Læringsverkstedet

Enorm vekst uten økt bemanning

– Vi har vokst med 40 % i antall barnehager siden vi tok i bruk Xledger uten noe vesentlig oppbemanning på økonomiavdelingen. Xledger har vist seg å være så skalerbar i vekst som vi hadde målsatt. I 2020 har Læringsverkstedet 230 barnehager og er fortsatt i vekst, forteller Ann-Kristin Dyre, konsernregnskapssjef i Læringsverkstedet.

– Det kreves mindre av de ansatte med tanke på tidsbruk av f.eks. føring av reiseregninger og utlegg. I dag fører vi reiseregning i Xledgers app, tar bilde av bilagene, og så går det på elektronisk flyt med godkjenning. Hver uke autogenereres alle reisebilagene. Dette fører til mindre frustrasjon hos de ansatte og økt fokus på de egentlige oppgavene.

Mindre tid på administrasjon og mer tid til barna

– Med Xledger kan vi utføre alle regnskaps- og økonomitjenester samlet på konsernnivå. Det betyr at vi raskt og enkelt kan rulle ut den samme løsningen for alle barnehager, både eksisterende og på nye. Økonomi, regnskap og fakturering håndteres derfor sentralt.

– Læringsverkstedet sin visjon er at «Vi får verdens viktigste verdier til å vokse». Det betyr at vi ønsker å bruke våre ressurser på å drive våre barnehager best mulig, med en effektiv administrasjon. Xledger er et godt verktøy for å redusere ressursbruken på administrativt arbeid slik at våre styrere kan bruke tiden på å realisere vår visjon.

Kravene til nytt økonomisystem

– Oppdraget vårt var å finne et system som gjorde det mulig for oss å håndtere en stor vekst. Med det systemet vi hadde, var ikke dette mulig. Vi hadde følgende krav til nytt system:

• Enkelt å legge til nye barnehager
• Fleksibel struktur i henhold til selskapsorganisering
• Kunne øke volumer uten vesentlig skalering av økonomiorganisasjonen
• Enkelt å bruke for regnskapsmedarbeidere og barnehagestyrere
• Standardisert system med enkel implementering og begrenset behov for opplæring

Gevinster med automatisert økonomisystem i skyen

– Vi gikk for Xledger fordi de kunne møte våre behov. Fra avtalen ble signert til vi var i drift gikk det kun noen få måneder. Den gangen var vi ikke klar over alle fordelene en skybasert løsning ga oss, og hadde ikke dette som et krav til nytt system. Ut fra det vi vet nå hadde det trolig vært et krav. Det at våre ansatte kan jobbe hvor som helst og når som helst uavhengig av lokasjon viste seg å være nyttig for oss – siden vi har barnehager i hele Norge.

– Vi har blitt positivt overrasket over graden av automatisering det var mulig å få til. Med Xledgers automatiske prosesser fikk vi en stor ressursbesparelse. Flere tusen fakturaer går mer eller mindre automatisk månedlig gjennom systemet. En annen stor forbedring er at nå går hele banktransaksjonsflyten automatisk. Dette er selvsagt en stor effektivisering for regnskapsavdelingen, som kan håndtere betydelig større transaksjonsvolumer med mindre ressursbruk enn tidligere.

• Partner: Norian