Inntektsmelding: hva det er, hvordan det fylles ut og hvorfor det er viktig

Hva er digital inntektsmelding?

Digital inntektsmelding er en elektronisk måte for arbeidsgiver å rapportere inntektsopplysninger til NAV. Den erstatter papirskjemaer og gjør det enklere og raskere å sende riktig informasjon om ytelser som sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, pleiepenger, omsorgspenger og opplæringspenger.

Digital rapportering sikrer bedre oversikt og færre feil, og mange moderne lønns- og personalsystemer, som Xledger, automatiserer prosessen for å gjøre innsendingen så enkel som mulig.

Hvem har ansvar for å sende inn inntektsmeldingen?

Det er arbeidsgiver som har ansvar for å sende inntektsmeldingen. Systemet arbeidsgiveren bruker, har ofte en egen funksjon for å sende inn inntektsmeldingen direkte til NAV.

I mange virksomheter håndteres dette automatisk gjennom Xledger, som muliggjør full digital flyt fra fraværsregistrering til refusjon fra NAV.

Dersom lønnssystemet ikke har denne funksjonen, kan arbeidsgiver sende inn inntektsmeldingen digitalt fra nav.no eller altinn.no.

Unntaksvis kan skjemaet fylles ut digitalt, skrives ut og sendes per post.

Hvordan fyller du ut en inntektsmelding korrekt?

En inntektsmelding må inneholde:

• Arbeidstakers identifikator (fødselsnummer/D-nummer).
• Arbeidstakers lønnsopplysninger.
• Første fraværsdag.
• Beregnet månedsinntekt basert på de siste månedene før fraværet.

Utover dette vil det være ulike opplysninger som fylles inn alt etter type ytele.

Alle felter må fylles ut korrekt for å unngå feil i beregningen av ytelser. NAV bruker opplysningene til å vurdere både rett til ytelsen og hvor mye som skal utbetales.

Hvilke inntekter inngår i beregnet månedsinntekt?

Beregnet månedsinntekt omfatter fast lønn, variable tillegg, bonuser og andre skattepliktige ytelser. Naturalytelser som er skattepliktige, for eksempel fri kost og losji, kan også inngå.

Arbeidsgiver skal oppgi inntekten slik den normalt ville vært uten fraværet.

Dersom arbeidsgiver har utbetalt mer enn vanlig i en periode, for eksempel ved ekstra utbetalinger eller økning i beløpet, skal dette også inkluderes i beregningen.

• Les mer om: Lønnsslipp: hva det er, hvor du finner den og når du får den

Hvordan korrigerer du en feil i en inntektsmelding?

Oppdager arbeidsgiver feil i en tidligere sendt inntektsmelding, må en ny melding sendes. Dersom du ønsker å endre opplysninger i en tidligere innsendt inntektsmelding, må du sende inn en ny melding med de oppdaterte opplysningene. Den nye meldingen erstatter den gamle og må inneholde korrekte og fullstendige opplysninger.

Det er ikke mulig å redigere en tidligere innsendt melding direkte – den må sendes på nytt i sin helhet. Endringene må tydelig komme frem i den nye meldingen, og du kan hente opp tidligere innsendte meldinger i systemet for å kontrollere hvilke opplysninger som må korrigeres.

Hvordan sjekker du status på en inntektsmelding?

Status på en inntektsmelding kan følges i Altinn. Der vises om meldingen er sendt, mottatt eller avvist.

Du finner status på inntektsmeldingen under meldingsoversikten i Altinn, eller i systemet du bruker.

Ved avvisning oppgis årsakene slik at arbeidsgiver kan korrigere og sende inn på nytt. Systemer som Xledger hjelper virksomheter å følge status automatisk og redusere risiko for feil.

Hva er forskjellen mellom inntektsmelding og a-melding?

Inntektsmelding brukes til NAV for beregning av ytelser ved fravær.
A-meldingen derimot rapporterer lønn, arbeidsforhold og forskuddstrekk til Skatteetaten, NAV og SSB hver måned.

Begge er lovpålagte rapporteringer.

Hvordan kan du kontrollere at inntektsmeldingen er riktig?

Kontroller alle opplysninger igjen før du sender inn, slik at du unngår feil og sikrer at alt er korrekt.

Sammenlign lønnsgrunnlaget med tidligere perioder og sjekk at første fraværsdag og arbeidstid stemmer. Et kvalitetssikret lønnssystem med automatiske kontroller, som Xledger, reduserer risikoen for feil.

Hvorfor er inntektsmeldingen viktig for arbeidsgiver og ansatte?

Inntektsmeldingen er en sentral del av arbeidsgivers ansvar ved sykefravær og permisjon. Den sikrer korrekt beregning av ytelser og effektiv samhandling med NAV. Ved å bruke et moderne ERP-system som Xledger automatiseres både innsending, oppfølging og refusjonskrav – slik at virksomheten sparer tid og reduserer feil.