Iris Salten identifiserer seg med egenskaper som: solid, effektiv, nyskapende og lokale. Effektivitet skulle vise seg å stå sterkt i valget av nytt økonomisystem.
Iris Salten er et interkommunalt renovasjonsselskap som betjener de ni kommunene i Salten, med hovedkontoret plassert på Vikan utenfor Bodø. Deres hovedvirksomhet består av innsamling og behandling av avfall. Til å håndtere denne virksomheten er det etablert tre datterselskaper, i tillegg eier Iris Salten fire selskaper som de utfører økonomi-, IT-tjenester med mer for. Det er et bredt spekter av tjenester som leveres. Det fører til mye internfakturering mellom selskapene og mange tredjepartssystemer å forholde seg til.
Fra tunge rapporteringsprosesser til innsikt i sanntid
Økonomiavdelingen i konsernet består av seks ansatte som jobber tett med ledelsen og styret. Med mange selskaper blir det også mange styremøter totalt sett i året, hvor all regnskapsrapportering må være på plass. Det har derfor vært ønskelig å effektivisere denne prosessen ytterligere. Økonomiavdelingen så i tillegg at de hadde mye å hente ved å automatisere prosesser og oppgaver. Tiden var moden for et nytt system.
«Vårt økonomisystem har levd sitt liv. Det har blitt bygget på bit for bit i lang tid. Det samme gjelder flere av rapportene som benyttes. Å ferdigstille rapporter kan fort ta litt tid, og noen dager etter rapportering er gjerne tallene «gammelt nytt». Vi ser derfor behovet for en mer umiddelbar tilgang til oppdaterte data og automatisering av prosessene våre. Økonomiavdelingen ønsker å bli mer fremtidsrettet», sier Lisbeth Vollan, Controller i Iris Salten.
I Iris Salten benytter de seg av flere fagsystemer, i tillegg til regnskaps- og økonomisystemet.
Sømløst og helhetlig
«Med Xledger får vi et helhetlig system som inkluderer alle de viktigste områdene innenfor regnskap og økonomi. I tillegg er det direkte koblinger med Brønnøysundregistrene, Altinn, en rekke banker, kredittinformasjon og -overvåking, samt adressevask. Vi slipper mellomlagring av viktig informasjon og kan utføre oppgavene ett sted. Konsernfunksjonaliteten som finnes i Xledger gjør det enkelt for oss å få oversikt over konsernregnskapet og vi sparer mye tid på konsolidering. Nå gleder vi oss til å ta i bruk smarte løsninger som tar over for manuell punching og gir oss bedre innsikt.», forteller Lisbeth.
Grundig prosess
Alle selskapene i konsernet skal benytte seg av Xledger som regnskap- og økonomisystem. Iris Salten gikk derfor grundig til verks når de skulle finne sitt nye system. En nøye, utarbeidet kravspesifikasjon ble sendt ut på anbud til relevante leverandører. Xledger møtte alle kravene og hadde høyest score basert på grunnlaget som var tildelt.
«Xledger lå et hestehode foran de andre når det gjaldt automatiseringen i systemet.», avslutter Lisbeth.
