Hva er bilag og hvordan fungerer det?

Hvilke krav stilles til bilag?

Bilag må være fullstendige, korrekte og tydelig knyttet til virksomheten for å oppfylle bokføringslovens krav. Dokumenter som fakturaen og kvitteringen kalles primærdokumentasjon og må inneholde riktig beløp for å være gyldige.

Dokumentasjonen skal gjøre det mulig å forstå hva transaksjonen gjelder, hvem som er partene, og hvordan den påvirker regnskapet.

Bilag skal foreligge på norsk, svensk, dansk eller engelsk, og det skal være mulig å følge transaksjonen fra kjøp til bokføring. Fakturaer og kvitteringer regnes som primærdokumentasjon og må oppbevares i minst fem år. Det er ofte flere inngående fakturaer som må håndteres og dokumenteres korrekt for å sikre at regnskapet er i samsvar med gjeldende regelverk.

I tillegg kan sekundærdokumentasjon som kontrakter, ordresedler og avtaler være nødvendig for å underbygge bilaget og sikre at transaksjonen er riktig dokumentert.

Hvordan skal bilag oppbevares?

Bilag skal oppbevares på en trygg og systematisk måte slik at de enkelt kan finnes igjen ved behov. Mange bedrifter lager gjerne bilagene elektronisk for å sikre at de er tilgjengelige og oppbevares i NOK, noe som gir bedre oversikt og kontroll.

Elektronisk oppbevaring er fullt ut tillatt, men må følge kravene i bokføringsloven. Det er ofte enklere å håndtere store mengder bilag digitalt.

Riktig oppbevaring er avgjørende for et korrekt regnskap, særlig ved kontroll eller revisjon. Bilag kan være på ulike språk, men innholdet må være forståelig slik at transaksjonen kan dokumenteres tydelig.

Hvilke typer bilag finnes?

Bilag kan være fakturaer, kvitteringer, betalingsbilag eller annen dokumentasjon som bekrefter en økonomisk hendelse. Litt hjelp fra digitale verktøy og automatiske funksjoner kan gjøre det enklere å håndtere og organisere bilagene, slik at regnskapsprosessen blir mer effektiv.

Hver type bilag har egne krav til innhold, og det må tydelig fremgå hva transaksjonen gjelder og hvem som er involvert.

Uavhengig av format må bilaget være forståelig og etterprøvbart. Dokumentasjonen kan være elektronisk eller fysisk, så lenge innholdet er lesbart og oppbevares i tråd med bokføringsloven. Dette sikrer at både virksomheten og Skatteetaten kan forstå og kontrollere transaksjonen ved behov.

Regnskapsprogram og bilag

Moderne regnskapsprogrammer gjør det enklere å laste opp, lagre og systematisere bilag digitalt, slik at du alltid har oversikt og kontroll. De hjelper deg med nummerering og organisering, og sikrer at bilagene oppfyller kravene til bokføring. Dette gjør regnskapet mer effektivt og i samsvar med lover og regler.

Xledger automatiserer store deler av bilagshåndteringen ved å tolke, validere og bokføre bilag fortløpende. Dette gir færre manuelle oppgaver, bedre kontroll og en mer effektiv regnskapsprosess.

Automatisering av bilag

Automatisering sparer tid ved å registrere og kontrollere bilag automatisk, samtidig som det reduserer feil. Selv om mye kan gjøres automatisk, er det viktig å kontrollere at bilagene er korrekte og fullstendige for å sikre et riktig regnskap.