Malling & Co har effektiviserat sina processer med Xledger

Effektiva processer med färre system

Ekonomiavdelningen hos Malling & Co har under de senaste åren arbetat i olika system för att hantera tidrapportering, fakturering, redovisning och ekonomistyrning. Utöver detta används flera olika facksystem. Bristande integration mellan systemen har lett till mycket manuellt arbete.

– Vi behövde förenkla och effektivisera vårt arbetssätt, och inledde därför en process för att hitta ett komplett förvaltningssystem. Efter en kartläggningsfas kom vi fram till att det bästa för oss var att välja de bästa systemen inom varje fackområde och koppla dem samman, berättar ekonomichefen på Malling & Co

Malling & Co har valt Xledger som ekonomisystem och integrerar detta med facksystem för kontraktshantering, teknisk förvaltning, bokslut och kundhantering (CRM). Antalet system minskas och fler processer automatiseras.

Företaget har höga ambitioner om att skapa ett helt digitalt fastighetsbolag. För att lyckas med detta är Xledger en naturlig partner.

– Vi letade egentligen efter ett allt-i-ett-system för fastighetsförvaltning, men insåg snabbt att det inte var genomförbart. I stället valde vi att koppla samman flera olika system, där (vårt företag) blev det bästa ekonomisystemet, säger Mehus.

För att ett sådant systemupplägg ska fungera krävs bra lösningar för datadelning – så kallade API:er. Det levererar Xledger.  Mehus lyfter även fram hur systemet ser till att varje operation bara behöver göras en gång.

Tillsammans innebär det att Xledger erbjuder:

• Ett alltid uppdaterat system: Malling & Co får överblick över ekonomin i realtid och kan själv ta fram rapporter och göra analyser.
• Automatisering: Med Xledger har Malling & Co automatiserat fakturahantering och flera andra processer.
• Integration: Systemet är integrerat med kontraktshantering, CRM och bank. Revisorerna får dessutom exakt den information de behöver – i rätt tid.

Fördelar med ett komplett molnbaserat ekonomisystem

Malling & Co har en stor ekonomiavdelning, och uppdragen ökar både i omfattning och antal.

– Vi ser fram emot att effektivisera våra redovisnings- och ekonomiprocesser. Med Xledger får vi ett system där många processer redan är automatiserade – som till exempel fakturering. En annan stor fördel är att tids- och fakturahantering är inbyggt i ekonomisystemet. Vi behöver inga extra moduler. I Xledger registreras data endast en gång och kopplas automatiskt till rätt kund och projekt, säger Mehus.

– När vi skulle välja ekonomisystem såg vi att Xledger har en struktur som passar oss mycket bra. Vi arbetar med många olika bolag och då är det viktigt att det är enkelt att uppdatera kontoplaner och arbeta över bolagsgränser. Dessutom är det viktigt för oss att systemet är ett äkta molnbaserat och standardiserat system. Då är vi alltid uppdaterade med den senaste teknologin och slipper tänka på uppgraderingar. Det gör också att implementeringen går smidigt. Vi kommer i gång mycket snabbare jämfört med traditionella ekonomisystem, understryker Mehus.

Malling & Co ser tydliga vinster – både internt och för kunderna

Effekten märks direkt, enligt Mehus:

– Vi som förvaltar får snabbt en fullständig överblick över hela vår portfölj utan att behöva lägga mycket tid på datautdrag.

Han ser också att kundernas förväntningar har ökat:

– När kunderna själva kan logga in och se sina siffror, förväntar de sig att allt är uppdaterat hela tiden. Som tur är gör Xledger det så enkelt att uppdatera redovisningen att vi faktiskt klarar av att möta de kraven nu.

Martin Mehus fokuserar nu på att maximera nyttan av den nya plattformen.

Martin Mehus, Ekonomichef, Malling & Co

– Det är lite som att byta från gokart till Formel 1. Det går mycket snabbare, men ställer också helt nya krav på föraren, säger Mehus.

Malling & Co minskar antalet system. De system som används integreras för att effektivisera affärsprocesserna. Den dagliga produktionen blir så automatiserad som möjligt och redovisningsteamet sparar mycket tid.

– Den tid vi frigör kan vi använda för att arbeta närmare våra kunder och ge dem mer värde i form av analyser och rapporter. Dessutom får vi ökad kapacitet för nya uppdrag. Det är viktigt för vår fortsatta tillväxt, avslutar Mehus.