United States
Norge
Sverige
Suomi
UKXledger hjalp Human-Etisk Forbund med en helt ny måte å jobbe på.
Vi har tatt økonomistyringen til et nytt nivå. Vi kan nå frigjøre mer tid som vi kan bruke til strategisk rådgivning eller drille dypt ned i bilagene om vi ønsker
– Det skjer noe når folk får bedre innsikt. Vi ser at ledere klarer å løfte blikket og se helheten. Og at de får større eierskap til avdelingens budsjetter, sier Lili Yuen.
Hun leder regnskapsavdelingen i Human-Etisk Forbund, en av Norges største organisasjoner med sine 165 000 registrerte medlemmer. Med Xledger samles økonomistyringen for hovedkontoret med organisasjonens 16 regionlag, og 65 lokallag.
Tiden da regnskapet ble sammenstilt kun en gang i året, og det tok flere dager, er for lengst forbi.
– Vi har strenge krav til kontroll på regnskapet. Det forventes transparens og god oversikt over driften på tvers av region- og lokallagene. Nå har vi det løpende, i stedet for kun en gang i året, sier Yuen.
At de har lykkes med mer enn dette, viser resultatene: ledere med eget budsjettansvar har meldt tilbake om høy tilfredshet med det nye systemet.
Yuen har god støtte i controller Ragnhild Tveter Lunde.
– De fleste lederne var aldri inne i gammelt system. Nå logger de seg inn for å se ferske tall, bli oppdatert, og flere går inn og sjekker detaljer i ulike bilag, sier Tveter Lunde.
Kontrasten er stor til situasjonen før Xledger ble tatt i bruk i 2023. Før det brukte organisasjonen et velkjent nettbasert økonomisystem som forbundet hadde levd med i åtte år.
– Vi behøver å se status på økonomien på tvers av forbundet, og det kunne vi ikke tidligere. Regnskapet ble kun sammenstilt et par ganger i året. Det var en manuell prosess som tok flere dager. Jeg har fortrengt hvor mye tid vi måtte bruke på konsolideringer, sier Yuen.
Hun peker på at det gamle systemet hadde utfordring med at organisasjonens underenheter var egne juridiske selskap.
At det tidligere systemet manglet flerfirma-funksjonalitet var også en stor hemsko.
– Vi kunne ikke lenger jobbe i siloer. Med Xledger kan vi enkelt drille ned i alle bilag på tvers av alle lag, supplerer Tveter Lunde.
– Nå jobber vi smartere og mer effektivt. Vi har flere muligheter og bedre kontroll, særlig på rapportering og budsjettoppfølging. Våre ledere har fått bedre oversikt og god styringsinformasjon, sier Yuen.
Jakten på nytt system tok forbundet innom flere aktuelle leverandører.
– Etter å ha vurdert funksjoner og muligheter var det lett å lande på Xledger. Mange av de andre systemene kom med for mange moduler som vi ikke vil ha behov for. Vi vurderte det slik at Xledger er systemet vi ønsket å vokse med, sier Yuen.
Prosessen med å flytte startet våren 2023. Hovedkontoret var på plass i ny plattform på rundt tre måneder. En god metode og en stødig prosjektleder var suksessoppskriften.
– Prosjektlederen satte av godt med tid til oss. Det gjorde at prosessen føltes trygg og kontrollert. Hun var med fra første møte til godt etter implementeringen, faktisk helt frem til vi ikke hadde flere spørsmål igjen, sier Tveter Lunde.
Det skrytes av en arbeidsmetode der forbundets fageksperter måtte gjøre mye av jobben selv, under kyndig veiledning. Opplæringen ble gitt underveis i prosessen.
– Det gjorde at vi mestret systemet raskere, sier Yuen.
Som et stort pluss fremhever forbundet at de ikke behøvde å tilegne seg ny digital kompetanse.
– Vi var innstilt på en bratt læringskurve, men opplevde ganske raskt at vi hadde kunnskapen som behøvdes for å lykkes med Xledger, sier Tveter Lunde.
Fordi forbundet har tenkt nytt rundt sine prosesser, har de funnet mange forbedringer. Tveter Lunde fremhever at det er mer behagelig å jobbe når alle dataene er synlige i samme sky.
– Vi har lært oss systemet steg for steg, og ser muligheter vi ikke hadde før. Vi kan sortere og filtrere. Jo mer jeg har kommet inn i det, desto mer verdsetter jeg mulighetene Xledger gir, sier controlleren.
Fordi mange brukere er inne i systemet er det gitt rollebaserte tilganger.
– Brukerne får tilgang basert på oppgaven de skal løse og informasjonen de behøver. Det forenkler mye, sier Yuen.
Årsoppgjøret var først store lakmus-test med Xledger.
– Vi erfarte at vi jobber mye smartere og har fått veldig god kontroll, sier Tveter Lunde.
Tallene ble mer transparente. ledere med eget budsjettansvar har meldt tilbake om høy tilfredshet med det nye systemet.
– Vi har tatt økonomistyringen til et nytt nivå. Vi kan nå frigjøre mer tid som vi kan bruke til strategisk rådgivning eller drille dypt ned i bilagene om vi ønsker, sier Yuen.
Fordi Xledger er integrert med medlemssystemet Dynamics, har forbundet samlet oversikt over alle medlemmer. Ved endringer flyter dataene igjennom begge systemene, som automatisk oppdaterer seg.
– Vi skal fortsette å standardisere og automatisere mest mulig. Innsikten vi får fra Xledger vil hjelpe oss ta bedre valg og sikre at ressurser brukes bedre. Før var vi usikre på om vi kunne stole på dataene i gammelt system. Dette er ikke lenger tilfelle. Vi tar ut gode rapporter til styret og ledelsen som gir grunnlag for riktige beslutninger, sier Yuen.
Yuen og Tveter Lunde får mange positive tilbakemeldinger. Når de ser tilbake, peker de på tre anbefalinger til andre som skal gjennom samme prosess:
– Vi har landet i det nye systemet. Skuldrene er lavere og vi har fått mye bedre kontroll på tvers av forbundet, avslutter Yuen.
Xledger spesialiserer seg på økonomistyring og regnskap. Med vår integrerte, tilpassede og sikre løsning er Xledger det beste valget for virksomheter som har ambisjoner om å vokse og utvikle seg, og som på veien skal ta gode beslutninger basert på oversiktlige data. Data – eller tallene – er selve kjernen i jobben med å oppnå sine ambisjoner.
Medlems- og giverorganisasjoner opplever ofte stor avstand mellom fagsystemene og effektiv bokføring i økonomisystemet. Vi leverer fagsystemer for medlemskap og givertjeneste, regnskap og fakturering i ett og samme system.
