R3 Entreprenör har fått smidig projektstyrning

Vad blev resultatet efter att ha infört Xledger som ekonomisystem?

— 70 % av mina ursprungliga arbetsuppgifter har försvunnit. Nu är jag vd för ett nytt dotterbolag. Jag har mer tid för ledarskap än tidigare, säger ekonomichefen på R3 Entreprenör, Truls Vad Fjeldberg.

Dashboarden fungerar mycket bra.

— Vi har full överblick direkt när vi loggar in. De nyckeltal som var viktiga för oss tidigare – som bankstatus, vilka som har fakturerat och vilka som inte har – har vi nu mycket bättre kontroll på. Det första jag gör när jag kommer till jobbet och det sista jag gör innan jag går hem är att kontrollera de löpande siffrorna. Det ger en bra känsla och möjlighet till uppföljning – något vi saknade tidigare. Förut tog det en halvtimme att pussla ihop resultaten. Skalbarheten är också mycket god – det är enkelt att hantera flera bolag samtidigt, säger Fjeldberg.

Projektstyrning

— Vi har många projekt runt om i landet. Varje projektledare har nu den information de behöver, oavsett var de befinner sig. De kan också enkelt godkänna fakturor och reseräkningar utan att behöva sitta framför en dator.

Vd:n i bolaget har fått full insyn i hur företaget går och kan snabbt granska enskilda projekt.

— Det ger också stor frihet att jag kan sitta var som helst och godkänna fakturor och tidrapporter, säger han.

Utmaning

— Projektledarna lade mycket tid på manuellt arbete, som manuell fakturering, och hade ingen löpande insyn i projekten. Risken för fel var stor. Målet med ett nytt system var att minska den administrativa bördan och få mer tid till projektledning – alltså att styra och följa upp projekten, berättar han.

Informationen behövde tidigare hämtas från flera olika system som inte var integrerade med varandra.

— Vi hade aldrig uppdaterad information. Den kom ofta först en vecka in i nästa period, vilket innebar ett glapp på fem veckor. Vi lade mycket tid på att skapa rapporter bara för att täcka upp för informationsgapet, säger Truls.

Lösning

R3 letade efter ett molnbaserat system.

— Det fanns inte så många alternativ som kunde möta våra krav på koncernfunktionalitet. Bokföringsfunktionerna i Xledger motsvarade våra förväntningar. Vi hade en mycket bra säljprocess som gjorde oss trygga i vårt val. Det handlade mer om behovsanpassning än om att sälja en produkt, avslutar han.