Bokføring: hva er det og hvorfor må du gjøre det?

Hvorfor må man bokføre?

Myndighetene krever at virksomheter dokumenterer og rapporterer økonomiske forhold som MVA, skatt og inntekter. Et korrekt ført regnskap reduserer risikoen for feil, tilleggsavgifter og ekstraarbeid.

Et løpende oppdatert regnskap gir også bedre innsikt, slik at du raskt kan justere kursen dersom noe endrer seg. God dokumentasjon – som fakturaer og kvitteringer – er en forutsetning for riktig bokføring og senere rapportering.

Grunnleggende forutsetninger for bokføring

For at regnskapet skal være korrekt må flere grunnleggende krav være oppfylt:

• Alle transaksjoner og disposisjoner skal bokføres fullstendig og korrekt.
• Opplysningene må være reelle, dokumenterte og knyttet til virksomheten.
• Hver postering må ha riktig beløp, dato, konto og MVA-kode.
• Ved dobbel bokføring skal hver transaksjon føres på to ulike kontoer, hvor den andre siden av posteringen balanserer regnskapet. Debet og kredit må være like, slik at summen av alle posteringer alltid er null.

Eksempel: Bokfører du en faktura på 10 000 kroner, skal du også føre inngående MVA på 2 000 kroner – og bruke riktig MVA-kode. Dette sikrer at MVA-rapporteringen blir riktig.

Kontoplanen er grunnlaget for korrekt bokføring

Kontoplanen er strukturen som styrer hvor ulike transaksjoner føres i regnskapet. En standard kontoplan – ofte basert på Norsk Standard Kontoplan eller SAF-T – er delt inn i hovedgrupper for eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader. Riktig bruk av kontoplanen sikrer at poster føres konsistent og at regnskapet kan sammenlignes over tid.

For at bokføringen skal være korrekt, må hver transaksjon plasseres på riktig konto og med riktig MVA-kode. Ved å bruke et moderne regnskapssystem som Xledger kan mye av dette automatiseres, slik at feil reduseres og arbeidsmengden blir mindre.

Eksempel: Kjøper du varer for videresalg, brukes typisk konto i 4000-serien for varekostnad, mens kjøp av inventar føres i 1000-serien som en eiendel.

Bokføring av transaksjoner på konto

Regnskap føres etter prinsippet om dobbel bokføring, der hver postering registreres både i debet og kredit. Dette sikrer at regnskapet går i balanse og gir sporbarhet.

• Økning i kostnader og eiendeler føres på debet.
• Økning i inntekter og gjeld føres på kredit.

Eksempel: Har du kjøpt varer for 10 000 kroner, bokføres varekjøpet på debet, mens leverandørgjelden føres på kredit. Eventuelt, dersom betalingen skjer direkte fra bankkontoen, føres bankkontoen på kredit. Slik går debet og kredit i null, og balansen opprettholdes.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger

All bokføring skal kunne dokumenteres med gyldig bilagsmateriale – fysisk eller elektronisk. Dokumentasjonen skal vise transaksjonens berettigelse og være tilgjengelig for kontroll og ettersyn.

• Les mer om: Hva er bilag og hvordan fungerer det?

Husk at dokumentasjonen må oppbevares i mange år, og det er viktig å være klar over hvor lenge dokumentene må lagres for å overholde lovpålagte krav.

Ofte er det mer å dokumentere enn kun fakturaer, for eksempel kvitteringer og andre bilag.

• Dokumentasjonen er inndata til regnskapssystemet.
• Selve bokføringen skjer først når posteringen registreres i regnskapet.
• Bedriften må beskytte dokumentene mot endringer eller tap.

Regnskapsplikt og årsregnskap

Regnskapsplikt innebærer at du må utarbeide og levere årsregnskap til Brønnøysundregistrene. Dette gjelder blant annet:

• Aksjeselskaper (AS), allmennaksjeselskaper (ASA).
• Norskregistrerte utenlandske foretak (NUF).
• Stiftelser.
• Andre virksomheter med omsetning over en viss grense i løpet av året, men virksomheter med omsetning under denne grensen i året er unntatt fra regnskapsplikt.

Årsregnskapet skal inneholde resultat, balanse og noter. Kravene er omfattende, og regelverket må følges for at regnskapet skal bli godkjent.

Et regnskapspliktig selskap må levere årsregnskap innen fristen hvert år. Forsinkelse kan føre til gebyrer og i verste fall tvangsoppløsning.

Bokføring og skattemelding

Bokføringen danner grunnlaget for skattemeldingen, og alle transaksjoner som påvirker skatt og MVA må være korrekt registrert.

• Enkelte MVA-koder, som kode 21, brukes til dokumentasjon og påvirker ikke selve MVA-rapporteringen.
• Tolldeklarasjoner må bokføres for at MVA på import kommer riktig inn i skattemeldingen.

Importerer du en vare fra utlandet, må tolldeklarasjonen bokføres korrekt for at fradrag og MVA-behandling skal bli riktig i skattemeldingen.

Trygghet og kontroll i bokføring

For å sikre kvalitet i regnskapet må bokføringen være ajour, sporbar og godt dokumentert.

• Bokføring bør skje så ofte som transaksjonenes art tilsier.
• Kontrollspor skal sikre sammenheng mellom dokumentasjon og bokførte poster.
• Dokumentasjonen må være beskyttet mot endringer og oppbevares i samsvar med bokføringsloven.

En virksomhet som har orden på dokumentasjon, kontrollspor og løpende bokføring vil stå sterkt ved bokettersyn og levere korrekte rapporteringer uten stress.