CAG slimmade ned sin administration och skalade upp med hjälp av Xledger

Utmaning

När CAG stod inför byte av sitt gamla ekonomisystem, var ett grundläggande krav ett affärssystem som kunde automatisera processer och erbjuda en true cloud – lösning.

Det gamla systemet hade många  tidskrävande moment, rutiner och tidrapporter som krävde manuell hantering i Excel. Dessutom saknades integrationer till banken som hanterades manuellt.

– Med Xledger behövdes ingen installation lokalt och vi slipper numera manuella rutiner, vilket var en väldigt viktig faktor vid val av affärssystem och som gjorde att flera andra aktörer föll bort säger Håkan Kihlert, CFO på CAG.

Allt i ett system

Med Xledger får du allt du behöver i ett system, från ekonomistyrning till projektredovisning, tidrapportering och fakturering. Större verksamheter kan spara stora resurser med automatiserade processer och får detaljerad kontroll över verksamheten då alla delsystem är helt integrerade med varandra. Även mindre och medelstora företag får med Xledgers lösning tillgång till ett molnbaserat ekonomisystem med samma avancerade funktionalitet.

I systemet finns tillgång till verksamhetens nyckeltal online och du har alltid uppdaterade beslutsunderlag för att kunna fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt. Rapportering och analys finns inbyggda i systemet och är tillgängliga överallt.

CAG växte i Xledger

Sedan implementationen av Xledger har CAG expanderat sin verksamhet. Något som inneburit avsevärt större flöden för ekonomiavdelningen att hantera.

-Vi har fortsatt att växa och med det gamla ekonomisystemet hade vi inte kunnat expandera som vi har gjort, säger Håkan.

Åsa Sjöstrand, ekonomiansvarig på CAG, instämmer och menar att de hade behövt vara betydligt fler på ekonomiavdelningen i det gamla ekonomisystemet, för att kunna hantera den mängd flöden som finns i dag. CAG menar att Xledger har bidragit till en effektivisering av dessa.

-Vi har fått enhetliga rutiner i alla våra bolag. Tidigare skiljde de sig åt då de var personberoende och hanterades manuellt, säger Håkan.

Skala upp

I Xledger är det enkelt att skala upp verksamheten genom att lägga till nya strukturer inom ett befintligt bolag. Du kan enkelt lägga till nya bolag, ändra/lägga till koncernstrukturer och/eller etablera internationella verksamheter. Som användare i Xledger får du snabbt en överblick av helheten. Exempel på det är bolag med olika redovisningsvalutor hanteras enkelt genom möjligheten att göra omräkning till en gemensam koncernvaluta per automatik. Eftersom all data i Xledger alltid är uppdaterad kan man komma åt realtidsinformation oavsett plats, tidszon och med vilken typ av dator, smartphone eller läsplatta som helst.

Varför föll valet på Xledger?

Xledger erbjuder en ren saas-lösning utan anpassningar och lokala installationer. En annan viktig faktor var de löpande uppdateringarna som sker i systemet. Vidare gjorde en utökad funktionalitet och en enkel internfakturering att valet föll på Xledger säger CAG.

-Vi har väldigt mycket genomfakturering mellan våra olika koncernbolag. Internfaktureringen i Xledger har underlättat hanteringen av detta. Det var en funktion som var viktig vid val av nytt system och denna centrala rutin är mycket användbar, säger Håkan.

Lösning

CAG har med Xledger automatiserat flera processer så som bankintegration, attestflöde och reseräkningar med flera. I sökandet av nytt affärssystem var det inte jättemånga leverantörer på marknaden som kunde erbjuda en true cloud- lösning. CAG var ute efter ett modernt och flexibelt affärssystem som kunde effektivisera verksamheten. Bland annat genom att få samma rutiner i alla bolag.

-En viktig del i valet av Xledger var att få löpande uppdateringar av ny funktionalitet! Det vi såg med vårt gamla system var att vi satt i en gammal version som skulle behövt ett uppdateringsprojekt för att bli aktuell. Det innebar att vi inte kunde tillgodogöra oss ny funktionalitet utan stor insats, det slipper vi nu. säger Åsa Sjöstrand, ekonomiansvarig CAG.

Vid uppgraderingar av äldre traditionella system med lokala installationer innebär det ofta att systemet behöver stängas ned i en eller ett par dagar. Xledger erbjuder löpande produktuppgraderingar veckovis utan driftstopp i systemet och utan stoppkostnader. Vidare sker en teknisk uppgradering av systemet 1–2 ggr per år. Uppgraderingen pågår några få timmar under natten mellan fredag och lördag och påverkar därmed inte kundernas verksamhet.

Resultat

CAG har med införandet av Xledger gjort en digitaliseringsresa som medfört frigörande av tid och en automation av flera processer. Bytet av system har också inneburit en digitaliseringsresa där pappersmängden har reducerats till ett minimum. Vidare har Xledgers reseräkningsmodul bidragit med en stor förenkling i CAG:s verksamhet. Tidigare sköttes all denna hantering manuellt.

-Attestflödet har även förbättrats avsevärt, det är nu digitalt och automatiserat och kommer i rätt ordning, till rätt personer. Det fungerar bra och dessutom är attestflödet gemensamt för flera processer säger Åsa.

Xledger digitaliserar och automatiserar processer som hanterar bland annat utläggsredovisning, inköp och betalningar. Alla attestflöden inkluderar en fullständig revisionsspårning där du kan spåra händelser och skapa egna attestregelverk.  Vidare kan du med Xledgers arbetsflöden automatisera internkontrollen av kostnader och utbetalningar.  Om ni jobbar i projekt, kan hela projektteamet hålla kontroll på allt från tidrapportering och resursplanering till redovisning och fakturering.