Enkel uppföljning – och ökad effektivitet. För We Effect ger affärssystemet Xledger större kontroll över verksamheten. ”Vår tidigare lösning hade passerat bäst före-datum för länge sedan”, säger Charlotte Bäckstrand, business controller hos biståndsorganisationen.

19 länder. 16 valutor. Och huvudkontor i Stockholm. När We  Effect, världens största kooperativa biståndsorganisation med fokus på att bekämpa hunger, skulle byta affärssystem var utmaningarna flera.

– Vi jobbade alltför decentraliserat i en global kontext. Man kan säga att våra fem regioner haft samma system, men fungerat som fem olika organisationer, säger Charlotte Bäckstrand och fortsätter:

– Vi behövde byta till något som var mer enhetligt för våra globala processer. Det fanns ett behov av att öka effektiviteten, öka transparens och styrning, uppföljning och rapportering. Efter en grundlig process föll valet på Xledger, ett helt molnbaserat affärssystem som idag används av drygt 10 000 företag i över 100 länder.

– We Effect har en komplex verksamhet där intäkterna är i kronor, euro och dollar. Eftersom vi är en svensk organisation är vår redovisningsvaluta svenska kronor. På det har vi utgifter i flera lokala valutor. Utifrån de förutsättningarna passade Xledger bäst.

Övergången till Xledger skedde under pandemin. Bäckstrand ser tillbaka på en utmanande tid:

– Att implementera ett komplext system mitt i en pandemi, i en global organisation där IT-mognaden generellt sett är låg, i en tid när man inte kan resa och göra saker on site. Det var svåra förutsättningar, säger hon. Den tuffa starten till trots – att Xledger idag underlättar We Effects verksamhet råder ingen tvekan om, anser Bäckstrand:

– För det första jobbar vi i ett system, vi har ”one single source of truth”. Jag skulle säga att det är den största vinsten eftersom det är en möjliggörare för all finansiell information som vi har. Om man säger så här: Nu kan vi jämföra äpplen med äpplen, förut hade vi diskussioner över en fruktsallad, säger hon och lägger till:

– Det är ett hundraprocentigt molnbaserat affärssystem, vilket innebär att infrastruktur, driftssäkerhet, test och uppdateringar görs av någon annan. Det är en trygghet för oss. Vi behöver inte ha den typen av kompetens, vi kan satsa på vår kärnverksamhet och det vi tycker är viktigt.

We Effect finansieras av företag, organisationer och privatpersoner – vilket ställer krav på att pengarna hamnar rätt. Just den biten har Xledger underlättat och förbättrat, menar Bäckstrand:

– Vi har mycket högre transparens och mycket högre kvalitet i vår rapportering. Vi har också mycket bättre och effektivare intern kontroll eftersom det kan göras stickprover direkt i systemet. Om det skulle uppstå oegentligheter går det att upptäcka mycket fortare.

Vilka råd kan du ge andra organisationer som står inför byte av affärssystem?

– Du måste jobba med dina processer, eftersom de måste anpassas till det nya systemet. Antingen gör du det samtidigt eller innan du börjar. Jobba jättemycket internt med change management och kommunikation under hela processen. Och skapa en projektorganisation med en styrgrupp

Marie Löfgren, operativ chef hos Xledger, pekar på fördelarna affärsverktyget har för en internationell aktör som We Effect – särskilt när det kommer till valutahantering:

– I Xledger uppdateras exempelvis valutakurserna per automatik och en transaktion kan ha upp till fem olika valutor. För en global organisation som We Effect är det också en fördel att kunna koppla ett flertal olika funktioner till varje valuta, så som rapportering, budget och kursjusteringar, säger hon och avslutar:

– För oss på Xledger är det glädjande att se hur väl affärssystemet stöttar We Effects verksamhet och då inte minst valutahanteringen.