Hvordan lykkes med automatisering

Skjæringspunktet mellom teknologi og mennesker 

Teknologi alene gir ingen automatisering, du må ha med deg menneskene på reisen. I Aider har de slagordet «Fremtiden er digital – derfor er folk viktigst», og det står sterkt i virksomheten. Her rendyrkes kombinasjonen av teknologi som er enkel å forstå med knallgode folk som bryr seg – og mulighetene som frigjøres ved å utfordre og alltid tenke fremover. 

– Når du digitaliserer så skjer det noe med ansvaret som den enkelte medarbeider har. Der en ansatt tidligere løste fem regnskapsoppdrag, blir kanskje forventingene om noen år ti. Det er klart at det er et mye større ansvar og det krever litt andre typer mennesker, og en litt annen type kompetanse inn i regnskapsselskapene fremover, sier Vik. 

Teknologi er en viktig brikke som må være på plass for å få full utnyttelse av automatiseringen. I Xledger har automatisering av oppgaver og prosesser innenfor regnskap og økonomi vært i fokus fra oppstarten. Ambisjonen har hele tiden vært å automatisere så mange prosesser som mulig innen regnskap. Eksempler på dette er bankintegrasjoner, innkrevingsprosesser, reise/utlegg og automatisk bilagsføring. 

Det å få teknologien på plass for å få automatisert så mye som mulig er èn ting, men det er menneskene som skal ta den i bruk. En konsekvens av dette er at det nå er andre typer mennesker som synes det er spennende å jobbe i regnskapsbransjen enn for kanskje bare fem til ti år siden.

– I Aider er vi opptatt av at vi skal bygge et kompetansehus. Derfor rekrutterte vi 18 studenter rett fra skolen i år. De forventer at man i en økonomifunksjon sitter på samme type teknologi som ellers; enkelt, brukervennlig og automatisert. Derfor det er viktig for oss å samarbeide med de beste teknologileverandørene, forteller Vik.

Burde man være redd for jobben sin?  

Det er åpenbart at det kommer til å falle bort mange arbeidsoppgaver på økonomifunksjonene og regnskapsavdelingene rundt omkring i Norge. I Aider ser de ikke på det som et problem. Nye kunder ønsker å jobbe med en profesjonell aktør som kan teknologien og som har erfaring med å automatisere. 

Kompetansen deres på regnskap og økonomi kan brukes på tvers av områder og avdelinger internt i bedriften.

Hvordan går du frem for å automatisere?

Automatisering handler om forenkling. Start med å gå gjennom eksisterende prosesser og se på hvordan du kan gjøre det enklere. Ikke tenk at du skal automatisere alle prosesser med en gang, men sorter ut noen prosesser du kan starte med.

– Målet om å automatisere 100 % gjør at mange går av seg skoen. For det er en del transaksjoner eller prosesser som ikke er så enkle å automatisere. Her er det mange som stopper opp, fordi mange tenker: «dette funker jo ikke. Jeg klarer ikke automatisere dette her». Da tror jeg at man må sortere litt og si at: klarer vi å automatisere 80 % av volumet i en prosess, så er det kjempebra. Så får man heller håndtere de 20 % sånn som man har gjort tidligere. Da klarer man å ta ut store gevinster likevel, sier Vik.

Start med disse tre spørsmålene: 

• Hva kan vi egentlig automatisere? 
• Hvor ligger kompleksiteten i transaksjonene vi har? 
• Hva brukes alle detaljene vi påfører bilag egentlig til? 

Mye føres kanskje av ren gammel vane. Kanskje det er fordi noen tok ut en rapport i gamle dager som gjorde at det var den eneste utvalgsmuligheten, og slik er kanskje ikke tilfellet lenger? Da har du kanskje et detaljnivå på bilagene som ikke nødvendigvis er relevant lenger, forteller Vik. 

Etter at du har stilt deg selv disse spørsmålene, finner du ut hva som kan autmoatiseres og hva som ikke kan automatiseres.  

Hvor burde jeg starte med automatisering? 

De elektroniske bilagene er som oftest de enkleste dataene å starte med. Om du får inngående fakturaer på EHF, så inneholder den EHFen utrolig mye data som du kan bruke til å identifisere hva kostnaden er.

Du kan for eksempel starte med å automatisere hvordan dette skal føres og hvilke dimensjoner som skal være med. Det kan være prisinformasjon, voluminformasjon, eller at du tar med alle radene som bilagene inneholder. 

Gir mer verdi

En av gevinstene automatisering gir, er at det kan samles inn enda mer data enn tidligere. Det betyr at ansatte i økonomi- og regnskapsfunksjonen kan skape enda større verdi. Med mer data følger mer innsikt, analyser og og verdiskapning for kundene.

Manuell bilagsføring kan skape feil. Mengden gjør at du kan bli litt blind på det du ser, og at det går i et raskt tempo for å komme gjennom bunken. Menneskelig føring gir rom for menneskelig feil. Med automatisering er det maskinlæringen som gjør selve føringen, og datakvaliteten blir deretter.

Automatisering gir systematiske feil

Maskiner kan også gjøre feil. Men med maskiner følger systematiske feil, som er lettere å rydde opp i enn menneskelige feil – som kan være tilfeldige. Maskinlæringen gjør at feilen ikke oppstår igjen, og datakvaliteten blir derfor høyere etter som automatiseringen blir satt i system.

Hvordan bidrar Xledger til å forbedre automatisering av regnskapsfunksjonen?

– Vi lytter til våre kunder, partnere og byråer der ute i forhold til hvor mye de har fått automatisert med dagens funksjoner. Hvilke situasjoner havner de i hvor teknologien stopper dem i å automatisere neste ledd, forteller Gransæther.

Vi tenker hele tiden fremover, ser på hvilke småjusteringer som skal til for å dytte kvaliteten og mulighetene et hakk opp. Her er et samarbeid og dialog mellom byråene og kundene våre vesentlig, avslutter hun.

Hvordan har Aider automatisert? 

– Vi opplever at Xledger er en plattform, som gir oss mange muligheter. For å personifisere automatisering og robotisering litt, har vi laget en egen bruker i Xledger som vi kaller Nora. Der skjer automatikken. Det gjør også at det er lettere for alle å se hva Nora gjør, og ikke gjør. Nora blir på sett og vis en person som vi kan forholde oss til og vi ser veldig enkelt hva som er automatisert av transaksjoner hos oss. Det er en konfigurering vi har gjort basert på funksjonaliteten i Xledger. Det gjør at vi får opp automatiseringsgraden, men også systematisert kontrollen av hva automatiseringen gjør for oss. 

Nora klarer flere og flere bilag etter hvert som hun lærer, og ligger nå på ca. 10.000 bilag i måneden. Og, det beste er – Nora er aldri syk, avslutter Vik med et smil.