10 sätt att automatisera din ekonomiavdelning

Automatisering som verktyg för att driva produktivitet 

Automatisering innebär inte att man tar bort människor från processer – det stärker dem. Automatiseringar av till exempel din ekonomiavdelning innebär snarare att det “tråkiga” och repetitiva arbetet blir automatiserat. När mindre tid blir ägnat åt att genomföra manuella processer kan din ekonomiavdelning fokusera på aktiviteter som är viktiga för din organisation – och som driver den produktivitet som motsvarar dina affärsmål.

Med detta i åtanke, här är de 10 bästa sätten att automatisera din ekonomiavdelning:

1. Bankintegrationer

Troligtvis den enskilt största fördelen med ekonomisk automatisering. Integrerade kontoutdrag blir automatiskt genererat i kassaboken och blir baserad på saldot på transaktionen. I sin tur avstäms dessa transaktioner direkt med banken. För betalningar tar en bankintegration bort behovet av att ladda upp en BACS-fil till din bank, vilket både sparar tid och ökar säkerheten. Eftersom systemet vet vad som blivit betalad publicerar det automatiskt betalningarna i kassaboken och avstämmer fakturorna i leverantörsreskontra.

2. Optisk teckenigenkänning (OCR)

OCR-teknik minskar mängden manuell datainmatning som krävs för fakturor för inköp. Om ordrar för inköp inte blir brukad använder Xledgers smarta system maskininlärning för att förutsäga en så kallad GL-analys som är baserad på tidigare beteenden.

Vid behov går OCR-tekniken ett steg längre och läser företagets organisationsnummer på en faktura. Genom att göra detta skapas ett leverantörskonto automatiskt med en out-of-the-box-integration med Bolagsverket.

3. Kostnadsmoduler

Med en modern kostnadsmodul behöver inte en ekonomiavdelning manuellt föra in varje enskild transaktion i systemet. Vidare möjliggör ett mobilvänligt system ledningen att godkänna utgifter “on the go” och låter slutanvändare att på ett effektivt sätt lämna in sina utgifter genom att ta bild på kvittot.

4. Molnbaserade integrationer 

Med en true cloud-integrering i ditt affärssystem använder alla samma server. Det enda som behövs är en integration mellan två system för att förse kunder och användare. För kostnadseffektiva och pålitliga integrationer – tänk moln!

5. Återkommande fakturor

Automatiserade, återkommande fakturor är inte begränsade till att skicka ut samma fakturadetaljer varje månad. Även om du fakturerar samma kund, men med ett annat belopp, genererar Xledgers smarta system fakturamallar och uppfyller därmed cirka 90% av arbetet. Som ett resultat behöver du bara ändra detaljer i fakturan vid nästa utskick.

6. Arbetsflöden

Skicka automatiskt rätt information till rätt personer med ett arbetsflöde för leverantör- och inköpsordrar. Elektroniska godkännanden ger din organisation en överblick av hela processen för godkännande. Dessutom kan inköp automatiskt periodiseras till den tidpunkt varan mottas av organisationen.

7. Automatisering av påminnelsebrev

Att jaga fakturor är alltid tidskrävande, men automatiserade påminnelsebrev hjälper till att förenkla denna process.

8. Automatiserade omfördelningar

Arbetsuppgifter som ofta blir klara i slutet på månaden innebär ofta rutinmässiga omfördelningar. En uppgift som är densamma varje månad är emellertid en uppgift som med fördel kan bli automatiserad – månatliga omfördelningar är inget undantag.

9. Automatiserade förskottsbetalningar och periodiseringar

När du bokar en transaktion kan ett modernt affärssystem automatiskt förbetala och skicka fakturor. Dessutom kan den automatiskt samla in fakturor som mottagits efter månadens slut, men innan betalningsperioden stängts. Den här typen av automatisering tar bort behovet av att manuellt förbetala och samla in transaktioner varje månad.

10. Automatiserade uppgraderingar

Med “true cloud” sitter varje användare på samma server, således får alla inblandade mjukvaruuppdateringar direkt utan en massa extraarbete från kunderna. Med ett konfigurerbart system och utan anpassad kod får ni ett banbrytande affärssystem som alltid är up to date med den senaste tekniken. Det innebär att mindre tid blir spenderad på att hoppas på det bästa, när en ny uppgradering finns tillgänglig.

Summering:

Det är viktigt att komma ihåg att göra en digital transformation ska ses som en resa, snarare än som slutmålet. I takt med att organisationer förändras anpassas teknologin. Den mest framgångsrika personalen är de som investerar i teknologi som möjliggör för dem att uppnå sina affärsmål. Genom att automatisera din ekonomiavdelning låser du upp nyckeln till personalens fulla potential.

Designat för molnet: Xledger är ett unikt affärssystem för organisationer med komplexa krav. Våra kunder blir erbjudna starka fördelar, inklusive möjligheten att driva mer effektiva och friktionsfria ekonomiavdelningar.