En reiseregning er et dokumentert krav om refusjon av utgifter i jobbsammenheng. Den skal vise formål, datoer, reisemål og kostnader som transport, overnatting og diett.
Etter bokføringsforskriften må reiseregningen inneholde følgende:
Det er viktig å dokumentere alle dine utgifter, og beløpet for hvert utlegg må registreres korrekt. Arbeidsgiver kan dekke ulike typer utgifter, men utlegget må dokumenteres for å bli utbetalt. Enkelte tillegg, som nattillegg, kommer i tillegg til andre godtgjørelser.
Arbeidstakeren får refusjonen utbetalt etter at reiseregningen er godkjent. Funksjonen for reiseregning finner du under ‘Reise/utlegg’ i systemet.
Digital reiseregning reduserer risikoen for feil og gjør at all dokumentasjon samles automatisk i systemet.
Når du er på reise i jobbsammenheng, finnes det flere måter å få dekket utgifter på. Mange ansatte velger å bruke egen bil til kjøring i forbindelse med reiser, og da kan du etter avtale med arbeidsgiver kreve kilometergodtgjørelse etter gjeldende satser.
For eksempel gir statens satser deg rett til 3,50 kroner per kilometer for bruk av privat bil i jobbsammenheng. Det er viktig å registrere all kjøring nøyaktig for å få riktig utbetaling.
I tillegg til den ordinære kilometergodtgjørelse kan du få godtgjørelse per km for passasjerer, tilhenger, kjøring på skogs- og anleggsvei.
Det er egne km-satser for kjøring med Motorbåt, Snøscooter og ATV, Tung motorsykkel (over 125CC), samt andre motoriserte fremkomstmidler.
Dersom det er avtalt en høyere sats enn de trekkfrie satsene, vil overskytende sats/beløp være trekkpliktig.
Faktiske utlegg, som for eksempel bompenger eller parkering, kan også refunderes, dersom du legger ved kvitteringer. Satsene for utgiftsgodtgjørelse varierer, og det er viktig å holde seg oppdatert på hvilke satser som gjelder for ulike typer utgifter.
Utlegg på reise kan dekkes på tre måter:
Eksempler på utlegg som kan føres:
Hele beløpet for dine utlegg kan refunderes dersom utlegget dokumenteres med kvittering. Det er viktig å registrere riktig beløp for hvert utlegg for å sikre korrekt refusjon. Du kan enkelt opprette et nytt utlegg i appen.
Husk alltid å lagre kvitteringer for større beløp. I Xledger kan du ta bilde av kvitteringen direkte i mobilappen slik at den kobles automatisk til reiseregningen.
Når du er på reise for jobben og overnatter utenfor hjemmet, har du som ansatt som oftes, rett på diettgodtgjørelse. For eksempel kan du få trekkfri diettgodtgjørelse inntil 678 kroner per døgn ved overnatting på hotell. Det skal foretas fradrag i dietten på 20% for frokost på hotellet.
Dersom du overnatter på hybel uten kokemulighet eller på pensjonat eller brakke, er den trekkfrie satsen 400 kroner per døgn. Ved overnatting på hybel med kokemulighet eller har overnattet privat, er den trekkfrie satsen 105 kroner per døgn. Dette er skattefrie ytelser så lenge de holder seg innenfor de fastsatte satsene.
For å få refundert utgifter til overnatting, må du dokumentere oppholdet med kvitteringer fra hotell eller annen overnattingsplass. Dersom arbeidsgiver følger Statens reiseregulativ eller det er dokumentert i særavtaler eller tariffavtaler, kan det i stedet for refusjon av utgifter til overnatting, utbetales et ulegitimert nattillegg på 452 kroner per døgn på innenlandsreiser. Det er viktig å være nøye med å registrere alle utgifter og oppgi riktig informasjon, slik at du får dekket det du har krav på.
Kjøring i forbindelse med jobb kan refunderes med 3,50 kroner per kilometer etter statens satser. For å få refusjon må du levere en kjørerapport som viser:
Brukeren må fylle ut kjørerapporten med nødvendige detaljer for å sikre korrekt refusjon. I tillegg kan brukeren velge tilleggsopplysninger for kjøringen og systemet beregner automatisk beløpet basert på de opplysningene som er fylt ut. Ved valg av passasjertillegg må antall passasjerer og deres navn, oppgis for kjørestrekningene.
I Xledger kan du registrere kjøringen rett i appen, og systemet beregner automatisk riktig beløp ut fra gjeldende satser.
Diettgodtgjørelser kan utbetales for reiser som varer over 6 timer og reiselengden er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt. Kortere dagreiser kan også gi refusjon for faktiske utlegg som transport eller parkering.
Refusjonen blir utbetalt etter at reiseregningen er godkjent. Enkelte tillegg, som nattillegg, kommer i tillegg til diettgodtgjørelse. Det eventuelt kan være andre trekk eller tillegg avhengig av reisetid og utgifter.
Systemet beregner automatisk diett og eventuelle trekk basert på reisetid. Dette gjør at du slipper manuell beregning av tidsbegrensninger.
Når reiseregningen er sendt inn, må den godkjennes av arbeidsgiver før utbetaling. For at reiseregningen skal behandles, må brukeren sende inn reiseregningen via systemet. Brukeren kan deretter følge status på sin reiseregning i systemet.
Når reiseregningen er godkjent, blir beløpet utbetalt til brukeren. I de fleste virksomheter skjer dette månedlig, men rutinen kan variere.
I Xledger kan ønsket godkjennings- og arbeidsflyt defineres via oppsett, slik at reiseregningen automatisk sendes videre til den/de som skal til attestere og godkjenne reiseregningen. Kontroll og godkjenneing av reiseregninger utføres direkte fra mobil eller nettleser. Systemet håndterer utbetalingen automatisk etter utført godkjenning og sørger for at alle bilag bokføres riktig.
De mest typiske feilene er:
Husk å kontrollere dine utgifter nøye før innsending for å sikre korrekt refusjon.
For å unngå dette:
Med automatisert flyt i Xledger slipper du mange av de manuelle feilene som fører til forsinket utbetaling.
For å sikre at du får refundert alle utgifter knyttet til jobbreiser, er det avgjørende å kjenne til gjeldende satser og regler for reiseregninger. Ansatte bør alltid dokumentere utgifter og overnatting, og sørge for at alle krav er i tråd med satsene for diettgodtgjørelse og andre utgiftsgodtgjørelser.
Ved å bruke digitale løsninger som Xledger, får du en enklere og mer oversiktlig prosess, samtidig som du reduserer risikoen for feil. Følg rådene i denne artikkelen, så kan både du og arbeidsgiver være trygge på at reiseregninger og utgiftsrefusjoner håndteres korrekt og effektivt hver gang.
Fyll ut reiseregningen med formål, datoer, reisemål og alle kostnader knyttet til reisen. Legg ved kvitteringer og bruk gjeldende satser for diett og kilometergodtgjørelse. Digitale løsninger som Xledger gjør prosessen raskere og mer presis.
Å føre reiseregning betyr å registrere reiseinformasjon og utlegg i et økonomisystem. Du må dokumentere alle kostnader og sende reiseregningen til godkjenning før refusjon. Systemet beregner automatisk diett og kjøregodtgjørelse.
Du lager reiseregning ved å samle alle data om reisen og legge dem inn i et skjema eller en app. Husk å inkludere kvitteringer for hotell, mat og transport, og kontroller at satsene er korrekte før innsending.
Å skrive reiseregning handler om å fylle ut alle feltene tydelig og korrekt – formål, reisetid, reisemål og utlegg. En digital reiseregning gir bedre kontroll, færre feil og raskere utbetaling.
Xledger var det eneste systemet som ga oss nødvendig støtte for universell utforming på reiseregning og bilagsgodkjenning
Xledger gir deg et fullverdig og fleksibelt lønnssystem direkte i økonomisystemet. Løsningen effektiviserer alt fra timeregistrering via lønnsutbetaling til ferieoppfølging.
Xledger gjør det enkelt å få kontroll på timer og utlegg. Timeregistrering, timeføring og godkjenning av timer og utlegg gjør du raskt og enkelt i Xledger – om du er på kontoret eller på farten.
En lønnsslipp gir ansatte oversikt over lønn, skatt, feriepenger og andre tillegg- og trekk, og viser hva du faktisk får utbetalt. Den hjelper deg å kontrollere at lønnen er korrekt og gir bedre innsikt i egen økonomi. Du finner som regel lønnsslippen digitalt i arbeidsgivers portal eller lønnsapp, eller du mottar den per e-post. Lønnsslippen bør kontrolleres hver måned, for å avdekke og tilbakemelde eventuelle feil.
Vil du se hvordan Xledger kan hjelpe din bedrift?
Ta kontakt med oss eller book en kostnadsfri demo i skjemaet nedenfor.
United States
Norge
Sverige
Suomi
UK