Remittering: En guide til effektive og sikre betalingsprosesser

Hva er Regnskapsgodkjente betalinger (RgB)?

RgB er en løsning som gjør det mulig å sende betalinger direkte fra et regnskapssystem til banken uten at betalingene må ettergodkjennes i nettbanken. Dette skjer i henhold til Hvitvaskingslovens § 13, som krever at banker innhenter og bekrefter identiteten til personer som handler på vegne av en virksomhet.

Når en RgB-avtale er aktivert i banken, kan betalinger godkjennes i regnskapssystemet og overføres direkte til banken. Dette gir en mer effektiv og sikker betalingsflyt, reduserer behovet for manuell håndtering og gir bedre kontroll over hvem som har rettigheter til å godkjenne betalinger.

I Xledger kan du enkelt se hvilke bankkontoer som er koblet opp med RgB, hvem som har godkjenningsrettigheter, og om banken krever én eller to godkjennere. Dette gir økt sikkerhet og effektivitet i betalingsprosessen.

Hvordan fungerer remitteringsprosessen med banken?

Når bedriften har en aktiv bankavtale, kan betalinger sendes direkte fra regnskapssystemet uten å logge inn i nettbanken. Betalingene registreres i systemet, og en betalingsfil genereres og sendes til banken. Banken utfører betalingene automatisk på forfallsdato.

Med RgB slipper man å godkjenne betalingene i nettbanken – alt skjer i økonomisystemet. Dette gir bedre kontroll, reduserer risikoen for feil og sparer tid.

En av de store fordelene med denne måten å betale regninger på, er at bedriften får full oversikt over alle betalinger og forfallsdatoer i regnskapssystemet. Det gjør det enklere å planlegge likviditet og sikre at ingen fakturaer blir glemt eller betalt for sent. Samtidig reduseres risikoen for feil, siden informasjonen sendes direkte fra regnskapsprogrammet til banken uten manuell inntasting.

For å kunne bruke direkte remittering, må bedriften ha en gyldig avtale med banken og et regnskapsprogram som støtter denne funksjonen. Det er viktig å være klar over at ulike banker kan ha forskjellige krav og rutiner for automatiserte betalinger. Undersøk derfor hva som gjelder for din bank før du setter i gang. I Norge er dette en utbredt og anerkjent måte å håndtere betalinger på, og stadig flere bedrifter velger å ta i bruk denne løsningen for å spare tid og få bedre kontroll over regnskapet.

Fordeler:

• Tidsbesparende: Flere betalinger håndteres samlet i én prosess.
• Automatisert bokføring: Mottaksretur og avregningsretur fra banken oppdaterer betalingsstatus og bokfører utbetalingene automatisk. Ved bokføring vil leverandørtransaksjoner og poster i bankavstemmingen utlignes automatisk.
• Færre feil: Mindre manuell registrering reduserer risikoen for feilbetaling.
• Kostnadseffektivt: Kan være rimeligere enn manuelle betalinger, særlig ved utenlandske transaksjoner.
• Bedre kontroll: Alt skjer i ett system med full oversikt over likviditet og forfall.
• Ingen ettergodkjenning: Men RgB slipper du å logge inn i nettbanken for å godkjenne betalinger

Ulemper:

• Krever oppsett av bankintegrasjon og tilpasset regnskapssystem. I Xledger har vi integrasjoner til alle norske banker som driftes og vedlikeholdes av oss.
• Enkelte banker tar gebyrer for bruk av remitteringstjenester.
• Avvik må håndteres korrekt for å unngå stopp i betalingsflyten.
• RgB krever jevnlig autentisering med BankID og kan ha ulike krav per bank.

Praktisk bruk av remittering av regninger i regnskapssystemet

For å komme i gang må du aktivere betalingsfunksjonen i regnskapssystemet og koble den mot banken. I Xledger gjøres dette direkte i løsningen – uten manuell filhåndtering eller eksterne programmer. Et oppdatert regnskap er avgjørende for at betalingene skal bli håndtert riktig og sendes til banken til rett tid.

Slik fungerer det i praksis:

1. Opprett bankavtale for remittering basert på ISO 20022 (pain.001).
2. Aktiver bankintegrasjonen i Xledger, slik at betalinger kan sendes sikkert og automatisk.
3. Test oppsettet ved å sende en prøvebetaling for å bekrefte at kommunikasjonen mellom Xledger og banken fungerer som den skal.

Systemet fungerer som betaler av fakturaene automatisk, slik at du slipper å gjøre manuelle betalinger i nettbanken.

Du kan enkelt gjøre endringer i oppsettet for å tilpasse remitteringen til bedriftens behov og sikre at alle betalinger blir gjort på riktig måte.

Internasjonal standard for betalinger: ISO 20022

ISO 20022 er nå den gjeldende standarden for betalingsformidling mellom banker og regnskapssystemer i Norge og internasjonalt. Den erstatter eldre formater som Telepay og SWIFT MT940.

Fordelene med ISO 20022:

• Mer detaljert betalingsinformasjon.
• Større presisjon og færre feilkilder.
• Forbedret samsvar på tvers av banker og land.
• Bedre støtte for automatisering og maskinell bokføring.

For bedrifter betyr dette at remittering blir mer robust og fremtidsrettet, samtidig som integrasjonen mellom bank og regnskapssystem forenkles.

Ta kontroll på betalingene

Automatiserte betalinger fra regnskapssystemet gir bedre kontroll, sparer tid og reduserer risikoen for feil. Med ISO 20022 som standard blir betalingsprosessen trygg, strukturert og fullt integrert mellom bank og system.

Med Xledger får du en helhetlig løsning der fakturahåndtering, betaling og bokføring skjer automatisk i sanntid. Du får full oversikt over økonomien og tar et viktig steg mot helautomatisert økonomistyring.

• Les mer om: Bokføring
• Les mer om: Økonomistyring