Full automatisering av 100.000 fakturaer

Mer enn en hundeklubb

Norsk Kennel Klub (NKK) er langt mer enn en tradisjonell medlemsorganisasjon. Med over 100.000 hundeeiere og hundretusenvis av registrerte hunder, håndterer de et omfattende system av medlemskap, aktiviteter, registreringer og betalinger.

– Mange blir overrasket over hvor store vi faktisk er. Da snakker vi ikke bare om en klubb, men om en organisasjon som må fungere hver eneste dag, sier generalsekretær Ingvild Bretten Berg.

Kompleksiteten stiller høye krav til struktur og systemstøtte. Når store volumer og mange underliggende ledd skal håndteres effektivt, blir manuelle prosesser raskt en bremsekloss.

Fra manuelle prosesser til automatisering

NKK har automatisert håndteringen av over 100.000 fakturaer og redusert manuell administrasjon til et minimum. Prosesser som tidligere tok dager eller uker, skjer nå automatisk i bakgrunnen. Det frigjør betydelig tid til kjerneoppgaver.

Da Berg tok over lederrollen, møtte hun en organisasjon med stort samfunnsoppdrag, høyt aktivitetsnivå og et administrativt maskineri som var blitt for tungrodd. Når man skal holde orden på medlemskap, hundedata, underklubber, arrangementer og fakturaer, blir gamle systemer og manuelle prosesser raskt en bremsekloss.

I 2024 ble derfor hele kjernen flyttet over i det skybaserte ERP-systemet Xledger, som automatiserer prosesser på tvers av organisasjonen.

• Les mer om: Fakturering i Xledger

Fra å se i bakspeilet til å se ut frontruta

Med sanntidsdata har NKK gått fra forsinket rapportering til løpende innsikt i økonomien. Både toppledelse og mellomledere kan nå ta beslutninger basert på oppdaterte tall – ikke historiske rapporter. Det gir bedre styring og raskere korrigering av kurs.

• Les mer om: Rapportering og Dashboard i Xledger

Med Xledger kan mellomlederne og Berg selv følge budsjettene sine daglig, direkte på mobilen eller PC-en.

– Vi har gått fra å se i bakspeilet til å se ut frontruta. Nå ser vi umiddelbart om inntektene kommer inn som planlagt, og vi kan korrigere kursen med en gang, sier Berg og fortsetter:

– Den automatiske oppdateringen gjør at vi alltid opererer med ferske tall, noe som er en revolusjon for vår beslutningsdyktighet.

Økonomiavdelingens beste venn

– Akkurat som hunden er menneskets beste venn, liker vi å si at Xledger er økonomiavdelingens beste venn, sier salgssjef i Xledger, Simen Karset, og utdyper:

– Når du sender ut over 100.000 fakturaer, finnes det egentlig bare to utfall. Enten har du systemstøtte som tåler volumet, eller så får du et administrativt mareritt.

Med Xledger er prosessen redusert til noen få timer i skyen.

Per Tomasgard, implementeringskonsulent og løsningsarkitekt i Xledger, har jobbet tett med NKK. Da organisasjonen gjennomførte sin førte medlemsfakturering i det nye systemet, var både performance og grad av automatisering i en helt annen liga.

– Vi startet på ettermiddagen og var ferdige i løpet av natten. Da folk kom på jobb dagen etter, var alt ferdig fakturert, sendt ut og bokført. Det skjedde helt automatisk, forteller Tomasgard.

• Les mer om: Automatisering og kunstig intelligens som får oppgavene til å flyte

Xledger er bygget for å håndtere store transaksjonsvolumer og komplekse organisasjonsstrukturer på en sømløs måte. For en organisasjon som NKK, med mange underliggende ledd og høy aktivitet, er automatisering avgjørende for å kunne vokse uten at administrasjonen vokser i samme takt.

Hos NKK kommer dette tydelig til uttrykk i samspillet mellom fagsystemene og regnskapet. Når en eier registrerer et valpekull, opprettes betalingskravet automatisk i Xledger. Så snart fakturaen er betalt, oppdateres også stamtavlen.

– Det betyr mindre manuelt arbeid, færre feilkilder og ikke minst at pengene kommer inn med én gang. Det forbedrer likviditeten vår betraktelig, sier Berg.

Den digitale flyten merkes også ute i organisasjonen. Under store mesterskap har NKK deltakere, dommere og delegater fra hele verden og da må det være orden i rutiner og systemer.

Spesialister på «mange-til-mange»

For utenforstående kan kontingent virke enkelt, men for medlemsorganisasjoner er det ofte snakk om komplekse fordelingsnøkler.

Simen Karset i Xledger forklarer at i organisasjonslivet skal kontingenter ofte samles inn sentralt, for så å fordeles ut til en rekke underaktører.

Det krever et moderne ERP-system som gjør jobben raskt, effektivt og feilfritt.

Når NKK mottar kontingent, skal beløpene fordeles videre til et system av underklubber, alt fra raseklubber til lokallag.

Dette skjer nå automatisk.

– Xledger sørger for at transaksjonshåndteringen skjer i ERP-systemet, som er spesialisert for dette, fremfor i et medlemssystem som heller bør fokusere på selve medlemsreisen, forklarer Karset.

Garantister for leveransen

En suksessfaktor i samarbeidet mellom NKK og Xledger er implementeringen. Der mange skiller skarpt mellom salg og leveranse, følger Xledgers fageksperter kunden hele veien.

De samme personene som designer løsningsarkitekturen, er også med i selve implementeringen.

– Det gjør oss til garantister for at det vi lover, faktisk blir levert. Vi kjenner bransjen, enten det er snakk om Human-Etisk Forbund, Norsk Turistforening eller NKK, og vi vet hvilke utfordringer som oppstår ved høye volum, sier Tomasgard.

Etter over 20 år i bransjen vet han at tillit er den viktigste valutaen.

– Kunden setter pris på at løsningsarkitektene de møter i starten, også er de som sørger for at systemet faktisk virker når knappen trykkes på. Vi står personlig ansvarlige for at integrasjonene er solide.

Hundeeiernes stemme i en ny tid

Ingvild Bretten Berg og teamet i NKK jobber nå mot målet om å være den instansen myndighetene automatisk går til for råd i alle spørsmål om hund.

Digitaliseringen er en forutsetning for å lykkes. Med nye EU-reguleringer for obligatorisk registrering og sporing på trappene, vil Berg at NKK skal ligge i forkant.

Her spiller Xledger rollen som det teknologiske fundamentet.

– Xledger gjør at vi kan lede en stor og kompleks organisasjon med trygghet. Når økonomien, fakturaflyten og kontrollen i bunn går som den skal, kan vi bruke energien vår på det som virkelig betyr noe: hundens plass i det norske samfunnet, sier Berg.