TECO Maritime Group

Hvorfor bytte til skybasert økonomisystem?

– Vi hadde et økonomisystem som begynte å bli gammelt. Det ville kreve en omfattende oppgradering dersom vi skulle bruke dette videre og vi bestemte oss for å gå over til et skybasert system. Vi hadde tre krav til nytt system; det skulle være i skyen, ha automatiserte prosesser og konsernstruktur. Det er ikke mange systemer som dekker dette like godt som Xledger.

Hvilke gevinster har TECO Maritime Group oppnådd?

– Så langt har vi spart et årsverk ved at regnskapsoppgaver som eksempelvis bilagskontering og oppgaver knyttet til bank er automatisert. Vi har ikke redusert antall ansatte, men fått mer tid til å jobbe med prosjektoppfølging og andre viktige oppgaver.

Konsernstrukturen i Xledger er veldig viktig for oss som skal ha kontroll med økonomien i mange selskaper. Konsernoppsettet gjør det enkelt å holde oversikt og det går raskt å få frem konsoliderte rapporter.

Nå har vi all informasjon samlet på ett sted. Tallene er kun få klikk unna og vi kan holde oss løpende oppdatert. Vi henter ikke lenger ut rapporter, men ser alt i egne visninger i systemet. Dette er veldig positivt for lederne i hvert selskap. Tidligere var økonomifunksjonen mer sentralisert. Nå har alle tilgang til tallene umiddelbart – samtidig som konsernledelsen følger med på situasjonen for hele selskapet. Vi har mindre rapportering, mindre usikkerhet og lavere risiko for feil i regnskapet.

Binder sammen 21 maritime selskaper

Nye miljøkrav krever at alle seilende skip skal redusere svovelinnholdet i eksosen og renser ballastvannet. Det krever installasjon av renseanlegg på tusenvis av skip de nærmeste årene.

– Det handler om å bidra til et renere miljø, sier Sidsel Myhrvold, nåværende CFO i TECO Maritime Group.

Vi må få plass til nytt utstyr på steder der det egentlig ikke er plass, utdyper Myhrvold.

Det betyr at TECOs ingeniører utfordrer de fysiske lovene blant annet innen engineering, installasjon og i ettermarkedet for miljøutstyr på skip.

Det er også bakteppet for TECOs kraftige vekst de senere årene. For å håndtere dette, var de avhengig av et økonomisystem som kunne binde virksomhetene sammen på tvers av 21 selskaper over hele verden, fordelt på fem delkonsern.

I Xledger fant de systemet som rev ned veggene i virksomheten – og fjernet tersklene mellom de geografiske områdene.

– Det som før var tungt, ble nå velsignet enkelt. Via en nettadresse får vi komplett tilgang til økonomien over hele verden, sier Myhrvold – og peker på:

• Oversikt: Konsernledelsen får alltid ferske tall via Xledgers dashboard, og rapporter kjøres enkelt ut på kort tid.
  – Vi ser at våre ledere kommer enda tettere på utviklingen enn tidligere, påpeker Myhrvold.
• Innsikt: Prosjektledere har fortløpende kontroll på sitt prosjekt, og ledere kan når som helst bore seg ned i detaljene helt ned på bilagsnivå.
  – Vi har store og tunge prosjekter, der det er ekstremt viktig at prosjektlederne holder kontrollen, forklarer Myhrvold.
• Samspill: TECO har virksomheter over hele verden fra Singapore til USA. Alt samles nå opp i ett felles system hvor vi også enkelt kan konsolidere regnskapene i konsernet.
  – Økonomisystemet må være brukervennlig og lett å ta i bruk på tvers av geografiske grenser, utdyper Myhrvold.

Hvordan håndterer dere vekst og nytt system?

– Det er enkelt å vokse med Xledger. Vi har koblet på flere selskaper etter at vi tok i bruk systemet. Konsernkontoplanen ligger på toppnivå og vi kan enkelt koble på flere selskaper som arver oppsettet fra toppen.

Ettersom Xledger er et standardsystem så er det vi som tilpasser oss systemet og ikke omvendt. Det fungerer veldig bra. Systemet er bygget på en helhetstankegang. Alle prosesser er tilpasset og vi kan enkelt ta disse i bruk.

Hemmeligheten ligger i at Xledger er et skybasert standardsystem, sier Myrhvold

– Vi får gevinster når vi tilpasser oss Xledger. Systemet hjelper oss å gjøre ting på en enklere måte, sier Myhrvold.

Det innebærer også høy grad av automatisering:

– Å fordele kostnader på tvers av konsernet skaper liten verdi. Nå håndteres det automatisk på tvers av selskapene via Xledger, forklarer Myhrvold.