Medlemshåndtering effektiviseres i Laget – en kristen ungdomsorganisasjon med rundt 4000 medlemmer fordelt på 220 lokallag. Lokallagene holder til på skoler og studiesteder og har medlemmer i alderen 15 – 26 år. Her tilbys ledertrening og andre aktiviteter i og utenfor studietiden. Laget har vært pilot på Xledger medlems- og giverløsning.
Effektiv medlemshåndtering gir kontroll
– For organisasjoner som oss er det viktig å ha full kontroll på hvem som er medlemmer og god oversikt over gaver og donasjoner som kommer inn. Vi skal følge opp medlemmene på en god måte og det krever at vi har effektive systemer, forteller assisterende generalsekretær, Bård Løkken. – Med Xledger har vi fått en helhetlig løsning der medlemshåndtering, regnskap og økonomi er samlet i ett system. Medlemmene og lokallagene bruker Min Side for å håndtere medlemskap og alle data er umiddelbart tilgjengelige i økonomisystemet, sier Bård.
Fra syv systemer til ett
– Tidligere hadde vi syv ulike løsninger for medlemshåndtering, regnskap, føring av utlegg m.m. Vi hentet ut rapporter fra ulike systemer og regnskapstallene ble ført flere steder. Nå jobber vi mye mer effektivt og slipper dobbeltarbeid. I tillegg sier det seg selv at vi har redusert kostnadene når vi har redusert antall systemer, forteller Bård.
Rapportering gir grunnlag for statlig støtte
Laget får hvert år støtte fra BUFDIR og Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner, LNU. Det krever god rapportering. – Vi må kunne dokumentere nøyaktige medlemstall, innlevering av årsrapporter fra lokallagene og dokumentasjon knyttet til aktivitetsstøtte. Nå har vi kontroll på denne rapporteringen i Xledger. Data fra søknaden sendes direkte inn i Xledger og vi har all historikk knyttet til søknad og dokumentasjon på ett sted. I tillegg ser vi utbetalingene knyttet til den enkelte søknad, forklarer Bård.
Mindre administrasjon og bedre innsikt
– Den administrative jobben med medlemshåndtering, fakturering, søknader og registrering av utlegg er blitt enklere etter at vi byttet system. Det er enklere for våre medarbeidere å oppdatere selv og vi har fått bedre kontroll med egne data. Vi har fått CRM- og ERP-funksjonalitet i én moderne skyløsning. Det gir oss mer tid til å jobbe med det som er viktig for organisasjonen og en trygghet om at vi har en løsning som alltid vil være oppdatert, avslutter Bård.
Du finner mer informasjon på siden om medlems- og giveradministrasjon i Xledger.