Slik jobber de mest effektive økonomiavdelingene

Må ha tid til å være en god rådgiver

PwC-rapporten peker på at det å bli god på teknologi er nøkkelen til store effektivitetsforbedringer. De mest produktive avdelingene bruker en fjerdedel av kosten sammenlignet med snittet for å drive økonomifunksjonen.

Jevnt over brukes 1,12 prosent av hver krone omsatt til å drifte norske økonomiavdelinger.

– Dette er et viktig tall for å vite hva som skiller de beste fra de gode. Effektivitet er ikke et ensidig mål i seg selv. Men effektivitet frigjør tid slik at økonomisjefen og kollegene kan drive med kontinuerlige forbedringer og støtte ledergruppen og andre avdelinger med gode beslutningsunderlag, sier hun.

Hos PwC handler dette om at fokuset, og tiden, i økonomiavdelingen flyttes fra prosessering av transaksjoner, til å arbeide med innsikt og strategi. Og det er her viktigheten av gode systemer kommer inn, da de kan bidra til å automatisere det første og legge til rette for det siste.

Det gjør at den moderne CFO må ha en kommersiell innstilling.

– Vedkommende er en verdiskaper og en strateg som sikrer at selskapet trekker i riktig retning, samtidig som de sørger for at det settes av nok tid til å tilegne seg kompetanse på ny teknologi. Som ledd i dette kreves inngående forståelse for de mange verdikjedene i selskapet, sier hun.

Standardisert og skybasert

Eide Søviks avdeling jobber blant annet mye med å bistå virksomheter i valget av ny ERP-løsning, og i selve innføringen. Derfor har de også tett dialog med de ulike leverandørene og bruker mye tid til å sette seg inn i hvordan de ulike systemene vil støtte virksomhetenes behov inn i fremtiden.

Her viser innsikten at de som lykkes best er flinkest til å utnytte funksjonaliteten i ERP-systemet, og at de hele tiden er på utkikk etter å ta i bruk nye muligheter i systemene for å forbedre sine prosesser.

I tillegg jobber de med å benytte integrasjoner mot andre kritiske systemer for å samle så mye innsikt som mulig i driftssystemet.

– De beste er mer fremoverlente når det gjelder å ta i bruk teknologi for å rapportere bedre, og hente verdiøkende innsikt gjennom BI-systemer. De driver frem automatisering og digitaliserer funksjoner og prosesser som eksempelvis innkjøp, sier hun.

Derfor er også rådet at ERP-systemet i så stor grad som mulig er standardisert og skybasert.

– Prosessene i økonomi bør være så standardiserte som mulig. Da vil effektiviteten øke, og du reduserer risikoen for å gjøre feil. Alt blir mer forutsigbart, avdelingen blir mer kostnadseffektiv, og kvaliteten på arbeidet går opp. Her vil kunstig intelligens spille en viktig rolle fremover, sier hun.

En fremtidsrettet CFO

Eide Søvik er tydelig på at den moderne CFO må være god på endringsledelse og at hele økonomiavdelingen må være endringsdyktig. CFO må stille seg spørsmålet om hvordan hun ønsker at bedriften skal ledes i fremtiden.

– En fremtidsrettet CFO tenker helhetlig og får med seg organisasjonen. Husk at det er menneskene som tar i bruk teknologien. Derfor vil suksessen avhenge av hvor flinke kollegene dine er til å ta ut potensialet i verktøyene og systemene. CFO må investere for å øke medarbeidernes ferdigheter og kompetanse på systemene.

For mange betyr dette en endring i kulturen i avdelingen, og endring tar tid. De ansatte må forstå at de er på en endringsreise og at den kan være krevende.

En av de viktigste suksesskriteriene er at ansatte opplever mestring med oppgaver, prosesser og systemer underveis. Det øker tilfredsheten, og gjør at de raskere kan ta på seg mer verdiskapende oppgaver.

– Det er også slik CFO skaper konkurransekraft. Bedriften vil gjennom en slik endring ende opp med mer innsikt og kompetanse enn konkurrentene. De beste økonomiavdelingene evner å se lengre fremover, og CFO blir i større grad en slags chief performance officer, forteller hun.

Mange er ennå ikke i skyen

En annen interessant innsikt fra undersøkelsen er at annenhver virksomhet ennå ikke har flyttet drifts- og økonomisystemet til skyen. En rekke analytikere har pekt på at perioden frem mot 2030 vil gi tidenes skifte i ERP-markedet. Eide Søvik mener det er gode grunner til at mange av disse selskapene ikke har startet sin skyreise ennå.

– De aller fleste forstår nå at skyen er viktig. Men mange har ikke muligheten til å prioritere sky ennå. Det kan handle om likviditet og stram økonomi, eller at det er uenigheter i ledelsen om hva som er viktig å prioritere.

Hun er derimot ikke i tvil om at alle skal til sky. Disse prosessene vil drives frem av strategiske og fremadrettede økonomidirektører som evner å velge riktig

– Det har aldri vært en mer spennende tid å være CFO. Den moderne CFO må være god på økonomi og finans. Hun må opptre mer kommersielt og markedsrettet, jobbe med organisasjonsutvikling, og i tillegg være god på teknologi. CFO må ha tid til å jobbe med ledelse og være god på strategi, avslutter hun.

Dette kjennetegner de mest effektive økonomifunksjonene

• Gode på prosesser: Har en ende til ende prosesstilnærming og har egne prosesseiere som jobber med å sikre kontinuerlige forbedringer og større effektivitet i alle ledd. De er gjerne inspirert av metoder som «lean». De 25 prosent beste har i snitt en 15 prosent høyere grad av standardisering. Det gir større forutsigbarhet, økt kvalitet, besparelser av tid og ressurser, og virksomheten blir mindre personavhengig.
• Vet hvem som gjør hva: De beste overlater ikke noe til tilfeldighetene. De benytter seg av skriftlige planer der frister, roller og ansvar er tydelig definert.
• De jobber strategisk med kompetanseutvikling: Medarbeiderne skal møte dagens kompetansekrav, og samtidig være forberedt på fremtidens utfordringer. Det investeres særlig i kompetanseutvikling knyttet til systemer.
• Er flinke på å ta i bruk teknologi: Vi er i startfasen av et stort teknologisk skifte der stikkord er AI og maskinlæring, store data og blokk-kjede. De beste har innsett viktigheten av å utnytte funksjonaliteten i ERP-systemet, og leter aktivt etter muligheter til å forbedre prosesser. De bruker integrasjoner mot andre kritiske systemer og er fremoverlente i sin bruk av annen teknologi for rapportering, business intelligence, automatiseringsverktøy og innkjøpssystemer.

Kilde: Benchmark Effektive Økonomifunksjoner 2023, CFO Solutions i PwC