet. Dessa kostnader skiljer sig mellan leverantörer, speciellt om ni valt ett lokalt installerat system eller ett molnbaserat system. Ett lokalt installerat system har oftast höga kostnader för implementering och uppdateringar av affärssystemet. För ett molnbaserat affärssystem finns en annan prissättning och ni betalar endast för det ni faktiskt använder. Dessutom krävs inga höga implementeringskostnader då en äkta SaaS lösning redan finns i molnet, inget behöver installeras eller programmeras. Alla uppdateringar sker utan extra kostnader eller implementeringar. Leverantören bör kunna redogöra för priset och förklara vad ni betalar för, våga ta de tuffa diskussionerna.

Några viktiga skillnader mellan Public och Private Cloud

Applikation

Private Cloud:

• Varje kund har sin egen applikation inkluderat ansvar för förvaltning, drift och säkerhet

Public Cloud:

• Alla kunder delar samma grundapplikation där ansvar för förvaltning, drift och säkerhet ingår

Uppgraderingar

Private Cloud:

• Kunden väljer själv när de vill uppgradera
• Implementering sker med hjälp av konsult
• Avsätta intern tid

Public Cloud:

• Leverantören utvecklar och uppgraderar automatiskt för alla kunder
• Alla kunder arbetar med ny teknologi i den senaste versionen
• Ej beroende av konsult eller intern tid

Anpassningar

Private Cloud:

• Stora möjligheter att göra egna anpassningar
• Kräver underhåll och justering vid uppgraderingar
• Ställer höga krav på intern applikationskompetens

Public Cloud:

• Inom ramen för standardlösning
• Inget underhåll eller justering vid uppgraderingar
• För stora begränsningar för vissa verksamheter med stora krav på detaljerad egen anpassning

Integrationer

Private Cloud:

• Kan byggas helt fritt, men kan vara omfattade och kostsamma
• Integrationerna kräver ofta anpassning eller programmering på nytt vid uppgraderingar

Public Cloud:

• Färdiga integrationsgränssnitt
• Gränssnitten ändras inte vid uppgraderingar men nya integrationsmöjligheter läggs till