Nytt system har frigjort to dager i uken for økonomiavdelingen. Tiden brukes til mer spennende og verdiøkende oppgaver.
Stavanger Installasjon (SI) er en totalleverandør innen elektro i Stavangerområdet. Bedriften har rundt 30 elektrikere og 10 lærlinger, og omsetter for over 100 millioner kroner.
– Vi har flere enn 2000 ulike typer oppdrag hvert år i alt fra privatmarkedet, til messer og konferanser, og i større komplekse bygg. Vi skal være den beste elektroinstallatøren i byen og en kjekk og god arbeidsplass, sier Elise Haga, som er regnskapsleder i Stavanger Installasjon.
I tillegg til regnskap favner hennes ansvar lønn, administrative oppgaver, delansvar for IT, økonomistyring, og annet som dukker opp i en mellomstor bedrift.
De to ansatte i økonomifunksjonen har lagt bak seg en tilværelse preget av manuelle, tidkrevende og lite produktive oppgaver.
Ønsket full oversikt på tvers av selskapene
– Systemet vi brukte før skulle fases ut av markedet. Der var prosessene tidkrevende, som å daglig måtte holde styr på alle betalinger inn og ut av banken. Purringer ble sendt med brevpost. Det var kaotisk og ekstremt gammeldags. Nå avstemmes alt i sanntid, sier hun.
Haga tok selv styring på oppgaven med å innføre bedre arbeidsformer, i økonomiavdelingen og på tvers av selskapets produksjonsprosess: Fra elektrikerne, til prosjektlederne og inn til administrasjonen. I søket etter nytt økonomisystem var to viktige kriterier at systemet var skybasert, og at det støttet behovet for konsernregnskap.
– Vi er morselskapet til flere mindre bedrifter og må ha en plattform som gir full oversikt over økonomien på tvers av selskapene. Det var det bare Xledger som kunne imøtekomme. De andre systemene opplevdes litt «lette», sier hun.
Det var lett å bytte
Svaret ble kombinasjonen av de to norske systemleverandørene Xledger og Contracting Works (CW). Det var en uprøvd tilnærming, og Xledger kom opp med en integrasjon for å sikre at løsningene smeltet sammen. Stavanger Installasjon var en villig prøvekanin.
– Tanken var å bruke systemene for hva de var best til: Xledger for regnskap, økonomi og lønn, Contracting Works som feltsystemet for installatørene, sier hun.
I sistnevnte registreres timer, sjekklister hukes av, og alt materiell føres direkte inn. Prosjektleder har dermed full oversikt over fremdrift og økonomi i alle prosjektene. Data fra CW flyter automatisk over i økonomisystemet.
– En viktig gevinst var at vi slapp å bytte systemene som installatørene bruker. Endringene traff kun oss i administrasjonen og prosjektlederne, sier hun.
Haga presiserer at overgangen til nytt system ikke er noe å frykte. God planlegging ga en forutsigbar prosess. Det meste ble gjort over fire dager før jul i 2023.
– Det dukket opp noen barnesykdommer i etterkant, men ikke flere enn ventet da ingen har gjort denne integrasjonen før. Det blir mye lettere for de som kommer etter oss nå som vi har funnet og fjernet utfordringene, sier hun.
Har løftet driften av selskapet inn i fremtiden
For prosjektlederne gir systemet mulighet til å løse flere oppgaver selv, og de har bedre kontroll.
– Vi har løftet driften av selskapet inn i fremtiden. Vi kan ta ut gode rapporter og har mye bedre oversikt enn hva vi tidligere har vært vant med, forklarer Haga.
Daglig leder er tilfreds med den nye tilværelsen der han kan trykke på en knapp og få ut rapportene han ønsker seg.
– Sjefen er ivrig. Han følger med på økonomien daglig. Alt er enklere når vi har to systemer som fungerer som ett. Vi slipper mye dobbeltarbeid. Kombinasjonen Xledger og Contracting Works er lagd for fremtiden. Vi er på den beste løsningen med de nyeste funksjonene. Vi kommer aldri til å vokse ut av dette systemet, sier Haga.
Sanntidskontroll på alle kundefordringer fjerner risiko, og kredittvurderinger av utestående fordringer gjøres automatisk.
– Vi vet hvilke kunder som har dårlige kredittvurderinger og kan ta bedre valg rundt oppdragene.
Sparer to dager hver uke
Haga sier at de har spart minst 15 timer i uken; tilnærmet to arbeidsdager. Frigjort tid brukes til å videreutvikle rutiner og prosesser, og til å kunne dele mer innsikt og gi bedre råd til daglig leder.
– Vi blir litt bedre hver dag. Det er morsommere på jobb og vi er mindre sårbare. Nå kan vi i økonomiavdelingen ta ferie uten å bli forstyrret.
Forbedringene har gitt blod på tann. Det letes etter enda flere prosesser og oppgaver som kan forenkles, og helst automatiseres. Et slikt eksempel på bedre arbeidsflyt er oppdaterte prislister fra grossist som lastes automatisk inn i systemet hver dag. Før måtte økonomiavdelingen manuelt oppdatere dette en gang i kvartalet, med risiko for feilprising på alt materiell som ble kjøpt inn.
– Med Xledger er det lettere å ta andre smarte system i bruk. Det er gøy å finne nye svar. Neste skritt er å sette opp dashboard slik at vi kan se de viktigste nøkkeltallene, sier hun.
Har det mye bedre på jobb
Haga er godt fornøyd med hjelpen hun har fått.
– Supporten har vært helt fantastisk både hos Contracting Works og Xledger. Jeg kan ikke skryte nok av dem. Det var vært ubeskrivelig bra.
Hennes råd til andre håndverksbedrifter er tydelig:
– Om du ikke er i skyen med økonomisystemet så må du kjappe deg. Her finnes veldig mange gode funksjoner som vil spare deg for tid og modernisere driften.
I tillegg fryder hun seg over en mer givende tilværelse på jobb.
– Vi har aldri angret på at vi byttet system. Løsningen blir bedre og bedre i takt med hva vi lærer oss underveis. Det er kjekkere på jobb og arbeidsoppgavene er mer spennende. Kombinasjonen Xledger og Contracting Works kan varmt anbefales til andre håndverkerbedrifter. Det sparer tid og moderniserer driften, avslutter hun.