Mye enklere med lott og hyre for Holmøy Maritime

Holmøy Maritime er en av kystens viktige arbeidsgivere. Konsernet består av 11 virksomheter som driver med tråling etter reker og hvitfisk, oppdrett av laks, og drift av lakseslakteri og egen servicehavn. Omsetningen i 2023 var på nær 2,9 milliarder kroner.

– Vi har i over 50 år bygget opp en av Norges største sjømatkonsern. Våre 350 ansatte sørger for at det produseres 45 000 tonn med sjømat i året, sier Richard Holmøy.

Han er avdelingsleder for økonomiavdelingen. Lenger sør ville CFO vært en mer presis tittel, men med hovedkontor i Sortland er tilstandene mer jordnære.

– Vi er ikke så opptatt av titler, sier han med et smil.

Økonomiavdelingen består av fem personer som håndterer all økonomistyring i konsernet, deriblant lønn som er særlig krevende i et fiskeriselskap.

• Les mer om: Sjømat

Skulle til skyen

Sjømat- og rederibransjen har noen behov som krever spesielle løsninger. Før brukte Holmøy et bransjespesifikt system, som ble avviklet. Derfra gikk de videre til en serverbasert økonomiplattform, og et lønnssystem som også ble faset ut av markedet av produsenten selv.

– Vi er ikke mange rederier i Norge og det finnes ikke systemer som er lagd for vår bransje. Jeg prøvde derfor å finne løsninger som fungerer godt for andre aktører i vår næring, og fikk en telefon fra Xledger på akkurat riktig tidspunkt, sier han.

Det å komme seg til skyen var det viktigste kravet. Deretter skulle systemet gjøre det enkelt å håndtere lott og hyre, altså lønn, og støtte behovet for konsernregnskap.

– Vi sjekket referanser på Xledger og fikk gode skussmål fra både Norges Råfisklag som selger all hvitfisken vi fanger, og fra noen andre rederier i Troms. Fordelen ved å være på samme plattform som råfisklaget er at oppgjørsbilagene for fisken automatisk flyter inn i våre system. Det skal spare oss for mange manuelle operasjoner, sier Holmøy.

• Les mer om: Norges Råfisklag

Verdifulle erfaringer

Holmøy flyttet inn i Xledgers sky i starten av 2023. Prosessen var gjort på fire måneder. Implementeringen ble suksessivt tatt i hvert datterselskap. De startet med det enkleste og nyeste selskapet.

– Det er krevende å lære seg et nytt system. Vi ønsket å ta det rolig og tilegne oss kunnskap underveis, sier Holmøy.

I takt med at de ansatte ble kjent med plattformen, oppdaget de spennende funksjoner som forenkler og forbedrer arbeidsprosessene.

– Vi skapte smartere rutiner etter vi hadde kommet oss ut av de gamle vanene, sier han.

I etterpåklokskapens navn medgir økonomilederen at de burde startet i motsatt ende.

– Fremfor å begynne med de små og enkle selskapene, burde vi fått på plass den overordnede styringen av konsernregnskapet først.

Vet ikke hvor mange ganger de må kjøre lønn hver måned

Lønn kan være vanskelig i alle bedrifter. I et sjømatkonsern utbetales lott og hyre når trålerne kommer til havn. Om alle båtene kommer inn hver måned må det gjennomføres fire lønnsprosesser, i tillegg til de vanlige lønnskjøringene til øvrige ansatte.

– Vi hadde valgt et annet lønnssystem, men måtte raskt forkaste det fordi det ikke tok hensyn til lott og hyre. Lønnsfunksjonaliteten i Xledger var en av hovedårsakene til at vi valgte plattformen.

Siden fiskernes avlønning påvirkes av størrelsen på fangsten, blir hvert oppgjør ulikt. Det er også forskjellig fra måned til måned hvor mange lønnskjøringer som økonomiavdelingen må håndtere. Med Xledger er manuell punching erstattet med automatiske fil-importer.

– Vi kjører oppgjør for en båt på en halv dag. Før brukte vi tre ganger så lang tid, sier Holmøy.

I tillegg er feilkildene færre.

• Les mer om: Et lønnssystem for lott og hyre

Skal jobbe med innsikt og analyse

Holmøy er fornøyd med bistanden han fikk underveis i implementeringen av nytt system.

– Xledger gir oss mange muligheter. Vi jobber hele tiden med å tilpasse oppsettet, med automatisering, og med oppsett av rapporter som gjør at vi kan ta bedre beslutninger.

Konsernet har en god på plan for hvordan de skal utvide bruken av systemet. Her spiller integrasjoner en viktig rolle. Integrasjonen med Norges Råfisklag er nevnt. De samme gevinstene merker konsernets fryseterminaler som er integrert med Maritech-plattformen, og har nå kontroll fra fisken er på land til pengene er trygt inne på konto.

– I tillegg bruker vi Power BI for å hente ut data og lage gode rapporter. Det er en stor fordel at Xledger har et så åpent grensesnitt. Det gir oss spennende muligheter, sier han.

• Les mer om: Rapportering og analyse

Jobber smartere, og mer fleksibelt

Holmøy er happy i skyen.

– Vi slipper papir og permer. Vi kan jobbe når som helst og hvor som helst, og raskt utføre de oppgavene og få de svarene som vi behøver.

Han opplever at systemet gjør det enklere å få tak i kompetanse som konsernet behøver.

– Når vi rekrutterer til økonomiavdelingen så er det mange som lurer på hva slags system vi bruker. De blir veldig fornøyde med at vi er i skyen.

For økonomiavdelingen er arbeidsdagen mer spennende.

– Nå gjør vi flere controlling-oppgaver. Vi kan dele innsikt og smarte analyser med ledelsen og andre i konsernet. Økonomiavdelingen har flyttet driften inn i fremtiden, avslutter han.

Lurer du på hvordan Xledger hadde fungert for fin bedrift?