Därför kan det billiga affärssystemet bli dyrt

Priset på ett nytt affärssystem är sällan helt omöjligt att få grepp om. I den första kalkylen finns ofta ganska konkreta poster: antal användare, antal bolag, transaktionsvolymer och timmar för införandet. Det är när kalkylen ska följa med verksamheten som frågan blir svårare. Ett bolag som växer ändrar inte bara storlek. Det får nya flöden, fler kopplingar, andra krav på rapportering och mindre tålamod med manuella moment som tidigare gick att leva med.

Thomas Falk menar att den första prisbilden ofta är mer överskådlig än många tror.

– Man vet oftast hur många företag man har och hur många användare som är inne i systemet. Det man inte alltid vet är hur många transaktioner man har, säger han.

Osäkerheten uppstår när bolaget räknar på dagens organisation, men i praktiken köper ett system för morgondagens verksamhet. Om omsättningen dubblas är det inte säkert att antalet bolag, användare eller fakturor ökar i samma takt. Därför behöver upphandlingen testa flera tillväxtscenarier, inte bara dagens volymer.

– Det kan handla om att fakturorna inte blir fler, men att de innehåller större belopp. Då behöver man förstå hur systemkostnaden påverkas av tillväxten och vad som faktiskt driver priset, säger Thomas Falk.

Kostnaden ligger också i förändringarna

När priset ska hålla över tid räcker det inte att titta på licensen. Nästa fråga är vem som ska göra jobbet när verksamheten förändras. Kan ekonomifunktionen själv justera flöden, roller, attestregler och rapporter, eller blir varje ändring ett nytt konsultärende?

Hos Xledger hänger det ihop med hur systemet är byggt. Plattformen är molnbaserad och bygger på en gemensam teknisk grund, samtidigt som varje kund har sin egen konfiguration och uppsättning, egna data, inställningar och behörigheter. Det gör att uppdateringar, säkerhet och nya funktioner kan rullas ut brett, i stället för att varje kund sitter med en egen teknisk uppsättning.

Thomas Falk beskriver målet som att kunden ska kunna ta större ägarskap över sin lösning efter införandet.

– Vi vill att kunden ska kunna hantera mycket själv, utan att varje förändring blir ett konsultärende. Införandet handlar där för om att kunden ska förstå sin uppsättning och ha full kontroll över den, säger han.

En kostnad syns däremot sällan i offerten: tiden som går åt till manuella flöden. Hur lång tid tar det att få en faktura genom dagens process? Hur många steg sker manuellt? Hur ofta behöver någon rät ta, kontrollera eller följa upp avvikelser?

– Jag tror att många missar automationsmöjligheterna. Problemet är ofta att man saknar ett nuläge att jämföra med, säger Thomas Falk.

Flagga avvikelser

Xledger kan automatiska kontroller flagga avvikelser för mänsklig bedömning. Det kan exempelvis handla om avvikande beteenden, saknad eller ogiltig data, eller att en befintlig leverantör plötsligt har ett nytt bankgironummer. Då kan betalningen stoppas innan felet går vidare i flödet.

Den typen av funktion blir också ett sätt att pröva hur länge systemet håller. Ett modernt affärssystem är inte bara ett nytt gränssnitt. Det behöver kunna hantera nya lagkrav, nya myndighetskontakter, skarpare säkerhetskrav, mer automation och AI funktioner som ännu inte har blivit standard.

Thomas Falk menar att ordet modernt behöver konkretiseras i upphandlingen.

– Man behöver bryta ner vad man menar. Handlar det om gränssnittet, om regelefterlevnad, om ny teknik som AI eller om automatisk interaktion med myndigheter? Annars blir modernt ett ganska tomt ord, säger han.

Testa skalbarheten innan den behövs

Samma prövning gäller skalbarhet. Det räcker inte att fråga om systemet kan växa. Ledningen behöver också fråga vad som händer vid 10 000 fakturor, tio miljoner fakturor, tio användare, 10 000 användare och när nya kringsystem ska kopplas på.

Thomas Falk ser ett ökat fokus på affärssystem som kan integreras med flera affärskritiska system som behöver fungera tillsammans.

– Många verksamheter har sex eller sju viktiga pusselbitar som måste kunna utbyta information. Då behöver man förstå hur affärssystemet samspelar med andra system och enkelt kan integreras, även när ny teknik som AI kopplas på, säger han.

Alla krav behöver prövas

När pris, teknik och skalbar het är genomgångna återstår kraven. Där behöver ledningen inte bara samla in önskemål från organisationen, utan också fråga varför kraven finns. Ett systembyte riskerar annars att styras av gamla arbetssätt, snarare än av hur verksamheten faktiskt ska fungera framåt.

– Det är lätt att fastna i detaljer som bygger på hur man alltid har arbetat. Då behöver man fråga sig vilka krav som verkligen är viktiga för flödet, och vilka som bara uppstår i undan tagsfall, säger Thomas Falk.