LÖF har eliminerat Excelfiler och dubbelarbete med Xledger
LÖF (regionernas ömsesidiga försäkringsbolag) är ett rikstäckande försäkringsbolag som har till huvuduppgift att försäkra de vårdgivare som finansieras av regionerna. Deras slutkunder är de patienter som drabbats av en patientskada. LÖFs uppdrag är att utreda och lämna ersättning till patienter som skadas i vården samt att bidra till att antalet skador i vården minskar.
Vad var utmaningen?
Efter att ha arbetat med Hogia i många år var det dags för Löf att automatisera den löpande leverantörsfakturahantering. Det fanns även ett behov av en större flexibilitet i uppbyggnad av workflow och behörigheter som skulle möjliggöra fler användare i bokförings- och leverantörsfakturaprocesserna. Det tredje behovet var ekonomistyrning. LÖF önskade införa ett budget- och prognosverktyg som kunde integreras i ekonomisystemet och ge budgetansvariga chefer bättre rapporter och analysmöjligheter.
Varför föll valet på Xledger?
– Vi gjorde en upphandling där Xledger vann eftersom systemet bäst matchade våra krav till ett rimligt pris, säger Anna Grönfors, Controller på LÖF.
En viktig och avgörande komponent i erbjudandet var Arena Budget, ett verktyg för budget och prognos, då det uppfyllde Löfs behov av att kunna komplettera enskilda budgetposter med relativt omfattande texter som dokumentation.
– Xledger är ett för oss ett lagom komplext system som passar ett bolag i vår storlek. Systemet erbjuder exempelvis automatiseringar i form av bankintegration och automatisk matchning av leverantörs- och kundbetalningar. Enkelheten i att bifoga filer till fakturor och bokföringsunderlag, samt möjligheter till kompletterande kommentarer i text är också mycket bra i Xledger, säger Anna.
Vad blev lösningen?
– De funktioner som underlättat mest för oss är bankintegrationen och automatisk matchning av betalningar av kund- och leverantörsfakturor. Vi gillar också den smidiga funktionaliteten för periodisering av leverantörsfakturor, säger Grönfors.
LÖF hanterar ett stort antal leverantörsfakturor i sin verksamhet. Sedan bolaget bytte till Xledger har andelen pappers– och PDF-fakturor de får in från sina leverantörer minskat. 95% av samtliga leverantörsfakturor utgörs numera av e-fakturor. LÖF kan nu eliminera dubbelarbete och Excelfiler med Arena Budget, ett verktyg för budget och prognos.
Vad blev resultatet?
LÖF har effektiviserat flera av sina arbetsmoment genom automatiska kontroller och matchningar, särskilt genom bankintegrationen. Dessutom är budgetansvariga chefer nöjda med enkelheten – att få tillgång till aktuella utfallsrapporter (med rapportmallar de skapar och förmedlar), drill-down till fakturatransaktioner och möjligheten att exportera rapportdata till Excel.
-Jag som Controller och budgetsamordnare lägger numera betydligt mindre tid på prognos- och budgetprocesser då allt arbete kan göras i ett system – Arena Budget.
Anna Grönfors, Controller, LÖF
