Mer tid til barna. Bedre kontroll på økonomien.

Mer tid til å være barnehageleder

Klokken er 07.15 i Fjordveien Barnehage på Høvik.

Barn strømmer inn døren. Noen løper rett mot garderoben, andre trenger en ekstra klem før dagen starter. Ansatte fordeler seg mellom avdelingene, frokosten skal på plass, og dagens pedagogiske aktiviteter begynner å ta form.

For foreldrene som leverer, handler alt om omsorg, trygghet og tilstedeværende voksne.

Samtidig, på kontoret til daglig leder Kristoffer Christiansen Guldberg, ligger oppdaterte tall for sykefravær, vikarbruk og kommunale tilskudd klare på skjermen.

Ikke som en ekstra byrde, men som et styringsverktøy som gjør at han kan bruke mindre tid på kontoret – og mer tid ute blant barna og de ansatte.

– Jeg ønsker å bruke minst mulig tid inne foran skjermen, og mest mulig tid med barna og de ansatte. Det får jeg mulighet til nå, sier Guldberg.

Han legger til:

– Jeg er først og fremst barnehageleder. Samtidig er kravene til økonomisk styring nå stadig nærmere det man forventer av en administrerende direktør. Med Xledger får jeg heldigvis fortsatt brukt mest mulig tid med barna og de ansatte, sier Guldberg.

Fjordveien Barnehage er langt fra alene. I dag har de største aktørene i sektoren samlet seg om samme økonomiplattform.

Lovendringen som endret barnehagehverdagen

I 2023 innførte myndighetene nye krav til organiseringen av private barnehager. Hver enkelt barnehage måtte etableres som et selvstendig aksjeselskap med eget organisasjonsnummer, eget regnskap og eget økonomiansvar.

For Ulna-kjeden, som Fjordveien Barnehage er en del av, betydde det at én samlet virksomhet ble splittet opp i 24 separate aksjeselskaper.

– Rent administrativt utløste dette et fullstendig ressurssluk. For meg som daglig leder betød det et voldsomt hopp i tidsbruk på økonomioppgaver jeg ikke er ansatt for å gjøre, sier Guldberg.

Hvert barnehageselskap krevde egne prosesser, lisenser, lønnskjøringer, bankavstemminger og rapportering. Og Ulna var ikke alene. Hele den private barnehagesektoren måtte håndtere det samme strukturelle skiftet: virksomheter som tidligere kunne styres samlet, skulle plutselig drives som mange juridisk separate selskaper.

For flere store aktører i barnehagesektoren har Xledger over tid blitt en sentral plattform for økonomistyring. De nye kravene til selskapsstruktur og rapportering har gjort behovet for effektive, skalerbare systemer enda tydeligere. Ifølge Xledger går anslagsvis hvert fjerde barn i Norge i en barnehage som bruker løsningen.

For en sektor der offentlige tilskudd skal forvaltes presist og marginene er små, handler effektiv styring om å sikre at mest mulig av ressursene faktisk kommer barna til gode.

En hel bransje måtte finne en ny måte å jobbe på

Simon Jacobsen er teamleder og statsautorisert regnskapsfører i PBL Regnskap, et datterselskap av Private Barnehagers Landsforbund. De fører regnskap for nær 900 private barnehager i Norge.

Da de nye kravene trådte i kraft, merket PBL Regnskap raskt hvor stor belastningen ble.

– Barnehagesektoren er underlagt et strengt regelverk. Kommunale tilskudd er den klart største inntektskilden, og etter barnehageloven skal midlene brukes på drift som kommer barna til gode. Da oppsplittingen kom, ble kompleksiteten enorm, sier Jacobsen.

Plutselig skulle hundrevis av selskaper rapportere individuelt til kommuner med ulike tilskuddssatser og frister. Samtidig trengte konsernledelsen oversikt og kontroll på tvers.

– For de store kjede- og konsernkundene våre oppstod det et akutt behov for et system som kunne håndtere flere selskaper i én og samme løsning, sier Jacobsen.

For barnehagene var det i praksis få systemer som kunne håndtere dette effektivt. Ifølge Jacobsen ble det avgjørende å få på plass en løsning som både ga kontroll, transparens og mindre manuelt arbeid.

– Etter lovendringen har de største aktørene samlet seg om Xledger, sier han.

Svaret ble én felles teknologiplattform

Simen Karset i Xledger har sett denne utviklingen på nært hold. Fra å ha enkelte barnehager, har Xledger blitt standarden for de største aktørene i sektoren. På kundelisten finnes alle de fem største kjedene, inkludert kjente navn som Læringsverkstedet og Espira.

– Barnehager har i stor grad lik struktur. Det er stort sett antallet barn, ansatte og avdelinger som varierer. De deler ofte samme kontoplan og har mange av de samme behovene, forklarer Karset, Senior Sales Executive i Xledger.

Det gjør barnehagesektoren særlig godt egnet for en felles plattform der regnskapsfører kan administrere hundrevis av juridisk separate barnehager fra ett og samme brukergrensesnitt.

Bilag kan kontrolleres på tvers av selskaper. Bankavstemminger kan gjøres samlet. Lønn kan kjøres for mange selskaper samtidig – selv om de juridisk sett er splittet opp.

– Xledger er bygget for å forenkle og automatisere økonomi. Arkitekturen vår gjør at vi kan håndtere strukturer som blir for krevende for mange tradisjonelle økonomisystemer, sier Karset.

Fra rapportering i etterkant til aktiv styring

I Fjordveien Barnehage er effekten merkbar i hverdagen.

Tidligere ble mye av økonomistyringen håndtert i etterkant av en sentral administrasjon. Nå har Guldberg selv ferske tall tilgjengelig når beslutningene tas.

Med utdanning fra BI innen ledelse bruker han Xledgers visuelle dashbord til aktiv virksomhetsstyring i sanntid.

• Les mer om: Rapportering og Dashboard i Xledger

For marginene er små.

Ett enkelt småbarn under tre år gir om lag 260.000 kroner i årlige tilskudd. Dersom to familier flytter, forsvinner over en halv million kroner rett ut av budsjettet.

– Vi opplever også mye sykefravær i denne bransjen. Med Xledger ser jeg vikarutgiftene i det sekundet de oppstår. Hvis en post overskrides, klikker jeg meg rett ned til bilaget og finner årsaken med en gang. Jeg slipper å vente på månedsslutt eller ringe en økonomiavdeling, sier Guldberg.

For ham handler ikke økonomistyring om å bruke mer tid på administrasjon. Det handler om å få bedre kontroll, slik at tiden kan brukes riktigere.

– Solid økonomistyring handler om å vite nøyaktig hva handlingsrommet vårt er. Når vi vet hva vi har råd til, kan vi trygt investere i nye pedagogiske leker, oppgradere uteområdet eller ansette de beste menneskene, sier han.

Rapportering som tidligere tok dager

Xledger har også gjort flere av de bransjespesifikke rapporteringsoppgavene enklere.

Det gjelder blant annet den årlige rapporteringen «Pass og stell» og innrapportering av foreldrebetaling til Skatteetaten.

– Tidligere var dette noe som tok dager. Vi måtte hente ut lister, kontrollere manuelt, printe og sende fysisk i posten. I dag ligger denne funksjonen ferdig integrert i Xledger fordi systemet er tilpasset bransjen, sier Guldberg.

Han fortsetter:

– Dataene kjøres i bakgrunnen og sendes til skattemyndighetene med noen få klikk. Det går helt av seg selv.

Ifølge Karset er barnehagesektoren et tydelig eksempel på en utvikling som også skjer i mange andre bransjer.

– Vi ser de samme mekanismene innen eiendom, restaurantkjeder og Private Equity. Når mange juridiske enheter skal styres samlet, må man fjerne manuelle rutiner og flytte fokus over på innsikt og bedre beslutninger, sier Karset.

For Guldberg på Høvik er gevinsten mer konkret.

Den handler om barn som møter voksne som har tid. Ansatte som får en leder som er til stede. Og foreldre som leverer barna sine til en barnehage der ressursene brukes der de skal.

– Når administrasjonen og teknologien fungerer sømløst i bakgrunnen, kan jeg bruke tiden min på medarbeiderne, foreldrene og barna. Det er tross alt derfor vi er her, avslutter Guldberg.