Med en god plan, stødig metode og kyndige veiledere kan du være i mål på kun 90 dager. Og det holder lenge med nysgjerrighet og normal systemforståelse.
Å ta i bruk et moderne ERP i skyen, kan virke komplisert. Få gleder seg til et slikt prosjekt. Og hindrene kan oppleves som mange.
Til guiden
En undersøkelse utført av Infact mot 200 ledere i norske bedrifter (høsten 2024) viser at de viktigste grunnene til ikke å ta i bruk et skybasert økonomisystem er:
- Opplevd mangel på kompetanse
- Byttet ansees å være komplisert
- Frykt for høye kostnader
- Mangel på tid
Dessverre forsvinner betydningen av å gjøre et skifte i disse bekymringene. Å ta i bruk et moderne system handler om å rigge seg for fremtiden – med økt automatisering og bedre innsikt. På kjøpet får du også en økt skalerbarhet, som gir rom for vekst.
– Det handler om å få et system som gjør det enkelt å vokse, og hjelper dine ansatte å utvikle seg. Det får du ikke med et system som hører hjemme i fortiden, sier Peter Balkevärn i Xledger.
Det er forståelsen som er viktigst
Som prosjektleder hjelper han kundene gjennom hele innføringen av nytt system fra A til Å.
Han er sammen med Mette Tonstad, leder av Xledgers konsulentavdeling, opptatt av at hindrene som avdekkes i undersøkelsen, ikke er reelle. Og hindrer virksomhetene å komme videre.
– Vi ser at CFO-er som har kompetanse på økonomi og i tillegg forstår forretning og system er de som er best i stand til å skape en moderne økonomiavdeling, sier Tonstad.
– CFO-ene trenger å være nysgjerrige og interesserte, men det er en myte at CFO trenger stor IT- og systemkompetanse. Det er forståelsen som er viktig, samstemmer Tonstad og Balkevärn.
De er bekymret for at for mange CFO-er overdriver fokuset på teknologi i stedet for å fokusere på forretning og hvordan teknologi bør tas i bruk. Altså å utnytte mulighetene for innsikt og videreutvikle finansiell rapportering – både på finansielle- og ikke-finansielle områder – og å bidra til effektiv og god virksomhetsstyring.
– Økt tilgang på innsikt og analyse gjør at CFO-ene må fokusere på å utnytte dette. Det dreier seg også om bruk av ikke-finansielle data, som bærekraft, i virksomheten, sier Tonstad.
Skaper trygghet
Men første steg er å komme opp i skyen. Innføringen av nytt skybasert system, styres med stødig hånd av Tonstad og Balkevärn.
– Vi har en grundig metode for hvordan vi får kundene i gang med nytt system. Jobben starter med å grundig sette seg inn i hva som skal gjøres, sier han.
Tonstad har lang erfaring med innføring av ulike økonomi- og lønnssystem.
– Våre løsningsarkitekter er med fra første salgsmøte til systemet er innført. Det gir kundene trygghet for at all informasjon er med og at alle hensyn er ivaretatt, sier hun.
Innledende bekymringer handler gjerne om tids- og kostnadsbruken prosessen vil kreve, særlig fordi økonomi- og regnskapsavdelinger allerede er lesset ned av daglige gjøremål.
– Overgangen til sky er ikke skummel fordi vi leverer en beste praksis standardløsning. Vi har hjulpet mange ulike typer organisasjoner og vi utvikler vår metode i takt med erfaringene vi gjør oss, sier hun.
Fordi mye allerede er konfigurert i Xledger behøver kundene ikke å starte helt på nytt.
– Om forrige gang du implementerte et system var for 20 år siden og alt var skreddersøm, så er virkeligheten en annen nå. Vi loser deg trygt gjennom. Dette er ikke skummelt, sier hun.
En trygg prosess for Human-Etisk Forbund
Sommeren 2023 byttet Human-Etisk Forbund fra et noe lettere system i skyen til Xledger-plattformen. Organisasjonen styres som et konsern med et hovedkontor og over 100 juridiske enheter lokalt og regionalt over hele landet.
– Det forrige systemet ga ikke en konsolidert oversikt. Vi måtte bruke dager på å manuelt sammenstille regnskapet, sier Lili Yuen som er regnskapsleder i forbundet.
Opplevelsen med Xledger-implementeringen ble god, og prosjektet forløp som forventet.
– Prosjektlederen var med oss hele veien. Vi hadde møter flere gang i uken, og det var en forventing at vi skulle gjøre mye av arbeidet selv for å lære oss systemet, sier Yuen.
Innføringen på hovedkontoret gikk som planlagt. Prosessen tok rundt tre måneder.
– Vi jobber smartere og mer effektivt nå. Vi har flere muligheter og bedre kontroll, særlig på rapportering og budsjettoppfølging. Våre ledere opplever at de har fått oversikt og bedre styringsinformasjon, sier Yuen.
Kan levere på tre måneder
Balkevärn presiserer at om kundene stoler på Xledgers rådgivere og metode så vil innføringsprosjektene forløpe fint. Det tar kortere tid og koster mindre enn de fleste tror.
– Vi liker å si at vi leverer på tre måneder. Det er ikke dyrt, og avhenger av hvor mye kapasitet som kundene legger inn selv, mener Tonstad.
– Og så er det viktig å si at kostnaden ved å ikke bytte til skybasert ERP er enda høyere, legger Balkevärn til.
Du behøver ikke å være teknolog for å lykkes med et slikt prosjekt. Suksesskriteriet er at du er nysgjerrige på det nye, og at du kan faget og organisasjonen din.
Du må være forberedt på endring
Det varierer sterkt hvor mye endring i rutiner og prosesser et nytt system vil medføre. For noen er det knapt nevneverdig, for andre kan det være mye som må justeres og læres.
– Endringene handler om å jobbe smartere og mer effektivt, og at du bruker automatisering til å hente nye typer fordeler, sier Balkevärn som fremhever at mulighetene er store for de som velger å se etter dem.
– I et moderne system så kan det meste settes opp til å kjøres automatisk og du velger selv når du legger inn menneskelig kontroll, sier han.
Det gir anledning til å bruke tiden på oppgaver som oppleves mer givende og som gir mer verdi for virksomheten.
– Innføringen må ikke være stor, dyr eller vanskelig. Samarbeidet i prosjektet, fin dialog underveis og gode verktøy gir en god arbeidsflyt gjennom hele prosjektet, sier Tonstad.
De viktige fasene i prosjektet
Implementeringen starter med planlegging og prosjektering. Her skal prosjektlederne sikre felles forståelse og konkretiserer tidslinjen. Så kommer vi til analyse og design der det snakkes om muligheter og begrensninger, og kundene tar her valg om hva som er viktigst når systemet settes opp.
– I implementeringsfasen setter vi opp løsningen slik vi er blitt enige om. Deretter blir oppsettet og arbeidsprosesser testet og verifisert. Prosessene skal verifiseres fra A til Å, med kunden i førersetet. Opplæring skjer underveis, slik at kundens brukere får god erfaring med bruk av systemet allerede før det tas i bruk, sier Balkevärn.
«Go-live» følges opp av en oppfølgingsfase der kundene kjører skuta selv, mens Xledger-teamet støtter fra siden.
– De som lykkes best er engasjerte og til stede under implementeringen, og de lytter til konsulentenes anbefalinger, sier han.
– De har også satt av nok tid og ressurser, og prosjektet er forankret i ledelsen. Stødig prosjektstyring er hvordan du tar ned risikoen og sikrer at alt leveres som forventet, legger Tonstad til og presiserer at prosjektene aldri lukkes før kundene føler seg komfortable og trygge.
Vil du lese om alle fem mytene vi har knust?