Hva skal til for å gjennomføre et vellykket ERP-prosjekt?
Vi i Xledger har gjennomført en rekke vellykkede salgsprosesser og implementasjoner, og har utarbeidet gode rutiner på hvordan dette bør gjøres. Under finner du noen punkter som er viktige å tenke på gjennom hele prosessen.
Tenk langsiktig
Å skifte ERP-løsning er en tidkrevende prosess. Derfor vil det være en stor fordel om dere velger et system dere kan bruke i flere år fremover. For å få til dette er det viktig at bedriften har en klar plan for fremtiden. Hvor mye regner dere med å vokse de neste 5-10 årene? Innebærer dette at dere vil trenge flere funksjoner i fremtiden? Legg en plan for hvordan konsernstrukturen vil se ut. Dersom planene innebærer utvidelse til andre land, sjekk at ERP-løsningen støtter riktig valuta.
Erfaringer fra andre i bransjen
En naturlig del av kjøpsprosessen er å se på andre bedrifter i samme bransje for å finne ut hvilke systemer de har valgt. Det vil lønne seg å ta kontakt for å samle inn litt erfaringer. Dersom en ERP-løsning har flere kunder fra samme bransje vil dette være en fordel for dere. Dersom din bedrift har ønsker om ny funksjonalitet i systemet, kan dette være lettere å få gjennomført dersom det kommer mange kunder til gode. Det er også en stor fordel at ERP-leverandøren kjenner din bransje, da vet de hva som kreves for at dere skal bli fornøyde.
Involver de riktige personene
Selv om dere kjøper et veldig bra ERP-system, blir det ingen suksess om de ansatte ikke ser verdien av å bruke systemet. Det er naturlig at det er litt frykt og motstand i organisasjonen når det skjer endringer. For at alle skal bli trygge på endringene som gjøres er det viktig at ulike brukergrupper er involvert i prosessen, dette gjelder toppledelsen, mellomledere og sluttbrukere. Ved å gi alle en form for eierskap til prosjektet, vil det være lettere å gjennomføre.
Systemets funksjonalitet
Valg av ny ERP-løsning handler om så mye mer enn systemets funksjonalitet. Det er selvfølgelig viktig å sjekke om den grunnleggende funksjonaliteten er på plass og at dere får alle moduler dere har behov for. Det er også viktig å avklare hvilke integrasjoner dere har behov for, og hva dere eventuelt kan løse i nytt system. Moderne bedrifter bruker flere fagsystemer – dersom disse kan snakke med ERP-systemet vil det spare de ansatte for mye tid.
Behov og ambisjoner
Det første møtet med mulige tilbydere bør være en mulighet for dere til å legge frem bedriftens behov og ambisjoner. Dette vil gi ERP-leverandørene muligheten til å finne ut om de har en løsning som passer bra for din bedrift. Ved å være tydelige på behovene dere har vil det bli enklere for leverandørene å presentere en relevant demo.
Lag et verdiforslag
Når dere har valgt hvilket system dere ønsker er det viktig å bli enige om et verdiforslag før implementeringen er i gang. Verdiforslaget bør være en oversikt over hvorfor dere ønsker et nytt system og de fordelene bedriften vil oppnå ved et bytte. Verdiene dere definerer bør kunne brukes som en guide gjennom implementeringen.
Fleksibel kontrakt
Tidligere var det vanlig å ha lokale ERP-systemer som var installert i hver enkelt bedrift. Nå som ERP-løsninger tilbys gjennom skyen og har tatt i bruk SaaS-modellen (Software as a Service) har dette endret seg. I dag er det mulig å inngå abonnementsavtaler som går fra måned til måned, dette gir en mye større fleksibilitet for bedriften.
Opplæring
Se verdien i grundig trening og opplæring av alle som skal bruke det nye systemet. Dette er essensielt for en vellykket gjennomføring.
Fortsett utviklingen
Nye systemer gir nye muligheter. Når implementeringen er ferdig, starter den virkelige jobben. Å bytte ERP-system betyr en endring i organisasjonen – i måten å jobbe på. Få frem alle fordelene og dra nytte av mulighetene med automatisering og maskinlæring som en del systemer tilbyr i dag. La de ansatte bruke sin kompetanse på områder som skaper økt verdi for bedriften.
