Innovatum är ett utvecklingscentrum i Trollhättan som jobbar med att bredda och stärka näringslivet i Västsverige. De arbetar även med att väcka barns nyfikenhet för teknik och kreativ industri. Stiftelsen Innovatum är huvudman för verksamheten som bedrivs i en koncern med fyra bolag.
Vad var utmaningen?
När Innovatum påbörjade sin process med att byta affärssystem hade de redan vuxit ur sitt gamla system Visma Administration. De ägnade många år att leta nytt affärssystem och efter att de gått igenom många system valde de Xledger. På grund av att de väntat med att köpa in ett affärssystem var det svårt för dem att klara av de dagliga åtagandena. Eftersom en implementering kräver tid och engagemang, två saker som Innovatum just då inte hade, valde de att utöka tjänsten med extra support från Xledger.
– Vi hade begränsat med resurser under införandet vilket gjorde att vi valde att köpa in extra support från Xledger då vi inte mäktade med ett införande ovanpå det befintliga ekonomi- och personalarbetet, säger Anneli Johansson, Ekonomiansvarig på Innovatum.
Vad blev lösningen?
De funktioner Innovatum valde att införa var projektredovisning, tidrapportering och bankintegration. De startade implementeringen med ett par bolag och det sista bolaget, Innovatum Science Center AB, driftsattes cirka ett halvår efter att det första företaget gick i drift.
Vad är resultatet?
För Innovatum var det viktigt att kunna spara tid, speciellt då de redan hade knappa resurser. Två stora tidssparanden för Innovatum är hanteringen av leverantörsfakturor samt tidregistrering. Anneli berättar att en av de största vinsterna med Xledger är att hantering av leverantörsfakturor har underlättats betydligt. Innovatum hanterar cirka 4 000 leverantörsfakturor per år och den digitala attesten och bankintegrationen upplevs mycket positivt, även av användarna som ger mycket positiv feedback internt.
Men Innovatum menar att mest tid har de vunnit i tidregistreringen. De hade stora krav på projektredovisningen och de redovisar nästan all tid i projekt. Därför var en smidig och enkel projektredovisning ett viktigt krav. I dag har projekt och tidredovisningen underlättats och tack vare Xledger sparar de tid som de kan lägga på viktigare uppgifter.
– Tidigare behövde vi ibland redovisa tid tre gånger; avvikelser som till exempel frånvaro på ett ställe och projektredovisning både internt och externt. Nu sköter vi allt direkt i Xledger, konstaterar Anneli.
