Valg av et skybasert økonomi-/ERP-system er et oppgjør med ineffektive prosesser, og gir samtidig helt nye muligheter til å fremskaffe innsikt og gode analyser.
Mange har innsett at systemer i skyen er eneste farbare vei, men skyver på beslutningen fordi de frykter prosessen knyttet til byttet av system.
– Når prosjektet styres av erfarne eksperter med trygge prosesser forløper innføringen raskt og smidig, samtidig moderniseres driften av virksomheten, sier Gaute Tinnes-Rimehaug. Han er salgsdirektør i det norske teknologiselskapet Xledger.
Løsninger som gir bedre arbeidsdager
Xledger er en enhetlig plattform med avansert og brukervennlig funksjonalitet som møter alle bedrifters økonomi- og prosjektstyringsbehov, uansett størrelse.
– Jo mer komplekst konsernet er, desto flere er mulighetene. I skyen kan kundene vinke farvel til krevende oppgraderinger. Systemet oppdaterer seg selv automatisk, sier Tinnes-Rimehaug.
Sier nei til de som ikke bør ha Xledger
En undersøkelse Xledger gjennomførte høsten 2020 viser at økonomilederes største utfordringer kan plasseres i to kategorier: flere krav og ansvarsområder, og behovet for bedre forretningssystemer. Derfor sier godt over 90 prosent at det haster å flytte systemene til skyen. Behovet er innsikt i driften til enhver tid, og at sanntidsinformasjon enklere skal kunne presenteres på tvers av virksomheten.
Tinnes-Rimehaug fremhever at Xledger er bygd på erfaringer gjort over to tiår hos store bedrifter nasjonalt og internasjonalt, og funksjonene er utviklet som følge av ønsker og tilbakemeldinger fra kundene. Det gir også godt grunnlag til å mene noe om hvem som burde velge systemet, og ikke.
– Mange blir overrasket når vi sier at vår løsning ikke nødvendigvis passer for dem. Fornøyde kunder er det absolutt viktigste for oss, derfor selger vi aldri på feil premisser, sier Tinnes-Rimehaug.
Ærlige råd gjennom hele prosessen
Når Xledger er i dialog med nye kunder er målet å fjerne alle overraskelser knyttet til valget av system, og selve implementeringen.
– Vi legger vekt på at kundene forstår prosessen som ligger foran dem, slik at de kan gjøre et veloverveid valg, sier Tinnes-Rimehaug.
Første steg er en workshop der fagspesialister gjennomfører dybdeintervjuer for å avklare behov, målsetninger, kriterier for valget som skal tas, og styrer forventninger. Deretter setter kunden selv kriterier for hva som skal til for å få en god løsning. Tre uker etter gjennomføres løsningsworkshopen.
– Vi presenterer da hvordan løsningen faktisk vil fungere i det daglige. Kundene får en helt annen forståelse for mulighetene når de har sett det, sier han.
Vi har utviklet en guide til trygg innføring av nytt økonomisystem. Last den fritt ned her!
Eget innføringsteam med økonomispesialister
Når kunden har valgt Xledger tar spesialister som Peter Faarlund over. Han inngår i et ekspertteam med tekniske rådgivere som kan systemet inngående, og som selv har lang erfaring med å jobbe i virksomheter/konsern som økonomisjefer og controllere. De følger opp kundene fra første salgsmøte og frem til tre måneder etter at det nye systemet er tatt i bruk.
– Kommunikasjon og forventningsstyring gir en vellykket implementering. Det må forankres internt i organisasjonen og kundene må selv sette av tid og ressurser i prosjektet, sier Faarlund.
Underveis er det særlig fokus på hvordan organisasjonen skal tilpasse seg nye og mer effektive rutiner.
– Vi løfter perspektiv som kundene kanskje ikke har tenkt på. Fordi vi spør mye «hvorfor», får vi interessante diskusjoner der kundene blir oppmerksomme på prosesser og rutiner som kan være ineffektive og unødvendige, sier han.
Den første delen av prosessen er å anse som et forprosjekt som leveres gratis.
En gjennomprøvd metode for implementering
Faarlund mener at det er kvaliteten på innføringsteamet som tipper vektskålen i Xledgers retning.
– Vårt team har lang erfaring og bred kompetanse med økonomisystemer. Det gjør at vi raskt ser både kundenes problemer og har identifisert løsninger før de spør. Vår rolle er å rettlede kundene. Siden vi er med gjennom hele prosessen ville det være særlig dumt å selge noe vi ikke kan levere på, sier han med et smil.
En tommelfingerregel er at et implementeringsprosjekt tar 3-4 måneder om det gjøres for et stort og komplekst konsern. For mindre aktører er fasiten en helt annen. Xledger har sin egen metode som gir den raskeste og riktigste implementeringen gjennom beste praksis prosesser utviklet over 15 år.
Kunnskapsoverføring i prosessen er et av de viktigste målene.
– Det beste er når kundene klarer det meste selv. Det gir et helt annet eierskap til systemene. Vi ser en klar sammenheng mellom kunnskapsnivå og tilfredshet, og får veldig gode tilbakemeldinger på hvordan vi gjør implementeringene og opplæringen, avslutter han.
