Reiseregning: Slik fører og leverer du reiseregning riktig

Hvilke satser gjelder for reiseregning og utgiftsgodtgjørelse?

Når du er på reise i jobbsammenheng, finnes det flere måter å få dekket utgifter på. Mange ansatte velger å bruke egen bil til kjøring i forbindelse med reiser, og da kan du etter avtale med arbeidsgiver kreve kilometergodtgjørelse etter gjeldende satser.

For eksempel gir statens satser deg rett til 3,50 kroner per kilometer for bruk av privat bil i jobbsammenheng. Det er viktig å registrere all kjøring nøyaktig for å få riktig utbetaling.

I tillegg til den ordinære kilometergodtgjørelse kan du få godtgjørelse per km for passasjerer, tilhenger, kjøring på skogs- og anleggsvei.

Det er egne km-satser for kjøring med Motorbåt, Snøscooter og ATV, Tung motorsykkel (over 125CC), samt andre motoriserte fremkomstmidler.

Dersom det er avtalt en høyere sats enn de trekkfrie satsene, vil overskytende sats/beløp være trekkpliktig.

Faktiske utlegg, som for eksempel bompenger eller parkering, kan også refunderes, dersom du legger ved kvitteringer. Satsene for utgiftsgodtgjørelse varierer, og det er viktig å holde seg oppdatert på hvilke satser som gjelder for ulike typer utgifter.

• Les mer om: Kjøregodtgjørelse

Hvilke typer utlegg kan kreves refundert?

Utlegg på reise kan dekkes på tre måter:

1. Refusjon av faktiske utgifter: du får tilbake summen på kvitteringene du leverer.
2. Standardiserte satser: diett og kilometergodtgjørelse beregnes etter statens satser.
3. Direkte betaling av arbeidsgiver: arbeidsgiver betaler hotell eller flyreise direkte.

Eksempler på utlegg som kan føres:

• Hotell og overnatting.
• Måltider og diett.
• Parkering og bompenger.
• Transport (fly, tog, taxi).

Hele beløpet for dine utlegg kan refunderes dersom utlegget dokumenteres med kvittering. Det er viktig å registrere riktig beløp for hvert utlegg for å sikre korrekt refusjon. Du kan enkelt opprette et nytt utlegg i appen.

Husk alltid å lagre kvitteringer for større beløp. I Xledger kan du ta bilde av kvitteringen direkte i mobilappen slik at den kobles automatisk til reiseregningen.

• Les mer om: Timeregistrering og utlegg

Hvordan fungerer diett og nattillegg ved overnatting?

Når du er på reise for jobben og overnatter utenfor hjemmet, har du som ansatt som oftes, rett på diettgodtgjørelse. For eksempel kan du få trekkfri diettgodtgjørelse inntil 678 kroner per døgn ved overnatting på hotell. Det skal foretas fradrag i dietten på 20% for frokost på hotellet.

Dersom du overnatter på hybel uten kokemulighet eller på pensjonat eller brakke, er den trekkfrie satsen 400 kroner per døgn. Ved overnatting på hybel med kokemulighet eller har overnattet privat, er den trekkfrie satsen 105 kroner per døgn. Dette er skattefrie ytelser så lenge de holder seg innenfor de fastsatte satsene.

For å få refundert utgifter til overnatting, må du dokumentere oppholdet med kvitteringer fra hotell eller annen overnattingsplass. Dersom arbeidsgiver følger Statens reiseregulativ eller det er dokumentert i særavtaler eller tariffavtaler, kan det i stedet for refusjon av utgifter til overnatting, utbetales et ulegitimert nattillegg på 452 kroner per døgn på innenlandsreiser. Det er viktig å være nøye med å registrere alle utgifter og oppgi riktig informasjon, slik at du får dekket det du har krav på.

Hvordan fyller du ut kjøring på egen bil?

Kjøring i forbindelse med jobb kan refunderes med 3,50 kroner per kilometer etter statens satser. For å få refusjon må du levere en kjørerapport som viser:

• Dato og tidspunkt for kjøring.
• Start- og stoppsted.
• Formål med reisen.
• Totalt antall kilometer.

Brukeren må fylle ut kjørerapporten med nødvendige detaljer for å sikre korrekt refusjon. I tillegg kan brukeren velge tilleggsopplysninger for kjøringen og systemet beregner automatisk beløpet basert på de opplysningene som er fylt ut. Ved valg av passasjertillegg må antall passasjerer og deres navn, oppgis for kjørestrekningene.

I Xledger kan du registrere kjøringen rett i appen, og systemet beregner automatisk riktig beløp ut fra gjeldende satser.

Når har du rett på refusjon av reiseutgifter?

Diettgodtgjørelser kan utbetales for reiser som varer over 6 timer og reiselengden er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt. Kortere dagreiser kan også gi refusjon for faktiske utlegg som transport eller parkering.

Refusjonen blir utbetalt etter at reiseregningen er godkjent. Enkelte tillegg, som nattillegg, kommer i tillegg til diettgodtgjørelse. Det eventuelt kan være andre trekk eller tillegg avhengig av reisetid og utgifter.

Systemet beregner automatisk diett og eventuelle trekk basert på reisetid. Dette gjør at du slipper manuell beregning av tidsbegrensninger.

Hvordan godkjennes og utbetales reiseregningen?

Når reiseregningen er sendt inn, må den godkjennes av arbeidsgiver før utbetaling. For at reiseregningen skal behandles, må brukeren sende inn reiseregningen via systemet. Brukeren kan deretter følge status på sin reiseregning i systemet.

Når reiseregningen er godkjent, blir beløpet utbetalt til brukeren. I de fleste virksomheter skjer dette månedlig, men rutinen kan variere.

I Xledger kan ønsket godkjennings- og arbeidsflyt defineres via oppsett, slik at reiseregningen automatisk sendes videre til den/de som skal til attestere og godkjenne reiseregningen. Kontroll og godkjenneing av reiseregninger utføres direkte fra mobil eller nettleser. Systemet håndterer utbetalingen automatisk etter utført godkjenning og sørger for at alle bilag bokføres riktig.

• Les mer om: Lønnsslipp
• Les mer om: Bokføring

Hva er vanlige feil ved utfylling av reiseregning – og hvordan unngår du dem?

De mest typiske feilene er:

• Manglende eller uleselige kvitteringer.
• Feil i kilometer- eller tidsangivelse.
• Manglende formål for reisen.
• Feil valg av sats eller type utlegg.

Husk å kontrollere dine utgifter nøye før innsending for å sikre korrekt refusjon.

For å unngå dette:

• Bruk digital reiseregning slik at systemet automatisk validerer feltene.
• Registrer reisene fortløpende.
• Bruk mobilappen til å laste opp bilag umiddelbart. Appen gjør det enklere å prosessere reiseregninger og kan bidra til å unngå vanlige feil.

Med automatisert flyt i Xledger slipper du mange av de manuelle feilene som fører til forsinket utbetaling.

• Les mer om: Hva er bilag og hvordan fungerer det?

Hvordan sikre korrekte reiseregninger hver gang?

For å sikre at du får refundert alle utgifter knyttet til jobbreiser, er det avgjørende å kjenne til gjeldende satser og regler for reiseregninger. Ansatte bør alltid dokumentere utgifter og overnatting, og sørge for at alle krav er i tråd med satsene for diettgodtgjørelse og andre utgiftsgodtgjørelser.

Ved å bruke digitale løsninger som Xledger, får du en enklere og mer oversiktlig prosess, samtidig som du reduserer risikoen for feil. Følg rådene i denne artikkelen, så kan både du og arbeidsgiver være trygge på at reiseregninger og utgiftsrefusjoner håndteres korrekt og effektivt hver gang.