Mange kommuner tror de kan oppgradere eller bytte ERP-løsning uten konkurranse, gitt at kostnadsrammen ikke endres vesentlig. Men kan de egentlig det?
— Nei, sier advokat og ekspert på offentlige anskaffelser, Elin Mathisen. Å anskaffe helt ny løsning eller kjøpe vesentlige oppgraderinger kan ikke gjøres uten ny konkurranse.
Elin har jobbet med IT-kontrakter og offentlige anskaffelser i over 20 år, og har omfattende erfaring med utforming av kontrakter og kontraktsforhandlinger innenfor alle typer IT-kontrakter. I tillegg bidrar hun med sin ekspertise både til Forsyningsregelverket og det klassiske Anskaffelsesregelverket.
— Det er to avgjørende prinsipper som regulerer lovlighet/ulovlighet i denne type anskaffelser, sier Elin.
1) Ingen vesentlige endringer etter at kontrakt er inngått
— Hva som anses som en vesentlig endring må baseres på en helhetsvurdering, der ikke bare pris, men en rekke andre momenter er av betydning. Endringer i innhold, kvalitet eller funksjonalitet kan også anses for å være en vesentlig endring av kontrakt.
Bakgrunnen for forbudet mot å gjøre vesentlige endringer i kontrakt er at anskaffelsesregelverkets formål og hensikt vil kunne omgås dersom oppdragsgiver fritt kan endre kontrakten etter inngåelsen. Dersom kontrakten endres i for stor grad etter inngåelsen, vil markedet ikke få anledning til å konkurrere om den leveransen som i realiteten foretas. Ved vesentlige endringer vil en konkurranse være i kommunens egen interesse, sier hun.
2) Særlige krav til aktsomhet i langvarige avtaler
— EU-domstolen uttaler at tidsubegrensede kontrakter «med tiden» vil kunne hindre konkurransen mellom mulige leverandører. En kontrakt som er lovlig inngått, kan altså med tiden komme i strid med regelverket dersom den ikke sies opp.
Konsekvenser ved brudd på anskaffelsesregelverket
— Hvis man ser disse to prinsippene i sammenheng, viser det med tydelighet hvorfor kommunene bør utvise stor forsiktighet dersom de skal gjøre endringer i eksisterende ERP-avtaler, særlig dersom avtalene ble inngått for lenge siden, sier Elin. Når en tjeneste begynner å bli teknologisk utdatert, og det er et marked for alternative løsninger, er det mye som taler for at det vil være i strid med anskaffelsesregelverket om kommunen velger å anskaffe en ny løsning fra eksisterende leverandør fremfor å utlyse en ny konkurranse.
Dersom en kommune gjør vesentlige endringer i en kontrakt i strid med anskaffelsesregelverket regnes det som en ulovlig direkteanskaffelse. Det samme gjelder dersom en tidsubegrenset avtale ikke konkurranseutsettes før eller siden, sier hun. I slike tilfeller kan kommunen bli ilagt bot tilsvarende 15 % av kontraktssummen. Det kan derfor få store konsekvenser om man trår feil ved tolkning av regelverket.
Lovlighetsmatrise
Følgende matrise kan være til hjelp for vurdering av lovlighet:
