Et bilag er dokumentasjonen som bekrefter en økonomisk transaksjon i regnskapet. Det kan være en faktura, kvittering, kontrakt eller annen dokumentasjon som viser hva som er kjøpt, solgt eller betalt. Bilaget danner grunnlaget for bokføringen og sikrer at informasjonen om transaksjonen er korrekt og fullstendig.
Bilag brukes til å dokumentere både inntekter og kostnader, og er avgjørende for fradrag, skatt og merverdiavgift. Uansett om bilagene er papirbaserte eller elektroniske, må de være systematiserte, lesbare og tilgjengelige slik at regnskapet alltid kan etterprøves.
Kort sagt: Bilag er fundamentet i regnskapet – uten gyldige bilag kan transaksjoner ikke dokumenteres, og regnskapet mister sin kontrollverdi.
Bilag må være fullstendige, korrekte og tydelig knyttet til virksomheten for å oppfylle bokføringslovens krav. Dokumenter som fakturaen og kvitteringen kalles primærdokumentasjon og må inneholde riktig beløp for å være gyldige.
Dokumentasjonen skal gjøre det mulig å forstå hva transaksjonen gjelder, hvem som er partene, og hvordan den påvirker regnskapet.
Bilag skal foreligge på norsk, svensk, dansk eller engelsk, og det skal være mulig å følge transaksjonen fra kjøp til bokføring. Fakturaer og kvitteringer regnes som primærdokumentasjon og må oppbevares i minst fem år. Det er ofte flere inngående fakturaer som må håndteres og dokumenteres korrekt for å sikre at regnskapet er i samsvar med gjeldende regelverk.
I tillegg kan sekundærdokumentasjon som kontrakter, ordresedler og avtaler være nødvendig for å underbygge bilaget og sikre at transaksjonen er riktig dokumentert.
Bilag skal oppbevares på en trygg og systematisk måte slik at de enkelt kan finnes igjen ved behov. Mange bedrifter lager gjerne bilagene elektronisk for å sikre at de er tilgjengelige og oppbevares i NOK, noe som gir bedre oversikt og kontroll.
Elektronisk oppbevaring er fullt ut tillatt, men må følge kravene i bokføringsloven. Det er ofte enklere å håndtere store mengder bilag digitalt.
Riktig oppbevaring er avgjørende for et korrekt regnskap, særlig ved kontroll eller revisjon. Bilag kan være på ulike språk, men innholdet må være forståelig slik at transaksjonen kan dokumenteres tydelig.
Bilag kan være fakturaer, kvitteringer, betalingsbilag eller annen dokumentasjon som bekrefter en økonomisk hendelse. Litt hjelp fra digitale verktøy og automatiske funksjoner kan gjøre det enklere å håndtere og organisere bilagene, slik at regnskapsprosessen blir mer effektiv.
Hver type bilag har egne krav til innhold, og det må tydelig fremgå hva transaksjonen gjelder og hvem som er involvert.
Uavhengig av format må bilaget være forståelig og etterprøvbart. Dokumentasjonen kan være elektronisk eller fysisk, så lenge innholdet er lesbart og oppbevares i tråd med bokføringsloven. Dette sikrer at både virksomheten og Skatteetaten kan forstå og kontrollere transaksjonen ved behov.
Moderne regnskapsprogrammer gjør det enklere å laste opp, lagre og systematisere bilag digitalt, slik at du alltid har oversikt og kontroll. De hjelper deg med nummerering og organisering, og sikrer at bilagene oppfyller kravene til bokføring. Dette gjør regnskapet mer effektivt og i samsvar med lover og regler.
Xledger automatiserer store deler av bilagshåndteringen ved å tolke, validere og bokføre bilag fortløpende. Dette gir færre manuelle oppgaver, bedre kontroll og en mer effektiv regnskapsprosess.
Automatisering sparer tid ved å registrere og kontrollere bilag automatisk, samtidig som det reduserer feil. Selv om mye kan gjøres automatisk, er det viktig å kontrollere at bilagene er korrekte og fullstendige for å sikre et riktig regnskap.
Et bilag er dokumentasjonen som ligger til grunn for hver økonomisk transaksjon i regnskapet ditt. Det kan være en faktura, kvittering, kontrakt eller annen form for bevis som viser hva som er kjøpt, solgt eller betalt. Bilaget sikrer korrekt bokføring og dokumentasjon overfor myndigheter.
Bilagsføring er viktig fordi det dokumenterer alle transaksjoner i regnskapet, noe som er nødvendig for å sikre korrekt skatt og merverdiavgift. Uten bilag kan ikke transaksjoner dokumenteres, og regnskapet blir ugyldig ved kontroll fra Skatteetaten.
Bilag føres ved å registrere informasjonen fra dokumentasjonen i regnskapssystemet, enten manuelt eller automatisk. Det er viktig at bilagene er fullstendige, korrekte og systematiserte, og at de oppbevares trygt i et format som ikke kan endres.
Full kontroll og effektivitet med skybaserte løsninger – Xledger leverer markedets fremste skybaserte økonomisystem for deg som vil litt mer. Vi leverer ett system som gir deg sanntidsinnsikt, automatiserer dine prosesser og sikrer at du alltid har full kontroll – uansett hvor kompleks organisasjonen din er.
Xledger er et komplett ERP-system med alt du trenger for regnskap og økonomi, lønn, prosjekt, timeføring og mer. Skalerbart, fleksibelt og klart til bruk – på tvers av selskaper og forretningsområder.
Hvordan rigger norske CFO-er seg for å håndtere raske endringer og uforutsette hendelser? I vår nye utgave av Moderne CFO 2025 forteller norske CFO-er om utfordringene de står i – og hvordan de rigger seg for endring og vekst frem mot 2030.
Vil du se hvordan Xledger kan hjelpe din bedrift?
Ta kontakt med oss eller book en kostnadsfri demo i skjemaet nedenfor.
United States
Norge
Sverige
Suomi
UK