Å legge forholdene til rette for automatisering er god ressursbruk. Kombinerer du det med en tydelig tanke om hvordan virksomheten skal styres og gode systemer og prosesser, er du nær målet om en økonomifunksjon rigget for fremtiden.
«Hva kjennetegner en moderne CFO?»
Vi stilte spørsmålet til Aleksander Mathisen Hatteland i Aider, selskapet som definerer seg som regnskapsbransjens største utfordrer: Aider vil redefinere regnskapsbransjen med kombinasjonen teknologi som er enkel å forstå, folk som bryr seg – og mulighetene som frigjøres ved å utfordre det bestående.
– Vi kaller det «kompetansehuset Aider», fordi kundene skal kunne komme til oss å få hjelp til det meste knyttet til administrative prosesser, sier Hatteland.
Hatteland var i sin tid en av de første ansatte i selskapet i 2019, og er i dag CFO for hele konsernet som teller rundt 900 ansatte. Han var også finalist i kategorien «Årets økonomistjerne» i E24.nokåringen «Ledertalentene 2023».
I tillegg til å ha rollen som CFO har Hatteland også egen kundeportefølje.
– Min rolle har tatt form og farge underveis, men det å ha tilgang på data med god kvalitet, mener jeg er viktig. Vi, som mange andre, har ekstremt mye data. Det å sortere data og få noe fornuftig ut av dem, er noe av kjernen i rollen. Da kan du lage et godt beslutningsgrunnlag, sier Hatteland.
Gode analyser til operative funksjoner
Han forteller at en av hans oppgaver som CFO er å lage gode analyser til de som sitter i operative stillinger.
– Det, kombinert med å sette strukturen for hvordan vi i Aider følger opp våre prosesser.
Hatteland forteller at Aider er autonomi en viktig del av kulturen, noe som innebærer at hver porteføljeleder skal følge opp sine kunder og selv ta ansvar for hvordan det går økonomisk.
– Mye handler om å legge til rette for at lederne våre har gode måleparametere som kan aggregeres opp og presenteres for styret, slik at styret løpende har et god bilde av virksomheten og kan gjøre korrigeringer på kursen når det er behov for det.
Sitter ikke på alle svarene selv
– Vil du si at rollen også er å bygge opp for å forvalte strukturkapitalen i Aider?
– Ja, absolutt! Aider har vokst veldig raskt og med veksten har vi flere ganger måtte endre på hvordan vi styrer og følger opp selskapet. Senest høsten 2023 gjennomførte vi en stor reorganisering hvor vi endret juridisk struktur og samlet alle operative selskaper i ett AS. Det medførte at vi også måtte reimplementere ERP-løsningen og datavarehuset vårt, forteller Hatteland.
Han legger til at som CFO for et gründerselskap, er det også viktig å følge opp likviditet, hente inn kapital og bistå i oppkjøpsprosesser. Hatteland bruker mest tid på det strategiske perspektivet i rollen som CFO.
– For å ha tid til å fokusere på det strategiske, er det viktig å klare og dytte det operative økonomiansvaret riktig ut i organisasjonen, understreker Hatteland.
- Les mer om hvorfor du bør velge Xledger: Alt-i-ett økonomisystem
Riktig oppgave til rett person
På spørsmål om hva som kjennetegner de mest effektive økonomiavdelingene, trekker Aiders CFO frem løpende fokus på forbedringer og ha tid til å teste hvordan man kan bruke ny teknologi til å jobbe smartere.
– Det er min erfaring og en av nøkkelfaktorene til at vi kan ha en så slank økonomiavdeling som vi har. Vi strømlinjeformer de prosessene, og gjør folk i linja i stand til å løse mange av oppgavene selv uten å måtte involvere den sentrale økonomistaben. Da unngår vi å bli sittende med masse spørsmål om hvordan prosessene foregår, sier Hatteland.
Må ha overlappende kunnskap
Hatteland viser til eksempelet med Aiders egen faktureringsprosess, hvor cirka halvparten av de ansatte skal fakturere kundene hver måned.
– Når så mange mennesker er involvert må det være enkelt. Det innebærer å skjule unødvendige menylinjer og «knapper» og fjerne tilganger som gjør at enkeltpersoner kan gjøre operasjoner som kan ødelegge for andre. Vi har med andre ord brukt tid på å tilpasse systemoppsettet for å tilpasse hvordan vi jobber med akkurat den prosessen. Fakturaprosessen går over i inntektsprosessen, hvor vi har informasjon i systemet om folk er a jour når det gjelder kapitalbinding mv. Da sparer økonomiavdelingen tid, fordi oversikten er tilgjengelig for alle. Vi kan konsentrere oss om oppgavene er gjort i henhold til tidsfristene i prosessen.
Hatteland vektlegger også betydningen av at folk i økonomiavdelingen har eierskap til flere prosesser og områder.
– For oss er det viktig at folk hjelper hverandre og har overlappende kunnskap. Det gjør oss langt mindre sårbare, selv om vi er ganske få i økonomifunksjonen.
Det største bidraget fra en CFO for å bidra til virksomhetens konkurransekraft, ligger i å skape klare og tydelige retningslinjer for det man skal levere på.
Aleksander Mathisen Hatteland – CFO, Aider
Bør ha teknologisk innsikt
Hatteland mener at den beste måten en CFO kan legge forholdene til rette for å forbedre en virksomhets konkurransekraft, handler om å ha en tydelig tanke om hvordan virksomheten skal styres og bygge rammeverket for hvordan følge opp og sørge for at alle har enkel tilgang på de samme måleparametere.
Ofte er det lett at ting blir komplisert. Utfordringen er å gjøre det enkelt nok til at alle forstår rammeverket, men likevel gjøre det såpass bredt at det tar høyde for særegenheter innad i de forskjellige avdelingene.
– Du må lage et godt rammeverk og gode prosesser, slik at du ikke bruker tid på det administrative. Ha klare og tydelige retningslinjer for det du skal levere på. Samtidig er det viktig å ha parametere for å finne ut hvorfor du eventuelt ikke leverer på det du skal, sier Hatteland.
Han mener også at en CFO bør ha teknologisk innsikt.
– Da snakker jeg ikke om IT-bakgrunn, men du må forstå hvordan data flyter, og hvordan sluttproduktet henger sammen med alt det andre. For eksempel hvor masterdata blir hentet fra og hva slags påvirkning det har hvis du gjør en endring.
Du må ha gode spørsmål
– Hvordan tror du fremtidens økonomiavdeling ser ut?
– Vi har bygd oss opp for å møte fremtiden, men jeg tror også at større selskaper vil ha færre folk i økonomifunksjonen som sitter på kun én rolle – nettopp fordi det er disse enkeltprosessene, som for eksempel inngående fakturahåndtering og lønn, som først og fremst blir automatisert. Det gjør også noe med kompetansen i økonomifunksjonen. Tidligere jobbet gjerne de minst erfarne med inngående faktura-prosessen, mens nå som dette i stor grad er automatisert, blir dette en prosess som krever bred erfaring og gjerne IT-kompetanse for å kunne løses effektivt. Man trenger flere med et analytisk mindset som kan identifisere og følge opp avvik og ikke minst jobbe med beslutningsgrunnlag til ledelsen.
– Hvordan opplever du å være CFO i et selskap der alle kan økonomi?
– Det er helt strålende! Du får gode spørsmål fra organisasjonen, som er klare og tydelige. Man kan kanskje tro det er krevende fordi alle vet hva du driver med, men nei. Dette er en reise for å finne de beste løsningene og da må du ha gode spørsmål. Det gir vår økonomiavdeling et ekstra fortrinn, sier Hatteland.
