5 frågor som svarar på om din ideella organisation har vuxit ur ert affärssystem
Arbetar du inom den ideella sektorn och har börjat ifrågasätta om din organisation har vuxit ur ert befintliga affärssystem? Det finns då två frågor du kan börja med att ställa dig. Först, fundera på när ni köpte in ert nuvarande affärssystem? Fundera därefter på hur mycket både ditt företag och omvärlden har förändrats sedan dess. Förmodligen har det förändrats en hel del. Utvecklingen går snabbt och det som var passande för tio år sedan kommer sannolikt inte att uppfylla samma krav idag och definitivt inte tio år framåt. Något så enkelt som tillväxt kan innebära att affärssystemet inte längre är ändamålsenligt.
För att undvika att nå en kritisk punkt där affärssystemet inte längre räcker till har vi sammanställt fem frågor du kan ställa din organisation.
1. Hur tillgängligt är ditt affärssystem?
En stor utmaning som många välgörenhetsorganisationer har blivit ställd inför är hur de kan komma åt affärssystemet på distans. Ett sådant grundläggande krav har varit svårt att tillgodose med vissa affärssystem. Ett installerat system på plats kräver att människor är på plats för att utföra grundläggande ekonomiuppgifter. När de försöker få åtkomst till dessa lokala system på distans, behöver ekonomiavdelningen ofta långsamma och opålitliga fjärr- eller VPN-anslutningar.
Den utmaningen kan ett molnbaserat affärssystem lösa. Med ett affärssystem i molnet har ekonomiavdelningen tillgång till finansiella data var som helst, det enda som de behöver är internetanslutning. Det betyder att alla ekonomiuppgifter från fakturering till rapportering kan bli utförda utan förbehåll om tid eller plats. I en tid då distansarbete är normen är molnet verktyget för att din ekonomiavdelning ska få en smidigare och effektivare vardag.
2. Hur klarar ditt system efterfrågan på period- eller bokslutsrapportering?
Av naturen är finansiella rapporter inaktuella så snart de har blivit publicerad, detta eftersom livedata fortsätter att flöda. Det blir ännu värre av de dagar eller veckor av sammanställning och analys som sker innan rapporterna blir presenterade. Tänk på hur mycket värdefull tid som försvinner med att utfärda budgetar eller inkomster och utgifter till din organisation. Kan processen bli mer effektiv?
Med ett modernt ekonomisystem kan ni skapa rapporter baserad på realtidsdata. Dessutom kan din ekonomiavdelning spara värdefull tid genom konfigurerbara roller och dashboards. Det ger avdelningschefer och styrelsemedlemmar tillgång till systemet för att själva ta ut rapporter, vilket ger värdefull tid tillbaka till din ekonomiavdelning.
3. Hur mycket arbete gör du utanför systemet?
Ideella organisationer tenderar att analysera stora mängder data i flera kalkylblad. Data blir exporterat från ekonomisystemet till Excel. Det analyseras, skickas runt för godkännande eller validering, innan det slutligen skickas tillbaka till systemet. Detta arbetssätt leder till ineffektivitet och kan leda till att flera Excelblad med olika versioner och data cirkulerar i organisationen. Viktiga rapporter blir lämnade sårbara för fel och risken för att beslut fattas baserat på felaktiga data är stor.
Moderna ekonomisystem har multidimensionella rapporteringsverktyg i systemet som tillhandahåller realtidsdata. Det minskar risken för mänskliga fel och gör det möjligt att analysera siffrorna, från övergripande nivå ner till transaktionsnivå. Detta ger din ideella organisation ökad insikt och kontroll över organisationen.
4. Hur mycket tid blir lagd på manuella och repetitiva uppgifter? Och hur mycket tid går åt till strategiskt och analytiskt arbete?
Historiskt sett har de flesta ekonomiprocesser och arbetsflöden varit starkt beroende av papper. Ekonomiavdelningar har hamnat i tidskrävande, repetitiva manuella uppgifter i stället för att ägna tiden till att analysera data för att fatta strategiska beslut. Det vill säga de arbetsuppgifter som ger störst värde till organisationen. Vissa välgörenhetsorganisationer har tagit steget att koppla ihop sitt ekonomisystem med ett dokumenthanteringssystem för att minska manuella uppgifter. Men flera system med olika inloggningsuppgifter eller säkerhet skapar ofta sina egna problem.
I stället kan databearbetningen bli automatiserad och regelbundna och/eller upprepade uppgifter blir inte längre tidskrävande. Det frigör tid för teamet samtidigt som arbetstillfredsställelsen ökar. Dina anställda kan fokusera på att skapa värde. Dessutom garanterar inbyggda dokumenthanteringssystem att all information lagras på ett och samma ställe. Till exempel stöddokument som transaktioner eller register blir sparat på ett ställe vilket gör det lättare att hitta.
5. Hur lätt är det att hålla sig uppdaterad med den senaste mjukvaruversionen?
Uppgraderingar innebär vanligtvis dyra konsulttimmar och att tjänsten ligger nere. Eller värre, de långa processerna som omger mjukvaruuppdatering gör att din ideella organisation behöver köras på en tidigare mjukvaruversion i veckor eller månader.
Med ett molnbaserat affärssystem får du uppgraderingar och uppdateringar löpande utan risk för dyra konsulttimmar eller att systemet inte är tillgängligt. Du är alltid uppdaterad, kompatibel med lagar och regler samt arbetar i den senaste versionen.
