System som samverkar är nyckeln till ökad lönsamhet

– System som samverkar är nyckeln till ökad lönsamhet, säger Jan Sundberg, integrationskonsult hos affärssystemet Xledger.

Han har hjälpt mängder av företag att byta affärssystem. En av de vanligaste frågorna Jan Sundberg får handlar om hur det nya systemet funkar med företagens övriga system. 

– Anledningen är enkel, det är så vansinnigt kritiskt. Oavsett vad bolaget pysslar med så måste ekonomin skötas, siffror måste bokföras och system måste kunna prata med varandra.

Ju större bolag, som har spridda verksamheter på många olika enheter, desto mer komplex procedur, säger han och fortsätter: 

– Många kan också vara beroende av ett eller flera tredjepartssystem som helt enkelt inte går att byta ut snabbt, exempelvis kassaapparater. När du byter ett affärssystem måste det kunna integreras med de befintliga system som finns. 

Varför är det så viktigt att integrationerna lyckas?
– Annars måste man falla tillbaka på manuell hantering. Och det funkar helt enkelt inte i en modern verksamhet som vill vara affärsmässig. 

Öppna API:er

Möjligheten att integrera flera system tillsammans med Xledger, som är ett helt molnbaserat affärssystem, anser Jan sticker ut: 

– Vi har ett begränsat stöd för marknadens alla tredjepartsprodukter som står färdigt och klart i Xledger. Vi har istället fokuserat på öppna API:er. Det ger oss en stor flexibilitet att bygga externa integrationer som kompletterar Xledger och implementeras via API:erna. Därefter driftsätter vi dessa via vår egen migreringshub, säger Jan och lägger till:
– Drömscenariot är att få in all funktionalitet i Xledger, men det är bara hos en mindre mängd bolag där det är möjligt. Oftast finns delar som kommer behöva ligga utanför systemet. Där ger vår lösning större frihet både för användarna och oss jämfört med andra

Monoton insats minimeras

Med många års erfarenhet av just integrationer känner han också igen vanliga misstag i migreringsprocessen: 

– Att man inte gjort kartläggningen innan och vet vilka tekniska förutsättningar som finns internt. Hur kommer vi åt den här datan? Ibland insisterar också kunden på att jobba på samma sätt som tidigare, men när man byter system så kommer arbetet att förändras. 

När helheten med ett nytt affärssystem och integrationerna av andra kritiska system är klara blir fördelarna tydliga, konstaterar Jan: 

– Någonstans är målet att automatisera flödena så att monoton mänsklig insats minimeras. Det betyder inte att man sparkar massa folk utan de anställda kan fokusera på andra viktigare uppgifter, vilket i sin tur gör att företagen kan växa. Jag tror att man som anställd mår bättre av det än att stansa hundratals Excel-ark eller liknande. Risken för mänskliga fel minskar också.

Helt molnbaserat

Att Xledger är molnbaserat till hundra procent gör att integrationerna också blir det:
– Man behöver inte installera ett stort och komplext on-prem system, allt man behöver är en webbläsare och internet-förbindelse i datorn. 

Efter att bytet av affärssystem är gjort och integrationerna avklarade, hur upplevs allt nytt av kunderna? 

– Kunderna tycker det är skönt, det blir mycket lättare och effektivare i flödena. Mitt intryck är att det leder till effektivare arbetsprocesser.