Controlleren må gi ledere tilgang til forståelig og riktig innsikt i sanntid, uansett og alltid.
Einar Sølsnes er financial manager i Xledger, og trolig en av Norges ivrigste forkjempere for å automatisere og standardisere så mange oppgaver innen økonomi og finans som mulig.
— Automatisering er en av hovedgrunnene til at jeg trives så godt i Xledger. Det er gøy å kunne påvirke fra innsiden hvordan et økonomisystem bidrar til at controller og økonomiekspertene flytter seg oppover i den strategiske verdikjeden, sier Sølsnes.
Han kom til Xledger fra en av de største aktørene innen økonomirådgivning og revisjon. I bagasjen har han en mastergrad i regnskap og revisjon fra BI og en mastergrad i finansiell økonomi fra NHH.
En struktur for å møte tre ganger så høy omsetning
Arbeidsoppgavene er i hovedsak knyttet til å bidra med viktige oppgaver knyttet til vekst og innovasjon.
— Innen få år har vi som ambisjon om å tredoble omsetningen for konsernet. Derfor bygger vi en enhetlig og enkel struktur som er tilpasset ulike land og virksomhetsområder. Samtidig jobber vi med å automatisere flest mulig prosesser som gir oss stordriftsfordeler i økonomifunksjonen. Dette forenkler arbeidet med å for eksempel ekspandere til nye markeder eller land, samt å håndtere vekst i eksisterende markeder uten å måtte pådra oss vesentlige kostnader i økonomiavdelingen, sier han.
Han er tydelig på at konsernoppfølging skaper spesielle utfordringer når virksomheten er lokalisert i ulike land med forskjellig valuta, språk og kontoplaner.
— Det er viktig å ha et system som håndterer denne type variasjoner og gir mulighet til å bygge og administrere et enhetlig konsernoppsett for alle datterselskaper. Dette forenkler oppfølging av de enkelte datterselskaper og gir tilgang til sanntidsinformasjon fra overalt i verden om det skulle være salg, prosjekter, regnskap eller finans, legger han til.
Epler mot epler
Sølsnes er en ivrig lagspiller som er med på å sikre at løsningene støtter fremtidsbehovene for de ulike markedene og virksomhetsområdene.
— Jeg bidrar inn i arbeidet med å skape vår fremtidige globale forretningsmodell, og særlig med fokus på standardisering og automatisering av prosesser for å sikre en modell som skalerer, sier han.
Viktige elementer er å utvikle KPI-er og skaffe til veie riktige sanntidsdata for de som tar beslutningene. Da kreves gode dashboard der alle tallene flyter til de som har behov for innsikt. På overordnet nivå. Per avdeling. Eller ned på prosjektregnskap.
— Det er viktig å skape entydige og sammenlignbare data på tvers av konsernet, slik at våre ledere kan måle epler mot epler når de skal ta beslutninger. Tallene bør presenteres live og ikke via Excel eller Powerpoint, sier han.
Sølsnes er opptatt av å skape prosessene som gjør livet enklere for sine kolleger, og mener at hans største oppgave er knyttet til å sikre hele virksomheten oppdatert sanntidsdata og korrekt informasjon som grunnlag for beslutninger eller veivalg.
— Det må ikke være for mange manuelle prosesser og bearbeiding av data. Kollegene må være trygge på at dataene som presenteres alltid er til å stole på. Like viktig er det å ikke pålegge ledere å rapportere på komplekse måter eller via omveier som krever manuell bearbeiding. Rapportering skal være enkelt og bør i stor grad kunne gjennomføres ved å hente frem data som allerede er i systemet, sier han.
Derfor er controlleren viktig i fremtiden
Som overskriften på artikkelen tilsier er Sølsnes en stor automatiseringstilhenger, og mener det bør være normen for fremtiden.
— Med automatisering blir prosessen gjennomført likt hver gang, og du kan være trygg på at det ikke er gjort skjønnsmessige tilpassinger av dataene. Dataene skal komme til deg til rett tid. Prosessene utføres uavhengig av dag, natt, helg og er heller ikke plaget av sykefravær eller ferie. Rapporteringen skal være trygg, forutsigbar og sammenlignbar hver eneste gang, poengterer han.
Sølsnes er tydelig på ansvaret controlleren skal ta:
- Være endringsorientert og sørge for at økonomiavdelingen tester ut og tilpasser seg ny teknologi
- Bygge skalerbare automatiserte prosesser som gir stordriftsfordeler ved ekspansjon av virksomheten
- Avlaste CFO, være en høyre hånd
- Være en forkjemper for høy grad av innsikt og analyse
- Utvikle visuelle og forståelige fremstillinger av tallmaterialet som skapes
- Kvalitetssikring av finansiell informasjon og styringsdata
- Sikre at selskapet etterlever regler, retningslinjer og lovverk
- Bygge, vedlikeholde, følge opp og kvalitetssikre interne rutiner
— Man må ta initiativ, være frempå og endringsdyktig. Derfor er automatisering viktig for å frigjøre tid til å tenke ut smartere løsninger, og for å støtte lederne på tvers av virksomheten, sier han
Midt mellom CFO og controller
Like viktig er det å hente ut det beste av virksomhetens egne systemer slik at selskapet blir mindre avhengig av eksterne konsulenter.
— Gode systemer frigjør tid for controlleren slik at vi kan bidra til verdiskapende aktiviteter på andre områder. Det får vi til ved å være faktoren som gjør at andre kan gjøre en bedre jobb, basert på kompetansen som controller leverer.
Sølsnes mener den moderne controller bør etterstrebe å innta en rolle som er midt mellom CFO og controller i dag. For å komme dit er det viktig med færre systemer og samle mest mulig på ett sted.
— For å kunne innta en slik rolle er det nødvendig med tilgang til automatisk konsolidering av konsernregnskap, ny teknologi som maskinlæring, og automatiserte forretningsprosesser.
Controller skal sitte med ferdigknadde data og bruke tiden til å diskutere beslutningsgrunnlaget og komme med innspill til forbedringer.
— Dette er en tradisjonell CFO-oppgave i dag, men når controller overtar kan CFO innta en enda mer strategisk rolle, sier Sølsnes og legger til:
— Jo mer og bedre jeg kan støtte CFO i dag, desto bedre forutsetninger har CFO til å treffe riktige beslutninger.
